Лабораторная работа. MS Access: Использование СУБД в профессиональной деятельности.

Лабораторная работа № 18. MS Access: Использование СУБД в профессиональной деятельности. Цели:  1. Закрепление теоретических знаний по теме.  2.   Формирование   практических   навыков:   создание   базы   данных;   создание межтабличных   связей;   редактирование   и   модификация   таблиц;   создание пользовательских форм для ввода данных с использованием Мастера форм и Конструктора   форм;   подготовка   к   печати   из   режимов   таблицы   и   формы; создание   запросов;   работа   с   данными   и   групповые   операции;   создание отчетов; поиск, сортировка, фильтрация данных;  3. Формирование общей (профессиональной) компетенции:  ОК   1.   Понимать   сущность   и   социальную   значимость   своей   будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. ОК   2.   Организовывать   собственную   деятельность,   определять   методы   и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК   3.   Решать   проблемы,   оценивать   риски   и   принимать   решения   в нестандартных ситуациях. ОК 4. Осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки   и   решения   профессиональных   задач,   профессионального   и личностного развития. ОК   5.   Использовать   информационно­коммуникационные   технологии   для совершенствования профессиональной деятельности. ОК   6.   Работать   в   коллективе   и   команде,   обеспечивать   ее   сплочение, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями. Обеспечение реализации прав граждан в сфере пенсионного обеспечения и социальной защиты: ПК   1.5.  Осуществлять   формирование   и   хранение   дел   получателей   пенсий, пособий и других социальных выплат. Организационное обеспечение деятельности учреждений социальной защиты населения и органов Пенсионного фонда Российской Федерации: ПК 2.1. Поддерживать базы данных получателей пенсий, пособий,  компенсаций и других социальных выплат, а также услуг и льгот в актуальном состоянии. Материальное   обеспечение: мультимедийный проектор, справочная литература  компьютер   с   доступом   в   Internet, Задание: Задание   1.  С   помощью   «Мастера   создания   таблиц   по   образцу»   создать   таблицу «Сотрудники фирмы» со следующими полями: Фамилия, Имя, Отчество, Должность,Адрес,   Почтовый   индекс,   Домашний   телефон,   Табельный   номер,   Дата   рождения, Дата найма, Номер паспорта. Примечание. В качестве образца использовать таблицу «Сотрудники». Порядок работы: 1 Запустите программу СУБД Microsoft Access и создайте новую базу данных (БД). Для   этого   при   стандартной   установке   MS   Office   выполните: Пуск/Программы/Microsoft   Access/Создание   базы   данных  —  Новая   база данных/ОК.  Для сохранения БД укажите путь к папке «Мои документы» и имя базы   —   в   качестве   имени   используйте   свою   фамилию.   Расширение   mdb присваивается по умолчанию. 1 В окне базы данных выберите в качестве объекта — Таблицы. Создайте таблицу с помощью мастера. Для этого выберите команду  Создание таблицы с помощью Мастера или нажмите кнопку Создать/Мастер таблиц/ОК. 1 В  открывшемся   диалоговом   окне  Создание   таблиц  в  качестве   образца   таблицы выберите   «Сотрудники»,   из   образцов   полей   выберите   поля   в   указанной последовательности (используйте кнопки со стрелками диалогового окна — Выбор одного/Всех полей):1 Фамилия, Имя, Отчество,  Должность,  Адрес,  Почтовый индекс, Домашний телефон,   Табельный   номер,   Дата   рождения,   Дата   найма,   Номер   паспорта, Заметки. 1 Поле  Заметки  переименуйте в  Примечание  с помощью кнопки  Переименовать поле в... Нажмите кнопку Далее. 1 Задайте   имя   таблицы   —   «Сотрудники   фирмы».   Переключатель установите   в   положение   —   «Автоматическое   определение   ключа   в   Microsoft Access».   Нажмите   кнопку   Далее.   