Лекция по теме: Зміст організації керівної праці менеджера

Лекция по теме:

Зміст організації керівної праці менеджера

 Керівна праця - специфічний вид виробничої діяльності. Предметом керівної праці є людина та її діяльність, а безпосередньою метою є координація зусиль колективу щодо забезпечення його узгоджених дій у досягненні поставлених цілей.

Ефективність (результативність) керівної праці в значній мірі залежить від особистих ділових якостей керівника та його вміння використовувати існуючі методи організації роботи з колективом.

Організацію особистої праці керівника й підпорядкування йому фахівців потрібно починати з опису їхніх робочих місць і закріплення цього опису в посадових інструкціях. Опис робочого місця в апараті керівництва повинен містити чотири елементи:

- перелік завдань (функцій), для вирішення яких існує або створюється робоче місце;

-- опис обов 'язків, які покладаються на працівника й випливають із завдань (функцій) на даному робочому місці;

- опис прав і повноважень, які забезпечують виконання завдань (функцій) і обов 'язків;

- відповідальність, яка матиме місце у випадку невиконання обов'язків та перевищення прав.

На практиці нерідко спостерігається невідповідність між названими елементами. Наприклад, в одних випадках працівник, який має складні обов'язки, не має необхідних для їхнього виконання повноважень, а в інших випадках - навпаки: самовільно присвоїв повноваження. Тому часто диспропорція в обов'язках і правах менеджера стає причиною злочинної діяльності.

Таким чином, впорядкування посадових обов'язків та повноважень керівника є основою організації його особистої праці.

У практиці діяльності керівника важливе місце посідає вміння планувати свою роботу, як щоденну, так і перспективну. Наприклад, кожної п'ятниці доцільно визначати завдання на майбутній тиждень і вносити їх у календар. Дрібні роботи доцільно згрупувати.

Організація робочого дня менеджера повинна відповідати основному принципові: «Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки».

Важливо, щоб кожен менеджер знайшов свій особистий стиль. Для нього цей стиль - найкращий. Л.Зайверт наводить 25 організаційних принципів в часовому аспекті, які поділяє на три групи:

♦ початок дня (1)-(8)

Ш основна частина дня (9)-(20)

♦ кінець дня (21)-(24)
Правила початку дня

1.         Починати день з позитивним настроєм

Намагайтесь для кожного дня знаходити який-небудь позитивний початок, оскільки той настрій, з яким Ви приступаєте до тих завдань, які Вам належить виконати, має важливе значення для успіхів і невдач. Щоденно ставте собі три запитання:

•  Що я повинен зробити, щоб здобути від цього дня якомога, більше радощів?

•  Як цей день може наблизити мене до моїх цілей?

•  Що я можу сьогодні зробити  (потренуватися, розслабитися тощо) в якості
компенсації за сидячу роботу для свого здоров'я?

Продумайте також наступні моменти:

•  3 ким я сьогодні зустрінусь?

•  Кого я міг би порадувати, кому принести користь?

•  Які труднощі та проблеми може мені підготувати цей день? Як їх подолати
позитивним чином?

Зранку знаходьте завжди для себе декілька хвилин займатись «стандартною ранковою зарядкою».

2.         Добре поснідайте, не поспішаючи на роботу

Не виспавшись, знехотя, без нормального сніданку, якомога скоріш на роботу -такий початок може легко зіпсувати Ваш день. Дозволяйте собі добрий сніданок (це ж заряд енергії на цілий день!) і відправляйтесь, по можливості не поспішаючи на роботу. Не потрібно говорити, що для цього немає часу.

3.         Починайте свою роботу, по можливості, в один і той же час
Людина - полонянка своїх звичок. Тому для багатьох дуже важливо в точно

визначений час бути на роботі. Ви зможете, таким чином, підтримувати самі себе «в кондиції» і приступати до роботи в один і той же час дня.

4.         Перепровірка плану дня

Перегляньте свій складений напередодні план, оцінивши ступінь важливості та терміновості зафіксованих завдань і цілей дня, внесіть необхідні корективи. Сформулюйте реалістичний план на весь день!

5.         На початку - ключові завдання

Менеджери, які мають успіх, читають свою кореспонденцію не в першу чергу, а лише тоді, коли виконано цілий ряд важливих справ. У вхідній денній пошті рідко мова йде про справи, які повинні бути виконані терміново.

Тому починайте з найважливіших завдань дня перед читанням газет, кореспонденції і, по можливості, до початку робочого дня Ваших колег і підлеглих!

6.         Розпочинати без «розкачки»

Відмовтесь від такого ранішнього ритуалу, як багаторазові привітання, обговорення останніх новин або вчорашньої телевізійної програми. Перенесіть ці соціальні контакти на менш напружений час, після обіду. Тим самим Ви виграєте час для подальших відволікань і непередбачених справ.

7.         Узгоджувати план дня з секретарем

«Добрий секретар подвоює ефективність свого шефа. Поганий секретар зменшує її наполовину» (Томас Конеллан).

