Лабораторная работа по информатике и ИКТ

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА MS EXCEL: РАБОТА СО СПИСКАМИ

Время выполнения – 2часа.

Цель работы

Освоение приемов использования списков для анализа табличных данных.

Задачи лабораторной работы После выполнения работы студент должен:

1)      научиться редактировать списки;

2)       уметь выполнять сортировку данных и вычисление итоговых данных в списках;

3)      уметь применить фильтры для поиска данных в списках.

Перечень обеспечивающих средств

Для обеспечения выполнения работы необходимо иметь компьютер со следующим обеспечением: операционная система Windows и MS Office 2007 и выше.

Общие теоретические сведения

Табличный процессор MS Excel дает в руки пользователя мощные средства анализа данных, если таблица, где они хранятся, организована особым образом, называемым списком . Список – способ хранения данных в таблице, совокупность поименованных строк, содержащих однородные данные (набор строк таблицы, содержащий связанные данные).

Существует ряд требований, которым должны отвечать списки:

– на листе рабочей книги может размещаться только один список;

–  если  на  этом  листе  размещаются  данные,  не  входящие  в

список, то их должны отделять от списка не менее одного пустого столбца и одной пустой строки;

–  первая строка списка должна содержать заголовки столбцов;

–  оформление   заголовков   столбцов   должно   отличаться   от

данных,     для      этого      используется      их      выделение      с      помощью

шрифта, выравнивания, форматов и рамок;

–      во    всех    ячейках    столбца    размещаются    однотипные    данные,

при этом используется один формат;

–  перед содержимым ячейки не должно быть пробелов;

– для поиска записи, подлежащей удалению или изменению, следует нажать кнопку Критерии и ввести в соответствующие поля условия поиска. Затем с помощью кнопок Далее и Назад найти записи, соответствующие этим условиям. Для поиска необходимых данных можно, так же как и в текстовом процессоре MS Word, использовать команду Редактирование/ Найти (рис. 1).

70

Рис. 1. Область Редактирование на Ленте MS Excel 2007

В      этом случае для организации поиска используется Раскрывающийся список Найти и выделить. Табличный процессор MS Excel позволяет производить сортировку по нескольким показателям (до трех). Очевидно, что в первую очередь сортировка производится по той категории, которая включает

в         себя наибольшее число записей, так как последующая сортировка осуществляется уже внутри нее. Для упорядочения данных в ячейках по значениям (без учета формата) в Microsoft Excel предусмотрен определенный порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию, причем этот порядок зависит от типа данных.

Фильтрация данных

Фильтрация – это способ поиска подмножества данных в списке в соответствии с заданными условиями. В табличном процессоре MS Excel используется два способа фильтрации списков: Автофильтр для простых условий отбора и Расширенный фильтр для более сложных условий. В отличие от сортировки при фильтрации порядок записей в списке не изме-няется. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Чтобы отфильтровать список с помощью Автофильтра, небходимо выделить одну из ячеек списка и выбрать команду Данные/Фильтр/Автофильтр (рис. 2).

Рис. 2. Область Сортировка и фильтр на Ленте MS Excel 2007

После выполнения этой команды в нижнем правом углу ячеек с заголовками столбцов появится черный треугольник, обращенный вершиной вниз, означающий появление в этой ячейке элемента управления «Поле со списком». Список в этом поле содержит условия отбора Автофильтра. Чтобы отфильтровать список по двум или более значениям, встречающимся в столбце, или с использованием операторов сравнения, следует из развернувшегося набора значений выбрать строку «Условие ...». Эта процедура применяется для фильтрации списка с наложением одного или двух условий отбора значений ячеек отдельного столбца. Для того чтобы наложить одно условие отбора, надо выбрать из разворачивающихся наборов в полях

71

первого условия необходимые оператор сравнения и значение сравнения (рис. 3).