В   «Дальнейших   действиях   после   создания таблицы»   выберите   —   «Непосредственный   ввод   данных   в   таблицу».   Нажмите кнопку Готово. 1 Введите   в   таблицу   «Сотрудники   фирмы»   10   (строк); в   качестве   данных   для   первой   записи   используйте   свою   фамилию записейи личные данные, далее введите произвольные данные. Для корректной работы в последующих практических работах введите несколько фамилий, начинающихся на букву   «О»;   несколько   сотрудников   с   должностью   «Бухгалтер»   и   «Менеджер», одного сотрудника с должностью «Главный бухгалтер», несколько сотрудников с датой найма до 10 октября 2000 г. 1 Примечание.   Ключевое   поле  Код  программа   заполняет   автоматически,   поэтому ввод данных начинайте с поля Фамилия. 1 Просмотрите   таблицу   «Сотрудники   фирмы»   в   режиме  Предварительный просмотр  и   разместите   ее   на   одном   листе.   Вероятно,   вам   придется   задать альбомную ориентацию листа и уменьшить размеры полей. 1 Сохраните   таблицу.   В   случае   необходимости   создайте   резервную   копию   БД   на съемном носителе. Задание 2.  С помощью «Конструктора создания таблиц» в той же БД создать таблицу «Мои расходы». Имена, типы и размеры полей приведены в таблице.  Исходные данные для ввода в таблицу БД приведены в таблице. Порядок работы: 1 В   созданной   базе   данных   выберите   режим  Создание   таблицы   в   режиме Конструктор. Введите имена полей, задайте типы данных и их свойства согласно таблицы.1 Сохраните   таблицу, сохранении   программа   спросит   вас, поле.   присвоив   ей   имя   «Мои   расходы».   При   надо   ли   создавать   ключевое 1 Нажмите кнопку  Да  для создания ключевого поля, при этом будет создано новое поле  Код  с   типом   данных   «Счетчик».   Если   открыть   таблицу   «Мои   расходы»   в «Конструкторе», то увидим, что слева от имени поля «Код» появился значок ключа — отметка ключевого поля.1 Заполните   таблицу   данными   согласно   таблицы.   Поле  Код  программа   заполняет автоматически. Конечный вид таблицы приведен на рисунке. Сохраните таблицу. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете. Задание 3. В той же БД создать таблицу «Культурная программа» в Режиме таблицы. Выберите   команду  Создание   таблицы   путем   ввода   данных  или   нажмите   кнопку Создать/Режим таблицы. Созданная таблица должна иметь поля: Дата мероприятия, Вид мероприятия, Место проведения, Время проведения, Приглашенные, Домашний телефон, Впечатления, Замечания. Краткая справка. Для переименования поля сделайте двойной щелчок мыши по названию поля и введите новое имя. Выполнить автоматическое создание ключевого поля при сохранении таблицы. Сохраните таблицу. В случае необходимости создайте резервную копию БД на съемном носителе. Задание 4. В той же БД создать таблицу «Друзья и хобби» в режиме Мастера таблиц со следующими   полями   (поля   выбирать   самостоятельно   из   разных   образцов,   применяя возможность   переименования   полей):  Фамилия,   Прозвище,   Интересы,   Хобби,   Дата знакомства, Дата мероприятия, Результаты встречи, Замечания, Адрес, Домашний телефон. Выполнить автоматическое создание ключевого поля при сохранении таблицы. В режиме Конструктор проверьте тип созданных полей. Введите в режиме Таблицы пять записей в созданную таблицу «Друзья и хобби». Просмотрите таблицу «Друзья и хобби» в режиме Предварительный просмотр  и разместите ее на одном листе. Вероятно, вам придется задать альбомную ориентацию листа и уменьшить размеры полей.  Сохраните таблицу. В случае необходимости создайте резервную копию БД на съемном носителе.Задание 5. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники фирмы». Порядок работы 1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы». 2.        