Классификация служебных писем

Классификация служебных писем.

Письмо-просьба – документ, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых предприятию-автору.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснованию должно предшествовать изложению просьбы.

Письмо-ответ – документ, является реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу: принятие предложения, отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос.

Письмо-подтверждение – документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающих факты, действия.

Письмо-подтверждение начинается словами: «Подтверждаем условия поставки…».

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…», «Направляем Вам…», «Высылаем Вам…». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Информационное письмо – документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандирующих деятельность организаций, продукцию.

К информационным письмам относятся:

Рекламное письмо – документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.

Письмо-извещение – документ, являющийся ответом на запрос; может информировать о публичных мероприятиях.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».

Письмо-сообщение – документ, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения, денежных средств).

В гарантийном письме предприятие-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.

Например: «Просим изготовить и выслать комплект мебели. Оплату гарантируем».

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия. Гарантийное письмо удостоверяется печатью предприятия.

Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т. д.

Текст письма-приглашения может начинаться словами: «Приглашаем Вас на заседание…».

При оформлении писем-приглашений могут использоваться элементы украшения текста – орнамент, рисунки, шрифты и т. п.

Письмо-напоминание – документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Например: «Напоминаем, что срок аренды зала истекает 16.02.2013 г….».

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Письмо-запрос – документ, направляемый с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-предложение (оферта) – документ, направляемый потенциальному партнеру с предложением и сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Письмо-предложение о совместном сотрудничестве – письмо состоит из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве.

Письмо-благодарность – документ, направляемый организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-поздравление – документ, составленный в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, предприятия.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенное орнаментом, водяными знаками, имеющего большую плотность и т. д.

К письмам-рекламациям относятся:

Письмо-претензия – документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, оснований требований.

Письмо-претензия подписывается руководителями предприятий и визируется главным бухгалтером.

Письмо-требование – документ, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо-требование, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.