Лекция. Документация и делопроизводство в системе управления. Оперативное управление

Лекция. Документация и делопроизводство в системе управления. Оперативное управление

1. Документация и ее роль в системе управления.

2. Виды документов и общие требования к их содержанию и оформлению.

3. Основные виды организационно-распорядительной (общей) документации.

4. Организация делопроизводства и документооборота на предприятии.

5. Сущность и содержание оперативного управления. Диспетчерская служба.

1. Документация и ее роль в системе управления.

Информация является исходным моментом и результатом ра­боты аппарата управления, необходимым условием и способом фиксации производимых действий, а также предметом труда уп­равленческих работников. Она служит основой для принятия реше­ний и их выполнения.

Выделяют недокументированную и документированную инфор­мацию. К недокументированной информации относятся устные сообщения, передаваемые непосредственно или по телефону, а также визуальные сообщения, получаемые с помощью разнообразных счет­чиков, регистрирующих устройств, телевизионных установок, ви­деотерминальных устройств и др. Однако преобладающей формой и носителем информации является документ.

Документ - материальный носитель записи (бумага, кино- и фотопленка, магнитофонная лента и т.п.) с зафикси­рованной информацией, предназначенной для передачи во времени и пространстве.

Вопросы работы с документами регулируются законодательством РБ, комитетом по архиву и делопроизводству и др. организациями. Грамотно составленный документ вызывает трудовой подъем, непродуманный - пятно и дискредитацию составителя.

Документальная информация охватывает все стороны деятель­ности, как предприятий, так и вышестоящих органов управления сельскохозяйственным производством, всего народного хозяйства; на ее основе строятся бухгалтерский и статистический учет, пла­нируется производственно-финансовая деятельность сельскохозяй­ственных предприятий и объединений.

В управленческом документе заключена информация, использу­емая для решения задач управления. Как носитель информации он является элементом внутренней организации любого предприя­тия, обеспечивая взаимодействие подразделений, органов, служб с исполнителями.

Документальная информация служит основой для принятия уп­равленческих решений и средством контроля за их исполнением. Одновременно документ является своеобразным материалом для обработки, позволяющим быстро извлекать нужную информацию при минимуме затрат труда. От качества составления документов, их оформления, исполнения и хранения зависит четкость органи­зации управления.

Во многих случаях составление документа устанавливается за­коном, соответствующими актами органов государственного управ­ления. Следовательно, он является обязательным и служит сред­ством укрепления социалистической законности, контроля за испол­нением. Кроме того, документ – это деловая бумага, юридически под­тверждающая какой-либо факт или право на что-то.

Совокупность операций по снабжению всех звеньев предприя­тия необходимой документированной информацией составляет сфе­ру делопроизводства. Вопросы обеспечения процессов управления недокументированной информацией, а также подготовка неформализуемой части документов составляют непосредственно содержа­ние работ по той или иной функции управления и, следовательно, не относятся к делопроизводству.

Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т. д., называется документацией.

Документационное обеспечение, будучи вспомогательной функ­цией аппарата управления, имеет дело с любыми документами, ко­торые образуются на предприятии, независимо от их характера, назначения и других особенностей. Правила выполнения операций с документами представляют процедуры по документационному обеспечению.

Документационное обеспечение процессов управления представляет систему операций, направленных на решение двух задач: создание документов, определение их формы, содержания и обслу­живание работников управления предприятия документирован­ной информацией, необходимой для выполнения возложенных на них функций.

Документационное обеспечение является неотъемлемой часть любой функции управления, поскольку ни одна из них не может обойтись без подготовки, передачи, оформления, хранения и ис­пользования документов. С помощью документации начинается, учитывается, регулируется и завершается большинство операций по управлению производством.

2. Виды документов и общие требования к их содержанию и оформлению.

Классификация документов является организующим началом
при анализе существующих форм и разработке новых. Документальная информация в сельскохозяйственных предприятиях и объединениях классифицируется по видам, выделяется пять групп документов.        

1. Организационно-распорядительная документация (админи­стративная или деловая) применяется для выполнения организа­ционно-распорядительной функции работников управления, содер­жит как внутреннюю, так и внешнюю корреспонденцию. С этой до­кументацией работает практически весь аппарат управления.

2. Планово-учетная документация используется для планирова­ния, финансовой деятельности, технико-экономического анализа, бухгалтерского и статистического учета, материально-технического снабжения, реализации продукции и др.

3. Оперативно-производственная документация предназначена для оперативного планирования и регулирования производства.

4. Технологическая и техническая документация охватывает весь комплекс документов по технической подготовке и обслуживанию производства, капитальному строительству и ремонту, контролю качества продукции.

5. Документация учета личного состава кадров включает документы по приему, подготовке и переподготовке их в связи с развитием производства.

По форме документация подразделяется на текстовую (ру­кописи, журналы, книги, бланки); графическую или изобразитель­ную (чертежи, схемы, карты, диаграммы, планы и т. д.); аудиовизуальную (звукозаписи, диапозитивы, теле-кинофильмы и  т. п.).

По назначению деловые документы подразделяются на: стан­дартные, типовые, индивидуальные. Документы, оформление кото­рых проводится в определенной последовательности и по строго обязательным правилам, называются стандартными (доверенность, бланки плановых заданий, командировочное удостоверение и т. п.). Эти документы содержат стандартный текст и свободные места для заполнения.

Если для документов, кроме формы, устанавливается и опреде­ленное содержание, то это типовые документы (договоры контрак­тации сельскохозяйственной продукции, инструкции и т. д.). Типи­зация позволяет создавать документы, одинаковые по форме и со­держанию, что облегчает оформление и пользование ими.

К индивидуальным (общим) документам относятся те, в кото­рых оформляются различные действия и отношения (протоколы, служебные письма, заявления, просьбы, требования и т. д.). В ос­новном они оформляются по усмотрению работников, то есть наи­более рационально, для достижения конкретно поставленной цели, учитывая общепринятые нормы.

