Классификация документов по личному составу

 Классификация документов по личному составу

Среди общей массы управленческих документов выделяют отдельный комплекс документов, связанных с оформлением тру- довых правоотношений между физическими и юридическими лицами. Трудовой кодекс РФ регулирует трудовые правоотноше- ния предприятия с работником. На этом основании кадровая до- кументация ведется во всех организациях независимо от их орга- низационно-правовой формы и вида деятельности. Установлен единый порядок оформления документов.

Документацией по личному составу называется совокуп- ность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

К таким документам относятся:

•   трудовые контракты (договоры);

•   приказы по личному составу (о приме, увольнении, пере- воде);

•   трудовые книжки, личные карточки, дела;

•   лицевые счета по заработной плате.

Кадровая документация является подтверждением прав гра- ждан на труд и на социальное обеспечение по старости или инва- лидности, именно она определяет трудовой стаж при  начислении

пенсии.

За ведение деловой документации, особенно по персоналу предприятия, руководители организаций несут персональную от- ветственность и могут быть привлечены к административной от- ветственности.

При работе с документами по личному составу необходима:

-      аккуратность оформления;

-      обеспечение сохранности на протяжении длительного срока;

-      соблюдение конфиденциальности.

Кадровая документация – это совокупность документов всех групп ОРД:

–      организационно-правовой документацией регламентиру- ется управление персоналом (штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка);

–       распорядительными документами оформляют решение вопросов подбора и расстановки кадров (приказы по личному со- ставу, распоряжения);

–       информационно-справочные документы – это справки, докладные записки, акты.

Всю документацию по личному составу можно квалифици- ровать на четыре группы – по этапам трудового цикла работника. Эта документация связана:

-      с комплектованием персонала организации;

-      с процессом движения персонала в период работы в орга- низации;

-      с отношением работника к трудовому процессу;

-      с прекращением трудовых отношений работника с орга- низацией, т.е. с увольнением.

На каждого работника организации заводится личное дело, которое должно находиться на временном хранении в течение 75 лет в архиве организации, после чего по акту направляется на по- стоянное хранение в органы Госархива.