Лабораторная работа № 3. Создание базы данных средствами MS Access.

Создание отчетов

Цель работы: научиться создавать отчеты средствами MS Access.

Материал для работы: файлы Кадры.accdb.

Результат работы: файл Кадры.accdb с построенными отчетами.

Выполнение работы

Отчеты, как и запросы, предназначены для получения информации по заданному условию. Отчеты могут быть построены и на основе таблиц, и на основе запросов. Для создания отчетов используются инструменты Мастер отчетов, Конструктор отчетов, Отчет, Пустой отчет, которые находятся на вкладке Создание.

Отчет может представлять собой как простой список, например, фамилий сотрудников, так и подробную информацию, включая группировку данных по критерию, вычисление значений и т.д. Однако на первом шаге создания отчета всегда необходимо определить, в каких полях содержатся данные, которые будут включены в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

Создание простого отчета. Для получения алфавитного списка сотрудников организации с указанием занимаемой должности создайте простой отчет. Для этого:

выберите Мастер отчетов на вкладке Создание в области Отчеты;

в окне диалога Создание отчетов в списке Таблицы и запросы укажите необходимую таблицу Сотрудники (именно в ней содержится информация о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудников);

 из области Доступные поля в область Выбранные поля (аналогично, как и при создании запросов) перенесите поля Фамилия, Имя, Отчество и Должность. Нажмите кнопку Далее. Шаг по группировке данных пропустите и еще раз нажмите Далее;

 выберите порядок сортировки записей в алфавитном порядке фамилия сотрудников. В списке 1 укажите поле Фамилия и параметр по возрастанию/Далее;

 установите один из переключателей Макет и Ориентация. Настройте ширину полей для размещения на одной странице/Далее;

 отчет    назовите   Список    сотрудников.   Установите    переключатель

Просмотреть отчет/Готово;

 созданный отчет откроется в режиме Предварительного просмотра. Просмотрите отчет: в нижней части экрана располагаются кнопки с указанием страниц отчета;

 нажмите Закрыть окно предварительного просмотра. Отчет откроется в режиме Конструктора.

В режиме Конструктора появляются новые вкладки Инструменты конструктора отчетов (Конструктор, Упорядочить, Формат, Параметры страницы) и отображаются структурные элементы Заголовок отчета, Верхний колонтитул содержит наименования полей, Область данных – значения полей, Нижний колонтитул – информацию о текущей дате =Now(), количестве страниц ="Стр. " & [Page] & " из " & [Pages], Примечание отчета. В режиме Конструктора отчет может быть модифицирован: добавлены поля, созданы группы, включены элементы управления.

 закройте отчет, нажав кнопку Закрыть в левом верхнем углу.

Создание отчета с группировкой и вычисляемыми элементами управления. Получите список сотрудников каждого отдела с указанием среднего оклада по отделу и суммарного оклада по организации. Отчет создавайте в режиме Конструктора.

 перейдите на вкладку Создание. Выберите Отчеты/Конструктор отчетов;

 для выбора необходимых полей на вкладке Конструктор в области Сервис нажмите Добавить поля. В левой части экрана появится окно Список полей. Нажмите Показать все таблицы и перетащите мышью в Область данных поля Фамилия, Имя, Отчество, Отдел из таблицы Сотрудники и поле Оклад из таблицы Должности;

 в Области данных появятся связанные элементы управления – элементы, связанные с полями таблиц Сотрудники и Должности: слева – имя поля, справа – значение поля.

Имя поля можно редактировать и переносить в другие структурные элементы отчета. Элемент значение поля не редактируется, т.к. при этом нарушится связь со всеми значениями поля.

 для создания заголовков столбцов отчета Фамилия, Имя, Отчество, Оклад для соответствующих полей перенесите элемент имя поля в область Верхнего колонтитула. Используйте Ctrl+X и Ctrl+V. Используйте сетку отчета для размещения элементов. При необходимости уменьшайте поля страницы с помощью команд вкладки Параметры страницы. Размер структурных элементов отчета также возможно изменять.

 для группировки данных о сотрудниках по отделам нажмите Конструктор/Группировка и итоги/ Группировка. В нижней части экрана появится область Группировка, сортировка и итоги;

 выберите поле Отдел, т.к. необходимо получить список сотрудников по отделам. Появится еще один структурный элемент отчета Заголовок группы. Переместите туда поле Отдел (и имя поля, и значение поля);

 для получения среднего оклада по отделу необходимо добавить Примечание группы. Для этого в нижней части экрана выберите Больше, в списке параметр без раздела примечания замените на с разделом примечания. На экране появится Примечание группы;

 добавьте в Примечание группы свободное поле с помощью элемента управления Поле на вкладке Конструктор/Элементы управления. Создайте подпись строки Средний оклад по отделу:, изменив имя поля. В элементе значение поля Свободный наберите формула для вычисления среднего оклада

=Avg([Оклад]);

 для определения суммарного оклада по организации добавьте Примечание отчета. В контекстном меню выберите команду Заголовок/примечание отчета. На экране появятся два новых структурных элементов отчета: в верхней части Заголовок отчета, в нижней – Примечание отчета;

 добавьте в Примечание отчета свободное поле. Подпись: Суммарный оклад по организации:. Формула: =Sum([Оклад]);

 создайте заголовок отчета. В разделе Заголовок отчета с помощью элемента управления Надпись на вкладке Конструктор/Элементы

управления наберите СПИСОК СОТРУДНИКОВ ПО ОТДЕЛАМ. Для заголовка установите параметры шрифта: Times…, размер – 14 пт., все прописные. Заголовок отчета разместите в правой части;

 вставьте эмблему организации. Выполните Конструктор/Элементы управления/Добавить изображение. Выберите любой подходящий графический файл;

 вставьте текущую дату. Выполните Конструктор/Колонтитулы/Дата и время. Установите только переключатель Формат даты/ОК. На экране появится формула =Дата(). Переместите ее ниже заголовка;

 вставьте нумерацию страниц. Выполните Конструктор/ Колонтитулы/Номера страниц. Установите параметры Страница N из M, нижний колонтитул, выравнивание По правому краю/ОК. На экране появится формула ="Страница " & [Page];

 просмотрите созданный отчет (режим Предварительный  просмотр).

При необходимости внесите изменения;

 закройте и сохраните отчет с именем Список сотрудников по отделам.

Задания для самостоятельной работы

1.        Получите список сотрудников:

  в алфавитном порядке фамилий с указанием возраста и стажа. Список сотрудников расположите по убыванию стажа работы в организации;

занимающих должность начальник отдела;

в алфавитном порядке фамилий с указанием образования.

2.       Создайте отчет, содержащий список сотрудников с указанием занимаемой должности по каждому уровню образования. В каждой группе сотрудников расположите в алфавитном порядке фамилий. Определите средний, минимальный и максимальный оклад в каждой группе.

3.       ¶ Создайте отчет, содержащий группы сотрудников в алфавитном порядке фамилий (группа фамилий, начинающихся на А, на Б и т.д.). Определите количество сотрудников в каждой группе.

4.       ¶¶ Создайте отчет, содержащий список сотрудников в алфавитном порядке фамилий по каждому подразделению и по каждому уровню образования. Подразделения выводите в алфавитном порядке. Определите средний оклад сотрудников в каждой группе.