По содержанию документы могут быть простыми и сложными. Простой документ содержит информацию по какому-либо одному вопросу (факту, событию, явлению) в разрезе одного показателя. Такие документы легко обрабатываются. В сложных документах отражается несколько вопросов, которые, как правило, относятся к нескольким структурным подразделениям или исполнителям (приказы, плановые и отчетные документы).

По месту составления документы делят на внутренние, созданные на данном предприятии и используемые внутри него (например, график рабочей недели аппарата управления и т. п.), и внеш­ние, поступившие от других предприятий, организаций (отдельных лиц) или направленные им.

По происхождению различают документы официальные (слу­жебные) и личные (заявления, письма, жалобы и т. п.), полученные от работников данного предприятия.

По степени гласности документы бывают секретные и несекрет­ные. Секретные документы имеют в правом верхнем углу пометку о секретности.

По степени подлинности документы делят на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - это документ, соответствую­щим образом оформленный и подписанный  должностным лицом.

Копия – точное воспроизведение подлинника (оригинала), за­свидетельствованное в установленном порядке и имеющее одина­ковую с ним юридическую силу. Выписка - копии, воспроизводя­щие часть интересующего текста документа. Правильность состав­ления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Отпуски - полные копии отосланных документов, подши­ваемые в дело предприятия-отправителя. Правильность удостове­ряется пометкой «верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Чтобы обладать юридической силой, документы должны содер­жать ряд элементов, называемых реквизитами. Совокупность рек­визитов документа, расположенных   в определенной   последова­тельности на листе бумаги, называется его формуляром. Форму­ляр документа должен содержать все необходимые для оперативной работы с ним сведения. Формуляр, характерный для определенной разновидности   документов,   называется   типовым   формуляром. Состав реквизитов различных документов зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. В стандартных документах   за   каждым   отдельным   реквизитом   закреплено определенное место. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие  и  неправильное указание ка­кого-либо реквизита делает документ недействительным. Рекви­зиты в документе располагают с учетом логической   последова­тельности операций по его подготовке, оформлению и использова­нию, что облегчает восприятие документа. Реквизиты (кроме тра­фаретного текста) помещаются в левом верхнем углу листа на расстоянии 3-3,5 см от края, что позволяет читать документ, подшитый в дело. Верхнее правое поле используется для простав­ления различного рода отметок, резолюций.

К общим реквизитам организационно-распорядительных доку­ментов относится: изображение герба РБ; эмблема; изображение правительственных наград; наимено­вание организации или предприятия (автора документа) и его адрес; номер телефона; номер счета в банке; название вида доку­мента (приказ, протокол и т. д.); место составления или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; отметка об исполнении доку­мента. Настоящий перечень реквизитов неполный. В конкретных документах их может быть больше или некоторые из них могут от­сутствовать.

Все основные документы предприятия должны, как правило, печататься на бланках, что придает информации официальный ха­рактер, облегчает использование документа и его исполнение, по­вышает культуру управления. Бланк документа - это лист бумаги стандартного размера с заранее напечатанными элементами-рек­визитами. Каждое предприятие должно иметь бланки для служеб­ных писем и бланки для всех других документов.

Текст является основным реквизитом документа. Содержание его должно соответствовать наименованию документа, факты, ко­торые приводятся в документе, должны быть достоверными, фор­мулировки - правильными в юридическом отношении. В доку­менте должен быть заголовок, отражающий содержание документа и суть действия, например «О подготовке и проведении сева». Этим обеспечивается четкость содержания документа при регист­рации, сокращается время его прохождения и рассмотрения руко­водителем, облегчается систематизация дел и др.

Обычно в документах соблюдается следующая последователь­ность изложения: вводная часть, где указывается основание со­ставления документа, далее раскрывается сущность вопроса (до­казательства) и в заключение излагаются выводы и предложения (решения, просьбы и т. д.). В ряде случаев текст документа может содержать лишь заключение (приказы, распорядительную часть и т. п.).

В любом документе проставляется дата его подписания или утверждения, кроме протоколов или актов, где датой является время указанного события. Дата проставляется лицом, подписы­вающим или утверждающим документ. Если документ готовится не на бланке, то его дата указывается ниже текста слева от подписи.

Проект документа предварительно согласовывается, что поз­воляет определить правильность предлагаемых решений, учесть интересы  различных подразделений и служб, а также соответствие документа действующему законодательству. Согласование выражается визированием документа соответствующими должно­стными лицами либо проставлением грифа согласования. Согла­сование документа производится как внутри предприятия, так и вне его. Отметка о согласовании (гриф, виза) проставляется на последней странице документа или на отдельном листе.

В служебных документах употребляется официально-деловой стиль. Характерным для него являются слова и термины, приме­няющиеся в административно-канцелярской речи, редкое исполь­зование средств образного письма и выражения личных чувств автора. Документ необходимо писать разборчиво, чтобы он легко читался, без ошибок и помарок. Текст необходимо располагать в соответствии с установленным порядком, при соблюдении интер­валов, с разделением его на составные части (главы, параграфы, пункты, абзацы). В документах не следует допускать специфи­чески местных и двусмысленных слов и выражений, искажения об­щепринятых формулировок, сокращений.

Учитывая роль, которую выполняют документы в процессе уп­равления, руководители и специалисты предприятий должны знать основные требования, которые предъявляются к их проектированию:

1. Документ должен быть издан полномочным органом или должностным лицом соответствующей компетенции.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих органов.

3. Документ должен быть достоверным и отвечать задачам конкретного руководства, то есть основываться на фактах и содержать определенные и реальные предложения или указания.

4. Документ должен быть составлен по установленной форме.

5. Форма документа должна отвечать поставленной цели и принятым на предприятии методам работы, быть удобной в использовании.

