Лекция 2. Задачи ДОУ. Организация службы ДОУ на предприятии

1

Лекция 2.
Задачи ДОУ.
Организация службы ДОУ на предприятии.

2

Документ (от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство») – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

3

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе, в преобразованном виде.
Средства документирования:
простые орудия (ручки, карандаши);
механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника);
средства автоматизации (компьютерная техника с соответствующим ПО).

4

Аутентичность.
Документ является аутентичным, если он был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, в то время, которое обозначено в документе.
Достоверность.
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемой деятельности или фактов и которому можно доверять в последующей деятельности.
Целостность.
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Пригодность для использования.
Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

5

Общие функции документа:
информационная;
социальная;
коммуникативная;
культурная.
Специальные функции документа:
управленческая;
правовая;
историческая.

6

по типу носителя – электронные, бумажные;
по структуре – формализованные, неформализованные;
по сфере деятельности – научные, конструкторские, технические, управленческие, производственные;
по назначению – организационные, распорядительные, учетные, справочные и др.;
по типу содержания – текстовые, графические, мультимедийные и др.;
по направлению передачи – входящие, исходящие, внутренние.

7

Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам:
происхождения,
назначения,
вида,
сферы деятельности,
единых требований к их оформлению.
Системы документации предназначены для документирования той или иной управленческой функции.

8

организационно-правовая документация;
плановая;
распорядительная;
отчетная;
документация по обеспечению кадрами;
финансовая документация;
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация;
документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.

9

Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
Цели создания УСД:
Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов.
Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.

10

ТК 46 «Документация»
ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации»;
ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности»
В 2007 г. стартовал проект «Система менеджмента документов» (120 специалистов из 40 стран).
Цель – «Предложить организациям стратегический подход к использованию информационных ресурсов в качестве деловых и коммерческих активов и хранилищ знаний».

11

Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;
УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;
все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

12

13

14

15

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов»
Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и др.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477

16

17

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.
К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

18

19

20

21

22

23

Документирование принимаемых управленческих решений
Получение, сортировка и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями
Контроль исполнения документов, анализ качества и сроков исполнения
Организация хранения, поиска и выдачи документов.

24

25

Подразделение по рационализации делопроизводства системы управления предприятием
Подразделение по приему и отправке корреспонденции
Подразделение по контролю исполнения
Архив
Машинное бюро с корректорской группой

26

27

Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления.
Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.