Произведите редактирование данных:         удалите восьмую запись. Для этого выделите запись нажатием на кнопку слева от записи   и   воспользуйтесь   командой  Правка/   Удалить  или   командой  Удалить контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. При удалении программа попросит подтверждение на удаление. Дайте подтверждение удаления кнопкой ОК. Если все сделано правильно, то восьмой записи после этой операции не будет. в третьей записи измените фамилию на Арбенин; введите новую запись в Режиме таблицы с фамилией Рокотов; введите новую запись в режиме  Ввод данных  (команда  Записи/ Ввод данных)  с фамилией  Григорьев;  обратите   внимание,   как   изменился   вид   экрана   с использованием фильтрации в режиме Ввод данных, снимите   фильтр   и   выведите   на   экран   все   записи   командой  Записи/Удалить фильтр; переместите   первую   запись   в   конец   таблицы   (выделите   первую   запись   и воспользуйтесь командой Правка/Вырезать, далее выделите очередную свободную строку записи и воспользуйтесь командой  Правка/Вставить;  если вы выполнили все правильно, то записи с номером 1 после этой операции не будет); скопируйте запись с фамилией Рокотов на вторую и измените в ней имя; проверьте правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13. Примерный вид экрана представлен на рисунке:3.      поле убывания   его название и выберите команду Записи/Сортировка).  Проведите   сортировку   данных   по   полю  Фамилия  в   порядке (выделите  нажатием   на  Фамилия   соответствующее Аналогично проведите сортировку данных по полю Дата найма в порядке возрастания. 1 Проведите   поиск   всех   записей   с   фамилией  Рокотов, го   установите   курсор   или   выделите   необходимое   поле выберите команду Правка/Найти.  для   это  Фамилия  и1 Измените   имя   поля   «Номер   паспорта»   на   «Паспортные   данные»   в   режиме «Таблицы»,   для   этого   установите   указатель   на   имя   поля   и   выполните   двойной щелчок мыши. 1 Удалите поле Паспортные данные, используя команду Правка/Удалить столбец. Не   забудьте   предварительно   выделить   поле   и   в   процессе   работы   дать подтверждение на удаление. 1 Войдите в меню Справка, ознакомьтесь с темой «Добавление поля в таблицу». 1 Добавьте в таблицу «Сотрудники фирмы» перед полем  Примечание  новые поля: Ставка,   Премия,   Зарплата.  Для   этого   сделайте   текущим   или   выделите   поле Примечание  и выберите команду  Вставка/Столбец.  Присвойте созданным полям соответствующие имена. 1 Перейдите   в   режим  Конструктор   {Вид/Конструктор)  и   проверьте,   а   при необходимости измените типы данных созданных полей (созданные поля должны иметь  числовой  или  денежный  тип   данных).   Вернитесь   в  Режим   таблицы (Вид/Режим таблицы).   ставок       со несколько 10.        Заполните поле Ставка числовыми данными. Для корректной дальнейшей работы наберите значения ми в интервале 2000... 3000 р. Примечание.   Для   удобства   работы   некоторые   поля   можно   скрыть   командой Формат/Скрыть   столбцы,  для   вызова   скрытых   столбцов   воспользуйтесь   командой Формат/Отобразить столбцы. 11.        Сохраните изменения в таблице. Задание   6.  Произвести   расчеты   значений   Премии   и   Зарплаты   в   таблице   «Сотрудники фирмы». Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка. Порядок работы 1 Откройте таблицу «Сотрудники фирмы». 1 Для заполнения полей Премия и Зарплата выберите объект — Запросы, вызовите бланк запроса командой Создать/Конструктор.Краткая справка. Бланк запроса — это бланк, предназначенный для определения запроса или   фильтра   в   режиме  Конструктор   запроса  или   в   окне  Расширенный   фильтр.  В предыдущих версиях использовался термин «Бланк запроса по образцу» (QBE). В открывшемся диалоговом окне  Добавление таблицы  выберите таблицу «Сотрудники фирмы», нажмите кнопку Добавить и закройте это окно,  при этом к бланку запроса добавится список полей таблицы «Сотрудники фирмы». По умолчанию откроется бланк запроса на выборку.