6. Документ должен обеспечивать возможность фиксировать
информацию в логичном и заранее установленном порядке, облегчать нахождение соответствующей информации путем отчетливых заголовков, наименований граф и т. п.

7. Форма документа должна обеспечивать легкое внесение необходимых записей в соответствии с принятым способом обработки документов и др.

8. Документ должен быть составлен точно, полно, ясно, сжато, убедительно.

Точным документом считается тот, который отражает действи­тельное положение дел, не допускает двойного толкования.

Документ считается полным, если содержание его исчерпывает все обстоятельства дела, связанные с решением вопроса. Доку­мент, в котором нет лишних слов и повторений, является сжатым.

Полная обоснованность и емкое доказательство делают его убе­дительным.

Документ приобретает юридическую силу после того, как он подписан лицом, которому предоставлено на это право соответст­вующими положениями.

3. Основные виды организационно-распорядительной (общей) документации.

Организационно-распорядительная документация подразде­ляется на:

1. Организационную (положения, уставы, инструкции, пра­вила).

2. Распорядительную (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующую административную деятельность предприятия, учреждения.

3. Служебно-информационную (письма, телеграммы, доклад­ные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

4. Документация о личном составе (приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).

5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Положение – это правовой документ, определяющий порядок образования, род деятельности, права, обязанности, структуру и организацию работы предприятия и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст положения содержит следующие основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность.

Устав - юридический документ, оформляющий образование предприятия (организации) и определяющий его структуру, функции и правовое положение (например, Устав колхоза). Он утверждается вышестоящим органом управления и вводится в дей­ствие приказом или постановлением.

Постановления принимаются органами государственного управ­ления, различными коллегиальными и общественными органами, съездами, конференциями, совещаниями и собраниями для реше­ния наиболее важных вопросов. Постановления, изданные орга­нами государственного управления, являются нормативными ак­тами и обязательны для исполнения всеми предприятиями.

Решения принимаются местными Советами народных депута­тов, исполнительными комитетами местных Советов для решения наиболее важных вопросов их компетенции. Решения являются основным документом деятельности правления колхоза.

Приказ - основной распорядительный документ, издаваемый руководителем государственного сельскохозяйственного предпри­ятия, объединения, действующий на основе единоначалия и в пре­делах его полномочий, в целях разрешения основных и оператив­ных задач, стоящих перед данным предприятием. В процессе под­готовки приказа его проект согласовывается (визируется) с руководителями подразделений и служб, которым его предстоит выполнять.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по личному составу, так называемые кадровые приказы, и приказы по общим вопросам управления. Проект приказа по общим вопросам чаще составляется по поручению руководителя предприятия работни­ками соответствующего отдела (службы), управления или подраз­деления.

Распоряжение является документом, в котором предписывается решение конкретного вопроса, исходящее от лица или органа, правомочного решать данный вопрос. Как правило, распоря­жение начинается со слов «В соответствии», «В связи», а текст излагается в повелительной форме - «Указать». «Предло­жить», «Утвердить» и т. д. Остальные реквизиты аналогичны приказу.

Циркуляр - документ, обязательный к исполнению подведомст­венными предприятиями, организациями или отдельными должно­стными лицами. Эта форма распоряжения или предписания чаще всего используется вышестоящими сельскохозяйственными орга­нами в области учета и отчетности, финансовой и плановой дея­тельности.

Инструкция - руководящие указания по выполнению необхо­димых видов работ или поведению работников при определенной производственной ситуации. Инструкции разрабатываются для по­вторяющихся видов управленческих работ и действуют в течение продолжительного срока в качестве постоянного руководства в ра­боте.

Протокол - документ, в котором последовательно фиксируется ход обсуждения вопросов коллегиальных органов (совещаний» симпозиумов, семинаров, конференций и т. п.). Протокол ведет секретарь коллегиального органа или специально назначенное лицо; подписывают его председатель собрания, секретарь.

Служебное письмо - обобщенное название различных по со­держанию документов, составляющихся по самым различным вопросам деятельности. Их подразделяют: на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, информационные пись­ма, заключения и извещения. Основными логическими элементами письма являются: введение или вступление, изложение сути дела, доказательства, выводы, заключения.

Телеграммы, телефонограммы и радиограммы - документы, с помощью которых передается срочная информация, излагаемая в сжатой форме («телеграфный стиль» изложения). Таким путем пе­редаются обычно несложные тексты.

Докладная записка (справка) составляется с целью информа­ции вышестоящих органов или должностных лиц по одному или группе вопросов о каких-либо событиях, фактах, результатах ко­мандировок, обследований с выводами и предложениями.

Объяснительная записка - документ, в котором дается разъ­яснение, объяснение по тому или иному факту, действию, вызвав­шему те или иные отклонения от программы, установленного по­рядка и т. п.

Акт - документ, в котором подтверждаются установленные факты или события. Он, как правило, составляется несколь­кими лицами (комиссией) или одним специально назначенным ли­цом (например, акт сдачи-приемки дел и т. п.). К актам могут прилагаться разнообразные справки, подтверждающие те или иные факты, о которых идет речь.

Заключение - документ, в котором излагается мнение органи­зации, комиссии или отдельного специалиста по какому-либо воп­росу или документу.

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об ус­тановлении каких-либо отношений и регулирующий эти отноше­ния.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных во­просов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

Извещение (о заседании, собрании, конференции) - документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

Обзор - документ, составленный в целях информации о ра­ботах в той или иной области деятельности и т. п.

Стенограмма - составная часть докладов, речей и других вы­ступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществляемая методом стенографии.

Требования к рукописному и машинному оформлению организационно-распорядительных документов:

·    Рукопись документа следует писать четко и разборчиво на стандартной бумаге А₄ (297х210 мм) и А₅ (148х210 мм).

·    Не допускается составление документа карандашами, красными и зелеными чернилами, наличие вставок, исправлений, разночтений.

·    Документ должен иметь все необходимые реквизиты.

