Лабораторная работа № 4. Создание базы данных средствами MS Access.

Создание форм. Разработка интерфейса

Цель работы: получить навыки создания форм и разработки интерфейса средствами MS Access.

Материал для работы: файлы Кадры.accdb.

Результат    работы:   файл    Кадры.accdb   с    построенными   формами   и разработанным интерфейсом.

Выполнение работы

Формы в MS Access выполняют две основные функции: ввод, отображение и редактирование данных на экране; разработка пользовательского интерфейса для приложения базы данных. Источником для создания формы могут служить таблицы и запросы (связанная форма). Формы могут и не привязываться к источнику, но содержать элементы управления, такие как поля, списки, флажки, переключатели и др. (несвязанная форма).

Для создание форм применяют команды на вкладке Создание в области

Формы: Мастер форм, Конструктор форм, Форма, Пустая форма.

Создание простой формы. Создайте форму для отображения личных данных сотрудников. Для этого:

 Выполните последовательно команды вкладка Создание/ область Формы/ Мастер форм. В окне диалога в списке Таблицы и запросы выберите таблицу Сотрудники. Из области Доступные поля в область Выбранные поля перенесите все поля, нажав кнопку >>/Далее;

на следующем шаге выберите вид формы/Далее;

наберите имя формы Личные дела сотрудников. Откройте форму для просмотра информации/Готово;

 форма откроется в Режиме формы. В нижней части экрана расположены кнопки просмотра записей. Просмотрите данные сотрудников.

Добавление полей в форму. Добавьте поле с фотографией сотрудника в форму Личные дела сотрудников. Так как данное поле отсутствует, то его необходимо добавить в таблицу Сотрудники.

 откройте таблицу Сотрудник в режиме Конструктора. Наберите Имя поля Фото, укажите Тип данных – Поле объекта OLE. Перейдите в Режим Таблицы, сохранив изменения;

 добавьте фотографии для сотрудников. В поле Фото первого сотрудника выберите контекстное меню/Вставить объект. Переключатель – Создать новый, Тип объекта – Точечный рисунок/ОК. Откроется окно графического редактора. Скопируйте фотографию;

 для возврата в окно базы данных выберите Файл/Обновить документ и

Файл/Выйти и вернуться к документу;

 в поле Фото должен появиться текст Точечный рисунок (фотография сотрудника будет видна только в режиме просмотра формы);

 аналогично подключите фотографии и для других сотрудников;

 в области Все объекты… выберите форму Личные дела сотрудников. Откройте ее в режиме Конструктора. Режим имеет аналогичный режиму Конструктора отчетов вид;

 измените расположения полей так, чтобы данные не перекрывали друг

друга;

 для добавления поля Фото выберите Конструктор/Сервис/Добавить

поля. В области Список полей укажите поле Фото и переместите его в Область данных формы. При необходимости увеличьте размер Области данных формы.

 перейдите в Режим формы и просмотрите изменения. Закройте форму, сохранив данные.

Создание подчиненной формы. Подчиненной называется форма, вставленная (вложенная) в другую форму. Создание подчиненной формы удобно для отображения данных из таблиц или запросов с отношением «один- ко-многим». Разработайте подчиненную форму для отображения данных сотрудника и членов его семьи.

 с помощью Мастера форм создайте две простые формы Состав семьи сотрудника (поля таблицы Сотрудники: Фамилия, Имя, Отчество, Должность) и Семья (поля таблицы Состав семьи: Отношение, Фамилия, Имя, Отчество). Форма Состав семьи сотрудника будет основной, а форма Семья – подчиненной. Созданные формы закройте;

 откройте основную форму Состав семьи сотрудника в режиме Конструктора. Расположите поя так, чтобы создать место для размещения подчиненной формы;

 из области Все объекты… перетащите форму Семья в окно формы Состав семьи сотрудника на свободное место;

 перейдите в Режим формы, сохранив данные. Просмотрите сведения о сотрудниках и членах семьи. Закройте форму.

Создание промежуточной формы. Промежуточные формы используются для разработки интерфейса и служат для перехода к другим формам, предоставления справочной информации, открытия, просмотра и печати отчетов. Создайте форму для просмотра и печати созданных отчетов.

форма;

выберите   Создание/Формы/Конструктор  форм.   Откроется   пустая

для   добавления  кнопок   открытия  отчетов   (элементов   управления)

перейдите на вкладку Конструктор;

 в области Элементы управления выберите Кнопка (все пиктограммы имеют всплывающие подсказки) и расположите ее в Области данных формы;

 откроется окно диалога Создание кнопок. В окне можно устанавливать различные категории кнопок и выбирать необходимые действия над объектами;

 для просмотра отчета Список сотрудников выберите параметры, указанные на рисунке 27 и нажмите Далее;

Рисунок 27. – Окно диалога Создание кнопок.

на следующем шаге укажите имя отчета Список сотрудников/Далее; выберите рисунок, отображаемый на кнопке/Далее;

имя кнопки оставьте без изменений/Готово;

задайте подпись для созданной кнопки. Для этого выберите элемент управления Надпись. Наберите Список сотрудников;

 перейдите в Режим формы и просмотрите подключенный отчет, выбрав кнопку. Отчет Список сотрудников откроется в режиме Предварительного просмотра;

закройте отчет и вернитесь в режим Конструктора формы; аналогично добавьте кнопку для просмотра второго отчета; сохраните промежуточную форму с именем Отчеты.

Создание главной кнопочной формы. Главная кнопочная форма – это форма, которая открывается первой при открытии файла базы данных. Создайте главную кнопочную форму для отображения созданных объектов базы данных (таблиц, форм, отчетов). Предусмотрите выход из БД.

 создайте новую форму в режиме Конструктора. Для оформления интерфейса вставьте рисунок с помощью команды Конструктор/Элементы управления/Добавить изображение. Измените размер рисунка так, чтобы он заполнил всю форму (рисунок 30);

 с помощью элемента управления Надпись напишите имя базы данных База данных «Кадры». Расположите название по центру формы;

 создайте кнопку для выхода из базы данных. Для этого выберите пиктограмму Кнопка, в появившемся окне Создание кнопок выберите категорию Работа с формой и действие Закрыть форму/Далее. Рисунок выберите самостоятельно. С помощью элемента управления Надпись подпишите кнопку ВЫЙТИ ИЗ БАЗЫ ДАННЫХ;

 создайте кнопку для открытия созданной промежуточной формы Отчеты. Выберите категорию Работа с формой и действие Открыть форму. Выберите рисунок. Создайте надпись для кнопки ВХОД;

сохраните форму как Главная кнопочная форма;

настройте запуск формы при открытии БД. Для этого выполните Файл/ Параметры/ Текущая база данных/в списке Форма просмотра установите Главная кнопочная форма/ОК;

 для того, чтобы установленные параметры вступили в силу закройте и вновь откройте базу данных. На экране появится Главная кнопочная форма. Проверьте правильность настройки элементов управления, открыв промежуточную форму, просмотрев отчеты и т.д.

 закройте все объекты.

Задания для самостоятельной работы

1.   Подключите:

на промежуточную форму кнопки для открытия форм Личные дела сотрудников и Состав семьи сотрудника;

на форме Личные дела сотрудников кнопки для перехода по записям, поиска, добавления, удаления и редактирования записей;

на форме Отчеты кнопки для печати отчетов;

на всех формах установите кнопку возврата на предыдущую и Главную кнопочную формы.

2.   ¶¶ На форме Личные дела сотрудников установите переключатель Пол. Позиции переключателя «мужской», «женский» должны автоматически менять положение в зависимости от того, какая запись просматривается.