Краткая   справка.   Список   полей   (в   форме   и   отчете)   —   окно   небольшого   размера, содержащее   список   всех   полей   в   базовом   источнике   записей.   В   базе   данных   Microsoft Access   имеется   возможность   отобразить   список   полей   в   режиме  Конструктор   форм, отчетов и запросов, а также в окне Схема данных. 1 В   меню  Запрос  выберите   команду.   Обратите   внимание   на   изменения   в   бланке запроса («Сортировка» изменилась на «Обновление»).           5.  Из   списка   полей   в   бланк   запроса   перетащите   поля,   которые нужно   обновить   —  Премия  и  Зарплата;  в   строке   «Обновление»   введите   расчетные формулы  а затем — поля Зарплата (Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка). Для расчета Премии в строке «Обновление» наберите — [Ставка] * 0,27; заполнения  Премия, сначала   для       поляДля расчета Зарплаты наберите — [Премия] + [Ставка].  Сохраните запрос под именем «Премия и Зарплата». 1 Проведите обновление по запросу, для чего дважды запустите на исполнение запрос на обновление «Премия и Зарплата». При этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне. 1 Откройте таблицу «Сотрудники фирмы» и проверьте правильность расчетов. Если все   сделано   правильно,   то   поля  Премия  и  Зарплата  будут   заполнены рассчитанными результатами.1 Измените   последовательность   полей:   поле  Примечание  поместите   перед   полем Ставка.  Правила   перемещения   такие   же,   как   во   всех   приложениях   Windows (выделить поле Примечание, мышью перетащить на новое место). 9. Сохраните изменения в таблице. В случае необходимости создайте резервную копию БД на съемном носителе. Задание 7. Создать копию таблицы «Сотрудники фирмы». Новой таблице присвойте имя «Филиал фирмы». Произведите изменения в составе полей таблиц. Порядок работы: 1 Запустите   программу   СУБД   Microsoft   Access   и   откройте   свою   созданную   базу данных. Выберите объект базы — Таблицы. 1 Для копирования в окне База данных установите курсор на таблицу «Сотрудники фирмы»   и   выберите   команду  Правка/Копировать  (или   команду  Копировать контекстного меню, далее Правка/Вставить.В появившемся окне  Вставка таблицы  введите новое имя таблицы «Филиал фирмы» и выберите переключатель «Структура и данные».   них         в поля 3.        Удалите часть полей в таблицах «Сотрудники фирмы» и «Филиал фирмы», а также переместите с заданием. В таблице «Сотрудники фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма.  В таблице   «Филиал   фирмы»   должны   остаться   поля:  Код,   Фамилия,   Имя,   Примечание, Ставка, Премия, Зарплата. Если все выполнено верно, то окно Базы данных будет иметь вид, как на рисунке. соответствии в1 Просмотрите   таблицы   «Сотрудники   фирмы»   и   «Филиал   фирмы»   в   режиме Предварительный просмотр.1 Сохраните   изменения   в   таблицах.   В   случае   необходимости   создайте   резервную копию БД на съемном носителе. Задание 8.  В той же БД в таблице «Филиал фирмы» добавить новые поля  Доплата  и Итого и произвести расчеты (созданием запроса на обновление) по формулам: Доплата   =   42%   от   зарплаты   (в   строке   «Обновление»   поля  Доплата  наберите   — [Зарплата]* 0,42); Итого = Зарплата+Доплата (в строке «Обновление» поля Итого наберите — [Зарплата] + [Доплата]). Задание 9. В той же БД в таблице «Филиал фирмы» произвести поиск фамилии Рокотов и замену ее на фамилию Столяров. Краткая справка. Для поиска и замены установите курсор в поле (столбец), по которому нужно выполнять поиск, и выполните команду Правка/Поиск. В открывшемся окне Поиск и замена на вкладке Поиск в строку «Образец» введите фамилию Рокотов, а на вкладке Замена в строку «Заменить на» введите Столяров и нажмите кнопку Заменить все.