·    Текст документа должен излагаться кратко, нейтрально, без эмоций и грубых выражений, сокращения – общепринятые. Желательно применять прямой порядок слов, а сложные предложения заменять простыми.

·    Документ следует писать на одной стороне листа (на двух сторонах – при условии, если срок хранения документа составит не более трех лет).

·    Левое поле документа должно составлять от края листа не менее 30 мм, правое – 8 мм,  нижнее и верхнее – 20 мм.

·    Для печатных страниц ширина строки не более 64 печатных знаков и 41 строка (для листа формата А₄).

·    Страницы документа нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии 15 мм от верхней кромки листа.

·    В конце реквизитов (название вида документа, заголовка к тексту) ставится точка. Исключение может составлять текстовая часть документа.

·    В реквизите «Подпись», ФИО подписывающего документ лица и подпись следует печатать на уровне последней строки наименования должности.

·    Дата составления документа ставится с левой стороны, ниже последней строки наименования должности.

4. Организация делопроизводства и документооборота на предприятии.

Под делопроизводством понимается совокупность методов, спо­собов и процессов работы с документами, осуществляемых на предприятиях (в организациях) в ходе выполнения ими своих функций и задач. Это особый вид управленческой деятельности, включающий работу по составлению, оформлению, приему, реги­страции, обработке, контролю исполнения документов, их размно­жению, отправке и передаче, формированию дел, а также хране­нию обработанных документов в архиве.

Операции, связанные с составлением документов, их печатанием, хранением, отправкой, принято относить к общему (административному) делопроизводству. Делопроизводство, имеющее свои особенности в ведении и оформлении документов, относится к специальному делопроизводству.

Ответственность за организацию правильного ведения дело­производства возлагается на руководителя предприятия, органи­зации. В большинстве хозяйств делопроизводство осуществляют работники бухгалтерии, секретарь-машинистка, в крупных хозяйствах - специально назначенные технические исполнители, ра­ботники канцелярии.

В зависимости от характера и объема работ, а также от струк­туры управления применяют централизованную, децентрализован­ную и смешанную системы делопроизводства.

При централизованной системе все операции, связанные со служебной документацией, сосредоточиваются в одном месте - или у работника бухгалтерии, или у секретаря. Применяется эта система чаще всего в небольших и средних по размеру хозяйст­вах.

При децентрализованной системе операции по делопроизвод­ству рассредоточены по отдельным структурным подразделениям, где вся работа с документами, относящаяся к деятельности дан­ного подразделения, поручается одному из должностных лиц.

Смешанная система организации делопроизводства представ­ляет сочетание двух систем: часть операций выполняется центра­лизованно, а часть - децентрализовано. Применять ее целесооб­разно на крупных предприятиях с большим документооборотом, централизованным выполнением операций, с корреспонденцией (прием, отправление, размножение и контроль исполнения). Опе­рации по исполнению служебных документов осуществляются в общехозяйственных функциональных подразделениях (бухгалте­рии, плановом отделе и др.).

В основу делопроизводства независимо от принятой на пред­приятии системы должны быть положены следующие принципы:

1. Во всех подразделениях предприятия применять унифициро­ванные формы документации, рациональные приемы ее оформле­ния, исполнения и контроля.

2. Входящая документация принимается и регистрируется в одном месте.

3. Система регистрации документов должна обеспечивать воз­можности контроля их исполнения.

4. Система хранения документов обеспечивает возможности их контроля и быстрого нахождения, составление необходимой справки для работников управления и посетителей.

5. Рациональная организация делопроизводства предполагает систематический инструктаж работников, контроль соблюдения правил по делопроизводству.

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Четкость и действенность всей работы по делопроизводству зависят от правильной организации документооборота, который характеризуется количественными параметрами, составом документов, соотношением различных видов и частотой их посту­пления.

Правильная организация документооборота предполагает так­же рациональную последовательность и прямоточность движения и обработки документов, то есть прохождение их кратчайшим путем от места составления до места исполнения или использования; однократность операций по обработке документов, то есть исключение прохождения звеньев управления, не вызываемых деловой необходимостью; оправданность перемещения каждого документа, исключающая или ограничивающая возвратные поступления; максимальное единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки основных видов документов, позволяющих широко применять средства механизации и автоматизации.

Для четкой организации документооборота необходимо полу­чить сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам документов, распределении их по документопотокам, наличии типовых текстов, стандартных и унифицированных форм. Кроме того, надо точно знать, какие инстанции проходит доку­мент каждого вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на дублирование операций, изменение маршрута.

При анализе документооборота целесообразно использовать графические методы, сравнительные оперограммы обработки до­кументов, маршрутные схемы их движения, сравнительные функциограммы распределения обязанностей между сотрудниками, выполняющими работы по делопроизводству. Это позволит уста­новить, откуда поступает документ, в каких целях и кем он ис­пользуется, сколько раз обращается в той или иной процедуре или операциях, в каком количестве процедур применяется, какова по­следовательность его обработки, выявить случаи многократного возвращения к одному и тому же исполнителю и т. д.

На основе проведенного изучения и в целях упорядочения до­кументооборота разрабатываются маршрутные схемы или схемы документооборота по специальным функциям управления или ос­новным видам документов, иногда составляются планы докумен­тооборота. В планах указывают, какую документацию составляют и подписывают работники, сроки передачи другим работникам, сроки обработки документов в отделах, устанавливают обязанно­сти работников при работе с документами и др.

Независимо от объема поступающей документации работа с ней должна включать следующие стадии: прием, регистрация, на­правление на исполнение, исполнение, контроль исполнения, от­правка по назначению и подшивка.

Прием документов. Все документы, которые поступают на пред­приятие, называют входящими. Принятые документы вскрывают­ся, проверяется правильность их доставки по адресу. Присланная ошибочно корреспонденция возвращается в почтовое отделение с надписью «Ошибочно доставлено». Корреспонденция с надписью на конвертах «Лично» или адресованная персонально работнику предприятия не вскрывается. В случае если поступившая коррес­понденция существенно повреждена и вызывает сомнение в со­хранности содержимого, следует составить соответствующий  акт.

