Коммуникационное значение информации, ее свойства.

Коммуникационное значение информации, ее свойства. Содержание и требования, предъявляемые к информации.

Под информацией в общем виде понимаются сведения, данные, снимающие неопределенность с какого-либо вопроса, связанного с познанием реального процесса или объекта.

Информационная сущность процессов управления заключается в непрерывном обмене информацией между субъектом и объек­том управления, а также между данной системой и внешней средой (другими системами). Рациональная обработка информации является основой принятия управленческих решений.

В информационных процессах управления следует выделить два содержательных аспекта:

1.                 во-первых, процесс обмена информации между элементами системы;

2.                 во-вторых, процесс сбора, обработки, хра­нения и использования информации.

Иными словами, первая инфор­мация - это информационные связи внутри подразделений и служб ор­ганов внутренних дел (по горизонтали и по вертикали);

вторая -система сбора, обработки, хранения и использования информации.

С точки зрения потребителя выделяют следующие свойства информации:

ü      релевантность — способность информации соответствовать запросу потребителя;

ü      точность — степень близости информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления;

ü      своевременность — способность информации соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени;

ü      достоверность — свойство информации не иметь скрытых ошибок;

ü      доступность — свойство, характеризующее возможность ее получения данным потребителем;

ü      защищенность — свойство, характеризующее невозможность несанкционированного доступа к информации;

ü      эргономичность — удобство формы или объема информации для данного потребителя.

Для научной информации наиболее важным свойством является адекватность — однозначное соответствие отображаемому объекту. Данное определение характеризует не взаимоотношение «информация — потребитель», а «информация — отображаемый объект».

Среди внутренних свойств информации важнейшими являются количество информации, ее внутренняя организация и структура. По способу внутренней организации информация делится на две группы: данные, или простой, логически неупорядоченный набор сведений, и логически упорядоченный, организованный набор данных.

К свойствам информации, связанным с ее хранением, относятся:

·                   живучесть — свойство сохранять качество с течением времени;

·                   актуальность — степень соответствия информации текущему моменту времени.

Основными требованиями, предъявляемыми к информации, являются следующие:

1. Актуальность. Означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению;

2. Достоверность. Определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи;

3. Достаточность. Свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса;

4. Доступность. Связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка;

5. Полезность. Информация не должна содержать не используемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;

6. Готовность. Информация не должна нуждаться в дополнительной переработке:

7. Однозначность. Информация не должна допускать различных толкований;

8. Аутентичность. Обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации.

 Прежде чем использовать ту или иную информацию, следует выявить ее меру соответствия существующей коммуникационной обстановке, имея ввиду, что:

1. Информация обладает большим воздействием, если ее содержание соответствует ожиданиям объекта управления;

2. Сила воздействия Минформации пребывает в некоторой пропорции к числу фактов, уже имеющихся в распоряжении объекта управления, причем, не вызывая у последнего отчуждения, она может повторяться до пяти раз;

3. Информация более убедительна, если она не содержит противоречивых фактов и когда коммуникатор строит сообщение с учетом социально-психологических установок объекта управления;

4. Информация, которая несет факт, противоречащий предыдущей информации, уменьшает на определенную величину доверие к первому факту;

5. Информация становится действеннее, если содержащиеся в ней факты приводятся в строго логической последовательности.

6. Итак, информация, исходящая из властных структур, может иметь большее управленческое воздействие и соответственно, дает больше возможностей для достижения поставленной задачи