ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству: ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Бланки документов 3.1.1.     Документы   оформляются   на   бланках   и   имеют   установленный   комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение №1). Бланки   документов   изготавливаются   на   стандартных   листах   бумаги   форматов   А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм). 3.1.2. Состав видов бланков, применяемых в, утверждается ректором университета. 3.1.3.     Бланки   документов   подлежат   учету.   Изготовление   бланков   на   компьютерных принтерах   и   копировально­множительных   аппаратах   осуществляется   только   с   разрешения правового управления. 3.1.4   Бланки   документов   должны   использоваться   строго   по   назначению   и   без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 3.1.5.     Введение   в   обращение   по   мере   необходимости   новых   бланков   документов осуществляется  по  разрешению  (поручению)  ректора. 3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов 3.2.1. Подпись документа. Документы,   направляемые   в   Минобрнауки   России,   Федеральное   агентство   по образованию, Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки, федеральные и региональные   органы   исполнительной,   представительной   и   судебной   власти,   подписываются ректором  или, по его поручению, проректором  университета. Документы,   направляемые   факультетам   и   сторонним   организациям,   гражданам подписываются   ректором,   проректорами   или   начальниками   структурных   подразделений   в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если   должностное   лицо,   подпись   которого   заготовлена   на   проекте   документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности. При   подписании   документа   несколькими   лицами,   равными   по   должности,   но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. 3.2.2. Адресование документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например: При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.  При   адресовании   документа   физическому   лицу   указывают   фамилию   и   инициалы получателя, затем почтовый адрес.  3.2.3. Согласование документа. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые   на   подпись   руководству   документы   визируются   исполнителем   (отв. исполнителем) и начальником подразделения, где готовится проект документа. Визы   включают   в   себя   личную   подпись   и   должность   визирующего   документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. 3.2.4. Утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: 3.2.5. Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является  лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной  исполнитель   и  соисполнитель  вправе   давать   поручения  в   виде   резолюций  ­ лицам, непосредственно им подчиненным. На   документах,   не   требующих   указаний   по   исполнению   и   имеющих   типовые   сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 3.2.6.  Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию (имя, отчество, фамилия) исполнителя, номер его телефона, например: 3.2.7.  Оформление приложений к документу. Приложения   должны   иметь   все   необходимые   для   документа   реквизиты   (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество   листов   и   количество   экземпляров;   при   наличии   нескольких   приложений   их нумеруют, например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.  2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. 3.2.8. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об   исполнении,   если   отсутствует   документ,   свидетельствующий   об   исполнении,   или,   при наличии   такого   документа,   ссылку   на   его   дату   и   номер;   отметку   «В   дело»,   номер   дела,   в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.