Прием и обработку поступивших на предприятие документов следует производить централизованно. В средних хозяйствах эту работу выполняет секретарь, а в крупных - работники канцеля­рии, что позволяет вести точный учет поступлений, шире использо­вать средства механизации при обработке корреспонденции и более рационально организовать последующее прохождение документов.

Регистрация или учет корреспонденции. С проставления реги­страционного штампа начинается учет входящих документов; за­канчивается обработка документов их сортировкой в соответствии с перечнями на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов определяется в каждом предприя­тии, учреждении руководителем, согласовывается с юристом и объявляется приказом по предприятию. Регистрации подлежат все документы, требующие решения или ответа, а также все предло­жения, заявления и жалобы работников.

Документы, поступившие в колхоз, регистрируют по журнальной или карточной системе либо другим способом. При поступлении 1000-1500 документов в год чаще применяется жур­нальная система, при 2000-3000 - карточная, если документов 5000 и более - целесообразно регистрировать их на перфокартах.

В СПК чаще применяют журнальную систему регистрации. Записи в журнале ведут в хронологическом порядке, то есть по мере поступления документов.

Документы необходимо передавать руководству или непосред­ственно исполнителям в день их получения, телеграммы и другие срочные документы - в первую очередь. В зависимости от содер­жания документа лицо, ответственное за делопроизводство, гото­вит необходимый справочный материал или соответствующее разъяснение для руководителя хозяйства.

Во многих предприятиях основная масса поступивших документов передается руководству. Этот порядок допустим в хо­зяйствах, где небольшой объем документооборота. На крупных предприятиях, как показывает опыт, количество документов, ко­торые целесообразно просматривать руководителю, не должно превышать 10-15 % от общего объема входящих документов. Руководитель, рассмотрев документ, пишет на нем резолюцию, которая указывает на порядок и характер решения вопроса ис­полнителем.

Целесообразно составлять примерный перечень документов, которые должен рассматривать руководитель хозяйства. К ним в первую очередь относятся документы вышестоящих организаций, документы по принципиальным вопросам деятельности предприятия, исполнение которых требует решения руководителя. Остальные документы следует направлять непосредственно исполнителям в соответствии   с выполняемыми ими функциями. Когда исполнение поручается нескольким сотруд­никам, ответственным считается то лицо (или отдел), которое названо первым. Ускорению процесса исполнения такого рода до­кументов служит оперативное снятие необходимого числа копий и рассылка их сразу всем исполнителям.

Журнальная система регистрации при больших объемах до­кументооборота затрудняет поиск нужных записей о документе, особенно работу с ними в будущем, не позволяет механизиро­вать многие операции (справочный поиск, контроль и др.).

Более прогрессивным является карточный метод регистрации документов, когда данные об одном или группе документов, объ­единенных общим признаком, заносятся на карточку определен­ного формата. Карточки заранее нумеруются по два экземпляра одним порядковым номером. Один экземпляр карточки направ­ляется с письмом в соответствующее структурное подразделение или исполнителю, а второй (полученный под копирку) - остается у секретаря для контроля или справки о направлении поступив­шего документа.

Карточки у секретаря (или специально назначенного работ­ника) располагаются в картотеке по различным существенным признакам: в хронологическом порядке, по содержанию, исполни­телям, срокам исполнения, индексам и т. п. Указанные признаки надписываются на разделителях (на картонных прокладках), что позволяет быстро получать необходимые справки, вести четкий и своевременный учет исполнения документов. Реквизитные записи в карточках должны быть конкретными, записи о содержании вхо­дящего документа - краткими, с указанием рассматриваемого во­проса или документа.

На крупных предприятиях начинают применять механизиро­ванную систему поиска документов на картах с краевой перфора­цией, позволяющую повысить эффективность всей системы информационного обеспечения управления.

К числу общих требований к организации процесса учета от­носится обязательная регистрация входящих документов в день их получения, а исходящих и внутренних - в день их подписания. Входящие документы направляются исполнителю сразу же после регистрации, иначе происходит задержка в исполнении докумен­тов.

Документы должны поступать на отправку правильно оформ­ленными в соответствии с требованиями стандартов. Для посто­янных адресатов целесообразно пользоваться заранее приготов­ленными конвертами, координаты на которых отпечатаны типо­графским способом или оперативными множительными средст­вами.

По завершению работы с документом работник (как правило, секретарь) отмечает исполнение, подшивает копию ответа в дело, а первый экземпляр готовит к отправке.

Контроль исполнения документов является составной частью общей системы контроля исполнения на предприятии. Контроль документов как вторичное явление должен служить сигналом к выявлению возможного невыполнения работы в установленный срок. В то же время он является важным средством систематиче­ского совершенствования работы с документами на предприятии. Руководитель должен иметь детальный план мероприятий, свя­занных с контролем.

Для облегчения проверки исполнения документов, заданий це­лесообразно применять контрольную картотеку. Каждый доку­мент регистрируется на отдельной карте, которая помещается в картотеку контролируемых документов и находится там до тех пор, пока не будет выполнено определенное действие. Картотека удобна тем, что позволяет вести систематический контроль. Конт­роль за сроками исполнения документов должен быть предвари­тельным, проводиться до истечения положенного срока, чтобы имелась возможность своевременно принять меры для выполне­ния задания. Контроль за исполнением документов и правиль­ностью решений содержащихся в них вопросов осуществляют ру­ководители предприятия и структурных подразделений, а также уполномоченные лица. Непосредственный контроль за исполне­нием документов возлагается на лицо, ответственное за делопро­изводство.

