Лабораторная работа № 6

Тема: Создание итоговых запросов и отчетов

Цели:

1.      Научиться создавать итоговые запросы, которые производят вычисления по всем записям одного числового поля.

2.      Научиться выбирать используемую итоговую функцию, которая будет исполняться в итоговом запросе.

Постановка задачи: Малое предприятие собирает компьютеры трех классов: «Элитный», «Деловой», «Экономичный». Несмотря на то, что архитектура у всех компьютеров близка, их компоненты заметно отличаются по цене и техническим параметрам. Соответственно, имеются значительные отличия в цене этих трех моделей. Наша задача – подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять цену каждой из модели компьютеров и динамично ее отслеживать при изменении входящих компонентов или их поставщиков.

Ход работы:

1.      Запустите программу Microsoft Access.

2.      В окне программы включите переключатель Открыть базу данных, выберите базу Комплектующие, находящуюся в вашей папке и щелкните ОК.

3.      В окне Комплектующие: база данных откройте панель Таблицы. Выберите таблицу Прейскурант.

4.      Щелчком на кнопке Конструктор откройте таблицу в режиме проектирования – это необходимо для добавления поля Класс, в котором будут храниться данные о том, для какого класса предназначены компоненты.

5.      В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите первое поле (Компонент) и нажмите клавишу Insert.

6.      Введите имя нового поля – Класс и определите его тип – Текстовый.

7.      Закройте окно Конструктора. При закрытии подтвердите необходимость изменить структуру таблицы.

8.      Откройте таблицу Прейскурант.

9.      Оставьте в таблице записи по трем мониторам и по трем процессорам. Остальные записи выделите (удерживая клавишу Ctrl или Shift) и удалите (меню Правка ► Удалить запись).

10.  Введите в имеющие записи данные о Классе компьютера (Деловой или Элитный или Экономичный) в зависимости от модели и цены компонента.

11.  Введите данные из таблицы 1 (стр. 19) по следующим изделиям: материнская плата, ОЗУ, винчестер, корпус, дисковод CD, дисковод FDD, видеокарта, звуковая карта, клавиатура, мышь. Данные об Основном параметре не водить.

12.  Закройте таблицу Прейскурант.

13.  Откройте панель Запросы.

14.  Щелкните кнопку Создать. Выберите режим Конструктор, щелкните ОК. в открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Прейскурант, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.

15.  В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы Прейскурант: Класс, Компонент, Цена.

16.  Для поля Класс включите сортировку по возрастанию. Включите также сортировку по полю Цена, на этот раз – по убыванию.

17.  На панели инструментов щелкните на кнопке Групповые операции или выполните меню Вид ►Групповые операции. Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.

18.  Для поля - Класс, в нашем случае по нему производится группировка записей, оставьте в строке Групповые операции значение Группировка.

19.  Для остальных полей щелкните в строке Групповые операции – появится кнопка ▼ раскрывающегося списка, из которого модно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.

Для поля Цена выберите итоговую функцию Sum для определения стоимости изделия как суммы стоимостей комплектующих.

Для поля Компонент выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество записей, входящих в группу. В нашем случае – это количество узлов, из которых собран компьютер.

20.  Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Расчет стоимости изделия. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.

21.  Подписи полей в запросе можно изменить.

Войдите в режим конструктора (меню Вид ►Конструктор). Установите курсор мыши на поле, по которому нужно изменить подпись (например, Цена). Нажмите правую кнопку мыши. В контекстном меню выберите Свойства. В окне Свойства поля наберите в строке Подпись свою подпись (например, Цена компьютера). Закройте окно Свойства поля.

Закройте окно бланка, сохранив изменения.

22.  Запустите запрос и убедитесь во внесенных изменениях.

23.  Измените ширину полей в запросе путем перетаскивания границ между заголовками.

24.  Закройте окно запроса.

                               Комплектующие                                                       Таблица 1

Постановка задачи:  Создайте итоговый отчет на основе таблицы Прейскурант с группировкой по классу компьютера, в котором выводились бы сгруппированные данные и итоговые суммы.

1.      Откройте панель Отчеты. Щелкните кнопку Создать.

2.      Выберите режим Мастер отчетов.

3.      В списочном поле установите таблицу Прейскурант. Щелкните ОК.

4.      С помощью кнопки  переведите все поля таблицы в будущий отчет. Щелкните кнопку Далее.

5.      Установите уровень группировки по полю Класс. Щелкните Далее.

6.      Установите сортировку по полю Компонент.

7.      Щелкните кнопку Итоги и установите флажок V для функции Sum по полю Цена, а также установите переключатель ● Показать данные и итоги. Щелкните кнопку ОК.

8.      Щелкните кнопку Далее.

9.      Выберите макет отчета. Щелкните кнопку Далее.

10.  Установите стиль. Щелкните кнопку Далее.

11.  Введите имя отчета: Стоимость компьютеров разных классов.

12.  Щелкните кнопку Готово.

13.  Откройте готовый отчет и просмотрите его.

14.  Выполните редактирование отчета так, чтобы в итоговых строках вместо подписи Sum выводилось выражение – Стоимость компьютера данного класса. выполните команду Вид – Конструктор:

·         в разделе «Примечание группы Класс» щелкните правой кнопкой мыши слово Sum, в контекстном меню выберите команду Свойства;

·         выберите вкладку Макет, вместо подписи Sum введите выражение - Стоимость компьютера, закройте окно надписи;

·         увеличьте ширину поля, перетащив маркер вправо;

·         закройте окно структуры, сохранив изменения.

15.  Откройте отредактированный отчет и просмотрите его.

16.  Закройте программу.

Контрольные вопросы

1.      Как выполнить группировку записей по какому-либо полю?

2.      Как выбрать итоговую функцию, которая будет исполняться в итоговом запросе? Какие функции вы знаете?

3.      Как изменить подписи полей в готовом запросе?

4.      Какова последовательность создания итогового отчета?

5.      Как отредактировать структуру готового отчета?

Скачано с www.znanio.ru