Рис. 3. Пользовательский автофильтр

Для задания второго условия следует установить переключатель в положение И или ИЛИ и выбрать из разворачивающихся наборов в полях второго условия необходимые оператор и значение сравнения. В расширенном фильтре условия отбора вводятся в диапазон условий на листе книги. Команда Расширенный фильтр применяется, чтобы отфильтровать данные в тех случаях, когда для отбора записей требуется записать:

–  условия в два или более столбцов;

–  более двух условий в одном столбце;

– условие, которое использует значение, вычисляемое формулой. Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, следует

рядом со списком создать диапазон условий. Для этого нужно в пустую строку создаваемого Диапазона ввести или скопировать заголовки фильтруемых столбцов, а в нижележащие строки ввести условия отбора. Диапазон условий и фильтруемый список должны быть разделены. по крайней мере, одним пустым столбцом или строкой. Затем для запуска процесса фильтрации необходимо указать ячейку в фильтруемом списке и выбрать команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. В результате появится диалоговое окно Расширенный фильтр (рис. 4).

Рис. 4. Расширенный фильтр

72

С      помощью переключателя Обработка, расположенного в этом окне, пользователь должен указать программе, где следует размещать отфильтрованные записи – на месте или в другом диапазоне. Чтобы поместить отфильтрованные записи за пределами существующего списка, следует установить переключатель Обработка в положение Скопировать результат в другое место, а в поле Поместить результат в диапазон указать верхнюю левую ячейку области вставки. Затем необходимо ввести в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включая заголовки.

С    дополнительным материалом по теме можно ознакомиться в литературе

[1, 3, 4, 7].

Задание

1.       Создать список в виде таблицы 1.

2.       Ввести 5 записей.

3.       Поля Общий размер и Общая стоимость сделать вычисляемыми.

4.       Общий размер вычислить как сумму ячеек с адресами D3+E3+F3.

5.       Общая   стоимость   должна   быть   вычислена   по   формуле

D3*G3+E3*H3+F3*I3.

6.       Выполнить сортировку данных по номеру садового участка и ФИО. Для этого выделить данные. Во вкладке Данные выбрать сортировку. С

помощью вкладки на ленте Данные выбрать Автофильтр и отобрать данные о садовых участках, у которых самые неплодородные земли. Выделить данные без 1-ой строки и выполнить команду Данные-Фильтр-Автофильтр.

В     строке заголовка таблицы появятся стрелки раскрывающегося списка. Щелкнуть столбец неплодородные земли и задать условие отбора. Условие задать таким образом, чтобы в списке осталось 3-4 владельца садового участка. Результат показать преподавателю и восстановить базу данных.

7.        Расширенный фильтр. Выдать на экран владельцев, у которых самые плодородные земли и больше всего строений.

Для этого скопировать БД (базу данных) на новый лист и назвать лист Расширенный. Задать диапазон условий ниже БД. Скопировать область заголовка на свободное место за БД и задать условия отбора в полях Плодородные земли и строения. Затем установить курсор в БД и выдать команду Данные – Фильтр - Расширенный фильтр.

Откроется диалоговое окно, в котором необходимо:

73

–  установить флажок - Скопировать результат на новое место;

–  в строке исходный диапазон указать адрес БД;

–  в строке условие задать диапазон условий;

– для результата отвести место на свободном поле после диапазона условий.

Если такие записи есть в вашей БД, то они будут выведены на экран. Для задания условий использовать операции отношения <,>,<>,>=,<=,=.

8. Выдать список владельцев садовых участков, у которых самые неплодородные земли и меньше всего строений, т.е. нуждающихся в материальной помощи. Скопировать БД на новый лист и выбрать таких владельцев с помощью расширенного фильтра. Скопировать список на новый лист. Оформить с заголовком Список, поместить в список дату с помощью функции Сегодня. Список должен содержать следующие столбцы: Имя владельца, номер садового участка, общий размер участка, размер неплодородной земли и количество строений, остальные столбцы выделить и скрыть: Формат – Столбцы – Скрыть.

Работу сохранить в книге База данных_ФИО_студента.xlsx.

Содержание отчета

Отчетом является файл База данных_ФИО_стутента.xlsx, созданный в результате выполнения задания.

Технология выполнения работы

В     данной работе должна быть создана база данных, определены условия для отбора информации, с помощью автофильтра и расширенного фильтра отобраны нужные записи и составлен список с указанием даты (функция Сегодня).

Вопросы для защиты работы

1.       Описать технологию отбора записей с помощью Автофильтра.

2.       Когда нужно для отбора данных использовать Расширенный фильтр?

3.       Как выполнить сортировку записей?

4.       Требования, которым должны удовлетворять списки?