В процессе деятельности предприятий и организаций создают­ся сотни и тысячи документов. Если каждый документ будет хра­ниться на своем месте, это облегчит быстрое и четкое справочно-информационное обслуживание аппарата управления. Поэтому вся созданная и поступившая извне документация группируется по определенной системе в делах. Делом называется совокупность служебных документов по данному вопросу или предмету, поме­щенных в отдельную обложку (папку). Первичная группировка документов осуществляется по следующим признакам: авторский, номинальный, хронологический, корреспондентский, географиче­ский, предметно-вопросный.

Номенклатура дел - систематизированный список (перечень) названия дел, которые должны быть заведены в соответствующих подразделениях и в хозяйстве на предстоящий календарный год с указанием сроков их хранения. Она должна отражать всю доку­ментацию, образующуюся в деятельности предприятия и его под­разделений. Номенклатура дел согласовывается с госрайархивом и утверждается руководителем предприятия. Вводится она с 1 ян­варя очередного года.

Исполненные документы с пометкой «В дело» должны сразу подшиваться в соответствующее дело. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела. Рациональная организация операций предархивной обработки документов обес­печивает сокращение затрат времени и труда работников аппарата управления. Сформированные дела должны храниться в запираю­щемся шкафу, на внутренней стороне дверцы которого помещается их перечень. Это облегчает поиск необходимой информации и до­кументов. В хозяйстве назначается ответственный за ведение дел и их хранение или эти обязанности возлагаются на секретаря.

В зависимости от места хранения дел различают текущее и архивное  делопроизводство.   Текущий архив - дело,   в которое подшивают бумаги текущей переписки календарного года. В по­стоянном архиве (в архиве законченных дел) хранят дела, книги, журналы и другие документы, отражающие деятельность пред­приятия за прошедшие годы.

В структурных подразделениях документы должны храниться один год после окончания текущего года. Это вызывается тем, что в этот период к документам довольно часто обращаются сотрудни­ки за различными справками, к тому же работа с некоторыми документами завершается в новом календарном году. По истече­нии указанного срока дела должны быть сданы в постоянный ар­хив предприятия.

Подготовка дел к сдаче в архив заключается в проведении эк­спертизы научной и практической ценности документов, оформ­лении и составлении описей на дела с постоянным и долговре­менным хранением. Проводит эту работу экспертная комиссия в составе 3-5 человек, которая действует постоянно по решению правления колхоза. В комиссию должны входить квалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие отрасль производства, секретарь и руководитель бухгалтерии. Экспертная комиссия является колле­гиальным органом, ее заседания протоколируются, а принятые решения утверждаются руководством предприятия или госрайархивом.

Уточнив сроки хранения документов и разделив их на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, приступают к формированию дел. Дела временного хранения обрабатываются упрощенно. Дела с документами постоянного, долговременного срока хранения подшиваются или переплетаются в папки с твердыми обложками и размещаются отдельно. На дела, подготовленные к долговременному хранению, составляются описи, представляющие систематизированные перечни заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Раздельные описи составляются на дела постоянного (в трех экземплярах) и долговременного (в двух экземплярах) хранения, дела по личному составу (в двух экземп­лярах). Опись ведут в хронологическом порядке (например, с на­чала перечисляют дела за 2007 г., затем за 2008 г. и т. д.). Номер описи проставляют на обложке дела. В конце описи делают ито­говую надпись - цифрами и прописью указывают количество, пер­вый и последний номера дел, переданных на хранение. Один эк­земпляр описи после утверждения остается в государственном архиве. Архивные материалы, срок хранения которых истек в те­кущем году, подлежат уничтожению.

В архиве колхоза дела постоянного хранения содер­жатся 5 лет. Законченные делопроизводством дела по личному составу хранят в этом же архиве 40 лет. Устав колхоза, почвенные карты, землеустроительные планы, государственный акт на вечное пользование землей и другие документы хранят в колхозе постоянно, до замены их новыми документами.

5. Сущность и содержание оперативного управления. Диспетчерская служба.

В процессе управления сельскохозяйственным производством возникает множество ситуаций технического, технологического, организационного характера, отличающихся по значению, специфике, сложности. Их повседневное решение и входит в содержание оперативного управления, поэтому оперативное управление, в конечном счете, обеспечивает достижение основных целей организации.

Оперативность – это способность четко и быстро выполнять намеченные задания. Оперативное управление призвано решать следующие задачи:

· составление и доведение плановых заданий до производственных подразделений и отдельных исполнителей;

· инструктаж исполнителей и расстановку их по рабочим местам;

· оперативный контроль, учет и проверка исполнения заданий с оценкой их качества;

· своевременное устранение неполадок на производстве;

· проведение оперативных нарядов, совещаний и др. мероприятий.

Оперативное управление предполагает организацию и согласование деятельности руководителей хозяйства, специалистов и исполнителей за счет принятия грамотных решений, быстрого доведения их до исполнителей и обеспечение их точного выполнения. Оперативное управление производством является непосредственным продолжением частных функций технического и технологического характера, получая от их работников нормативные данные, на базе которых должно осуществляться производство сельскохозяйственной продукции.

Экономическая служба хозяйства определяет цель, хозяйственные результаты и допустимый объем затрат и ресурсов, в котором должно осуществляться производство, а оперативное управление должно организовывать выпуск продукции, не выходя за рамки имеющихся ресурсов.

Наглядным средством отображения деятельности службы оперативного управления являются различные графики (оргограммы, диаграммы, топограммы и др.).

Оперативное управление на производстве осуществляют, прежде всего, линейные руководители с помощью рядовых специалистов и исполнителей.

Основные требования к системе оперативного управления:

· четкость, простота построения;

· обеспечение управления достаточной информацией;

· регламентирование функций оперативного управления – планирования, организации, мотивации, контроля;

· своевременное принятие управленческого решения и обеспечение его точного выполнения.

Под диспетчерской службой понимается централизованная фор­ма оперативного управления на основе применения технических средств связи, сбора информации, ее обработки и осуществления оперативного контроля и регулирования сельскохозяйственного про­изводства.

