Лекция по теме: Організація й проведення ділових зустрічей

Лекция по теме:

Організація й проведення ділових зустрічей

 Ділові зустрічі - це цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань його учасників. До ділових зустрічей належать наради, засідання, ділові бесіди й переговори.

Керівники й спеціалісти витрачають наділові зустрічі 20-30 % свого робочого часу. Однак, як свідчить досвід, сьогодні ділові зустрічі не завжди приносять очікуваний ефект через неправильну їх організацію та технологію проведення (- непідготовленість, - велика кількість учасників, - необгрунтована тривалість доповідей,- незадовільне оформлення рішень тощо).

У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведення ділових зустрічей? Організація місить розробку плану зустрічей, відбір учасників, вибір місця й часу їх проведення. Проведення ділової зустрічі передбачає визначення стилю її проведення й тривалості.

План ділових зустрічей повинен розроблятися на певний період (місяць, квартал, рік), узгоджуватися зі всіма зацікавленими службами й посадовими особами, затверджуватися керівником і скеровуватися у всі підрозділи. Уже одна ця операція дозволяє впорядкувати частоту засідань, їхню тривалість, а також знімає проблему негайності скликання й непроінформованості учасників. Звичайно, наради можуть скликатися й раптово, але їхня кількість повинна бути дуже малою. Крім цього, план повинен містити перелік питань, які необхідно обговорити в процесі самої зустрічі. При підготовці зустрічі необхідно уважно визначити якісний і кількісний склад її учасників. До участі в нараді, наприклад, повинні залучатися особи, найбільш компетентні в її темі. Це не обов'язково мусять бути високопоставлені керівники. Замість них можуть бути запрошені спеціалісти, які відповідають за певну ділянку роботи, і цим не принижується авторитет керівника. Навпаки, сучасний стиль керівництва полягає в тому, щоб керівник оточував себе кваліфікованими спеціалістами, здатними брати на себе відповідальність за рішення в межах своєї компетенції.

Увага!

Що стосується кількості учасників, то тут доцільно

користуватися правилом, що не завжди кількість переростає в якість: чим

більше людей на нараді, тим більше думок і дебатів, за якими

нерідко губиться істина.

При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-5 днів до її початку повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити багато часу самої зустрічі.

Чи чітко сформульовані цілі і чи с необхідність в проведенні наради?

Чи компетентні запрошені особи і чи будуть вони дотримуватись встановлених термінів наради?

Чи може бути той чи інший учасник замінений без шкоди для ефективності наради?

Як формулюються окремі пункти порядку денного і скільки часу відводиться на окремі питання?

Які матеріали необхідні для підготовки паради?

До яких ролей повинні підготуватися окремі учасники (вступне слово, доклад)?

Чи розіслані всі запрошення вчасно (орієнтовно за 5 днів)? Хто буде виконувати роль голови, секретаря, відповідального за виконання рішення?

Чи підготовлене приміщення і відповідне устаткування?

Необхідно також вибрати місце й час проведення зустрічі, про які також треба повідомити учасників. Ділові зустрічі можуть проводитися як у кабінеті керівника, так і в спеціально обладнаних приміщеннях, де є диктофони, засоби зв'язку, спеціальні столи. Ці приміщення необов'язково мусять бути великими. В окремих випадках такі зустрічі (особливо це стосується нарад -"п'ятихвилинок") можна проводити стоячи -тоді вони є більш ефективними.   Після завершення організаційного етапу ділової зустрічі можна приступати до її проведення. Вона буде тим ефективнішою, чим правильніше буде обрано головуючого, який визначить стиль роботи й регламент.

-Стиль роботи - це форма проведення зустрічі (бесіда, "мозкова атака" тощо). ♦ Регламент - це час, який передбачається витратити на всю зустріч, окремі виступи-доповіді та дебати й обговорення. Тривалість зустрічі доцільно встановлювати не більше 120 хвилин з однією перервою після першої години роботи 5-10 хвилин. Це зумовлено оптимальною тривалістю розумової діяльності людей, яка в середньому складає 40-45 хвилин. Дослідження показують, що активність учасників зустрічі зростає протягом 45 хвилин. У період між 45 і 90 хвилинами вона стабілізується, а з 90 до 120 хвилин спостерігається негативна активність учасників.

Ділові зустрічі (наради) краще проводити в другу половину дня, що спонукатиме її учасників працювати швидко й ефективно, щоб не засиджуватися допізна. Як вже зазначалось (див. рис.  1.), людина має два піки підвищеної працездатності протягом дня: перший - приблизно з 9 до 12-13 години й другий - між 16 і 18 годиною. Саме в другий пік і доцільно проводити наради.

Що ж стосується частоти засідань, то краще провести дві наради на тиждень, тривалістю в півгодини кожна, ніж одну тривалістю в годину.

На виступи-доповіді, як правило, слід відводити 10-25 хвилин, а на виступи в дебатах -до 3 хвилин. Якщо передбачити більше часу, то доповідачі можуть повторюватися в думках, відхилятися від теми, яка обговорюється. Регламенту повинен чітко дотримуватися кожний доповідач, незалежно від його рангу.

Для того, щоб переконатися в необхідності суворого дотримання регламенту ділових зустрічей, доцільно розрахувати в кожному конкретному випадку їхню ціну. Вона визначається наступним чином:

- фіксується число учасників і тривалість наради;

- визначається годинна тарифна ставка одного учасника;

- розраховується ціна, Ц, за формулою:

Ц = Н.Т.(1 + І). Зсер./Тсср.,

де Н - кількість учасників;

Т - тривалість у годинах;

1 - коефіцієнт прихованих втрат, пов'язаних з участю в зустрічі (нараді);

Зсер. - середньомісячна заробітна плата учасника зустрічі (наради);

Тсер. - середнє число робочих годин учасника зустрічі в місяць.

Необхідно завжди пам'ятати, що вміння виступати публічно - одна з невід'ємних рис здібного менеджера. Тому потрібно виховувати в собі лаконічність, уміння стисло формулювати свої думки, а для цього треба добре знати обговорювану проблему.

Обговорення питань ділових зустрічей закінчується прийняттям рішень, які фіксуються в протоколі. Досвід показує, що якщо за результатами, наприклад, наради не видано який-небудь директивний документ, якщо контроль виконання рішень налагоджено погано, необхідність у ній виникне знову.

Матеріали наради повинні:                               

-бути чітко і коротко сформульовані;

-містити тільки факти;

- містити якомога більше графічного зображення (якщо у цьому є потреба);

•Ьнаїх читання повинно витрачатися максимум 0,5 години;    

-не містити посилань.

Тільки при дотриманні цих вимог організатор може бути впевнений, що матеріали будуть прочитані; довгі звіти, «кладовище цифр» тут недоречні.