Диспетчерская служба характеризуется наличием следующих элементов: диспетчерским персоналом центрального диспетчер­ского пункта, диспетчерских постов в бригадах и фермах; комплек­сом технических средств управления (внутрипроизводственная ра­дио- и телефонная связь, технологическая и документальная связь, средства наглядного отображения информации); применяемыми методами централизованного оперативного управления.

Диспетчерская служба выполняет следующие оперативные функции:

· Оперативный анализ позволяет определить степень выполнения плана, установить причины отклонений и разработать способ решения проблемы.

· С помощью оперативного планирования вырабатываются цели развития производства и социальной формы (месячные, декадные, суточные – подразделениям и отдельным работникам).

· В задачу оперативной организации управления входит: распределение должностных полномочий по решению проблем; расстановка трудовых ресурсов и обеспечение их техническими средствами; обеспечение подразделения и отдельных исполнителей постоянной связью с руководителями и специалистами, для создания устойчивого, гибкого и адаптивного механизма управления.

· В функцию учета и контроля входит задача по обеспечению руководителей и специалистов предприятия релевантной информацией (для своевременного принятия управленческих решений), на основе сбора обработки и анализа поступающих сведений оперативного характера. Это позволяет контролировать и своевременно реагировать на ход выполнения оперативных планов, проверки технического состояния машинно-тракторного парка, санитарно-гигиенических, социальных и других условий.

Деятельность диспетчерской службы регламентируется положением о диспетчерской службе и распорядком дня диспетчерской службы.

Объектом диспетчерской службы являются: производственные подразделения; перерабатывающие и подсобные подразделения; транспортные средства руководителей и специалистов, мобильные средства.

Диспетчерская служба создается для выполнения следующих основных видов работ:

В области информационного обеспечения:

- сбор, хранение и обработка текущей оперативной информации о ходе производствен­ных процессов во всех подразделениях хозяйства и представление соответствующих данных руководителям колхоза, главным специалистам хозяйства;

- осуществление двухсторонней оперативной связи руководителей и главных специалистов хозяйства друг с другом, а также с руководителями и специалистами внутрихозяйственных производственных подразделений;

- передача всей командной информации, исходящей от руково­дителей, в первичные производственные подразделения;

- сбор различных запросов и заявок, поступающих из структур­ных подразделений и адресованных руководителям хозяйства, а также руководителям отдельных функциональных  подразделений;

- проведение диспетчерских совещаний по специально разработанному графику.

В области учета и контроля:

- контроль за выполнением всеми внутрихозяйственными подразделениями указаний и распоряжений руководителей хозяйства;

- контроль за выполнением рабочих планов, утвержденных все­ми структурными подразделениями хозяйства, в том числе по та­ким параметрам, как сроки и объем намеченных работ; сдача продукции государству;

- контроль за своевременным выполнением всеми функциональ­ными службами и различными внутрихозяйственными подразделе­ниями хозяйства запросов и заявок, переданных им из дис­петчерской службы;

- контроль за работой машинно-тракторного парка.

В области оперативного распорядительства - осуществляет опе­ративное управление производством, координирует хозяйственную деятельность всех структурных подразделений хозяйства; устраняет отклонения, возникающие в производственной деятельности.

В области организации и обслуживания производства:

- органи­зует и проводит силами специальных звеньев (бригад и звеньев мастеров-наладчиков) своевременное техническое обслуживание и аварийный ремонт сельскохозяйственных машин и механизмов;

- собирает заявки и контролирует внутрихозяйственное матери­ально-техническое снабжение всех структурных подразделений, в том числе топливом и смазочными материалами, запасными частями и т. п. на основе соответствующих планов, разрабатываемых функциональными службами совместно с руководителями первичных структурных подразделений;

- организует централизованные внутрихозяйственные транспорт­ные перевозки грузов и людей в соответствии с разработанными планами, а также заинтересованных структурных подразделений.

Объем работ, выполняемых диспетчерской службой, может быть различен, особенно в части оперативного распорядительства. Наиболее эффективна диспетчерская служба в тех хозяйствах, где главный диспетчер является заместителем директора по оперативному управлению.

В результате функционирования диспетчерской службы другие функциональные и линейные службы управления получают воз­можность решать задачи, связанные с долгосрочными перспекти­вами развития хозяйства, заниматься решением таких кардиналь­ных проблем, как совершенствование техники и технологии произ­водства, организация труда, внедрение в производство новейших достижений науки и передового опыта.

Для решения вопросов оперативного управления аппарат дис­петчерской службы должен обладать соответствующими знаниями. Деятельность диспетчера основывается на правильной оценке хода производства, умении предвидеть последствия отклонений от пла­на и наметить конкретные мероприятия, ведущие к устранению об­наруженных недостатков. Для этого диспетчерский аппарат, поми­мо знания сельскохозяйственного производства, должен обладать способностью к прогнозу и анализу, соединенными с умением быстро ориентироваться в сложной, постоянно меняющейся произ­водственной обстановке.

Структура диспетчерской службы определяется масштабами производства, его концентрацией, территориальным размещением, удаленностью производственных подразделений, содержанием и объемом выполняемых работ.

В крупных сельскохозяйственных предприятиях оперативное уп­равление осуществляется через центральный диспетчерский пункт и сеть диспетчерских пунктов при производственных подразделе­ниях. В средних и небольших хозяйствах оперативное управление осуществляется через центральный диспетчерский пункт и диспетчерские посты в бригадах и фермах.

Руководит диспетчерской службой в хозяйствах главный (стар­ший) диспетчер, выполняющий функции заместителя председателя колхоза по оперативному управлению. На эту должность обычно назначают квалифицированных, опытных специалистов, имеющих практику руководства сельскохозяйствен­ным производством. Главному диспетчеру подчиняются по опера­тивным вопросам все руководители подразделений основного и об­служивающего производства.

Сфера деятельности главного (старшего) диспетчера чрезвы­чайно разнообразна. Практика работы диспетчерской службы по­казала, что ему приходится решать вопросы, требующие самых разнообразных знаний.

Непосредственным помощником главного (старшего) диспетче­ра по оперативному управлению является диспетчер-оператор, обес­печивающий своевременное поступление, прием и обработку опера­тивной информации о ходе производственного процесса, подготов­ку ее для руководителей хозяйства и вышестоящих  организаций.

В напряженные периоды сельскохозяйственных работ в штат диспетчерской службы вводится должность временного диспетчера-оператора для дежурства на диспетчерском пункте. Техник-ра­дист осуществляет техническое обслуживание средств связи и несет ответственность за их исправность.

Обязанности диспетчеров-информаторов в хозяйствах возлага­ются по совместительству на бригадиров растениеводческих бригад, учетчиков молочно-товарных ферм, заведующих фермами, учетчиков тракторных бригад и автопарка, бригадира строитель­ной бригады, начальников вспомогательных цехов.

Решающим фактором, обеспечивающим эффективность функци­онирования диспетчерской службы, является четко регламентиро­ванная деятельность ее работников на основе разработанных фун­кциональных прав и обязанностей.

Для достижения наибольшей эффективности работы диспет­черской службы все работники обязаны придерживаться правил обмена служебной информацией, пользоваться средствами диспет­черской связи и требованиями техники безопасности, своевремен­но информировать диспетчерскую службу о результатах исполнения распоряжений, регламентированных сроками.

При разработке рациональной организации работы диспетчер­ской службы нужно стремиться к обеспечению производственных процессов по всем видам работ. Большое значение при этом имеют регламентация работы диспетчерской службы, порядок использова­ния технических средств диспетчерской связи и сроки представле­ния оперативной информации.

Организация и порядок работы диспетчерской службы в кон­кретном хозяйстве определяются соответствующими документами. Для регламентации работы диспетчерской службы хозяйство дол­жно иметь:

1. Положение о диспетчерской службе, в котором отражены задачи диспетчерской службы и ее место в структуре управления, штаты и должностные инструкции работников, организация диспетчерского учета, назначение и порядок заполнения форм диспетчерского учета, графики выхода на связь информаторов отделений, порядок организации и проведения диспетчерских совещаний и т. д.

2. Распорядок дня работы диспетчерской службы, где определено по часам время: приема информации от производственных участков, обработки поступающей информации и проведения диспетчерских совещаний.

Распорядок рабочего дня диспетчерской службы зависит от напряженности работы в хозяйстве и составляется на летний и зим­ний периоды.

Эффективность диспетчерской службы во многом определяется четкой организацией ее работы. Важное значение при этом име­ют диспетчерское совещание и диспетчерский наряд.

В практике сложилась определенная система проведения дис­петчерских совещаний.

Технология проведения диспетчерского совещания. Проводится раз в неделю с 17 до 18 часов. Присутствуют: руководитель хозяйства, главный диспетчер, а также в зависимости от повестки дня глав­ные и старшие специалисты.

1. Рапорт главного диспетчера о ходе выполнения рабочих пла­нов (заданий) за прошедшую неделю. Отмечаются процент вы­полнения плана работ и наиболее крупные недостатки в органи­зации труда, технологии и использовании техники (10-12 мин.).

2. Отчеты управляющих отделениями, прораба и заведующего мастерскими о проделанной за неделю работе (только о недостат­ках, недоработках и невыполнениях) – 2-3 мин. на каждого.

3. Доклады главных специалистов (по 5-8 мин.), которые дол­жны состоять из трех частей: анализ хода работ за прошедшую неделю с выявлением недостатков и их причин; предложения по ус­транению недостатков; проекты рабочих планов, предварительно составленных совместно с управляющими по каждому отделению.

4. Замечания по рабочим планам (до 10 мин.).

5. Заключение руководителя или его заместителя по производству (до 10 мин.).

Технология проведения диспетчерского наряда. Проводится еже­дневно с 18 до 18 часов 30 мин. Присутствуют: на центральном диспет­черском пункте - руководитель хозяйства, главный диспетчер, гла­вные специалисты; на диспетчерском пункте отделений - управля­ющий, специалисты отделений, бригадиры и заведующие фермами.

1. Перекличка присутствующих.

2. Рапорт главного диспетчера о ходе выполнения заданий за прошедший день. Отмечаются процент выполнения плана и причи­ны простоев людей и техники в отделениях, указываются винов­ники (5-6 мин.).

3. Короткие доклады (2-3 мин.) главного агронома, главного инженера и главного зоотехника о нарушениях технологии и ис­пользовании техники. По желанию предоставляется слово и дру­гим специалистам.

4. Управляющие отделениями дают объяснение по допущенным срывам, простоям, выполненным заданиям. Они предлагают про­ект плана работ по отделению на следующий день, но только в том случае, если считают по какой-то причине необходимым от­клониться от рабочего плана на неделю (2-3 мин.).

5. Главный диспетчер распределяет автомобили и другую тех­нику, которая находится у него в распоряжении (по предваритель­но полученным из отделений заявкам) – 1-2 мин.

6. Заключение руководителя хозяйства – 3-4 мин.

Проведение диспетчерского совещания и диспетчерского наряда повышает эффективность оперативного управления, способствует повышению конкретности руководства и дисциплинирует работни­ков.

На уровне района и области в состав диспетчерских объектов, кроме сельскохозяйственных предприятий, включаются все взаимосвязанные с сельским хозяйством организации. Это позволяет более оперативно решать многие во­просы, связанные с реализацией сельскохозяйственной продукции, снабжением и обслуживанием сельскохозяйственных предприятий. Кроме того, создание областных и районных диспетчерских систем и соединение их с вычислительными центрами позволяют осуще­ствить постепенный переход к автоматизированным системам уп­равления (АСУ).