Ваш секретар є Вашим важливим партнером, коли мова йде про створення оптимальних умов для Вашої діяльності. Йому потрібно присвятити перший час Вашого робочого дня, навіть якщо це декілька хвилин. Узгодьте з ним усі терміни, пріоритети та цілі дня. Тоді він буде ефективніше працювати і зменшить наявність непотрібних для Вас перешкод.

8.         Вранці займатися складними і важливими справами

Коли Ви виконаєте основне завдання дня, переходьте до наступних за важливістю завдань. Адже потім Ви будете настільки зайняті поточними справами і різного роду відволіканнями, що навряд чи зможете приділити достатньо часу важливим питанням. Почавши з найскладніших і важливіших завдань, Ви зможете виконати найважливіші справи.

Правила, які стосуються ходу дня

9.         Добра підготовка до роботи

Необхідність і переваги достатньої підготовки до роботи (ПР) на виробництві не викликають сумніву. З допомогою доброї підготовки до роботи можна віднайти додаткові суттєві резерви раціоналізації і зекономити загальний час за рахунок скорочення часу на виконання. Скорочуйте свій власний робочий час за рахунок підготовки до роботи і планування.

10.       Впливати на фіксацію термінів

Встановлені раніше терміни дуже часто приймають беззастережно. Намагайтесь, обговорюючи терміни, які погано вкладаються у Ваші плани, пристосовувати до своїх інтересів і «виторговувати» альтернативні варіанти. Що ж до регулярних зустрічей (щоденних або щотижневих), то звертайте увагу, перш за все, на те, щоб був вибраний зручний для Вас час їх проведення.

11.       Уникайте дій, які викликають зворотню реакцію

Активні й комунікабельні керівники схильні займатися все новими та новими справами, проблемами, ідеями, і викликають тим самим відповідну реакцію на свої дії, а разом з цим негативні наслідки для часового розпорядку.

Перепровіряйте всі свої акції (узгодження термінів, візити, телефонні розмови, листи тощо) з точки зору їх необхідності і безпеки зворотньої реакції.

12.       Відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми

На кожному підприємстві, в кожному підрозділі виникають які-небудь невідкладні обставини або непередбачені ситуації.

Пам'ятайте завжди про те, що відволікання на термінові обставини призводять до забуття на більш чи менш довготривалий час запланованих важливих завдань і додаткових затрат часу і засобів. Старайтесь, по можливості, відхиляти додаткові термінові справи. Перевіряйте справи за наступними критеріями:

-з якими витратами Ви повинні будете рахуватися, якщо відкладете ту чи іншу справу чи взагалі нічого не зробите?

-чи необхідна Ваша особиста участь?

-чи не можна вирішити проблему іншим шляхом, доручивши її іншій особі       

13.       Уникайте незапланованих імпульсивних дій

Якщо Ви під час роботи захотіли зробити що-небудь інше (зателефонувати кому-небудь), обдумайте добре, чи потрібно це відволікання для Вашої поточної роботи, чи мас воно значення. Як правило, імпульсивне відхилення від розробленого плану знижує продуктивність, оскільки не дотримуються встановлені пріоритети.

Але часто буває, що при виконанні завдань Ви наштовхнулись на цікаву ідею чи важливу інформацію. У цьому випадку робіть короткий запис і обробляйте його пізніше, в зручніший час.

14.       Своєчасно робіть паузи, дотримуйтесь розміреного темпу
Розглядайте паузи не як втрату часу, а як підзарядку енергією під час відпочинку.

•  Передбачайте регулярні, але короткі паузи.

•  При розслабленні старайтесь рухатися, постачаючи, по можливості, організм киснем.

•  Під час подовжених пауз підвищуйте свою працездатність в рамках Вашої денної тренувальної програми.

•  Робіть перерви і при проведенні зборів.

Відповідні медичні обстеження показали, що краще всього робити перерву після одної години роботи. Пауза повинна тривати не більше 10 хвилин. Саме протягом 10 хвилин наступає оптимальний ефект, а потім має місце тенденція до його зниження. Отже, паузи потрібно переривати через 10 хв. і робити їх частіше.

На японських підприємствах успішно практикується система коротких переривів з груповою виробничою гімнастикою.

Завжди повинен бути розмірений робочий ритм.

15. Невеликі однорідні завдання - виконувати серіями

Внаслідок телефонних дзвінків, повідомлень, непідготовленого проведення нарад і читання кореспонденції втрачається маса часу. Розправляйтесь з рутинною роботою і, так званим дріб'язком, об'єднуючи однорідні завдання в робочі блоки.

Даний метод має ту перевагу, що Ви лише один раз проводите відповідну підготовку, а потім протягом певного часу займаєтесь однорідною діяльністю. Завдяки концентрованості і безперервності процесу Ви економите час. Шість блоків по 10 хв. на диктування листів, телефонні дзвінки, короткі збори займають, як це не парадоксально, більше часу, ніж один блок в 60 хв.

Збирайте також в один блок весь той матеріал для читання, який Вам потрібно тільки переглянути.

Робочий блок не повинен бути надто довгим (від ЗО до 60 хв.), бо в іншому випадку Ваш телефон буде довго зайнятий.

Навіть якщо виграються окремі хвилини, за день вони складають півгодини часу або годину!

16. Раціонально завершувати почате

Відволікання від основного завдання «коштує» немало часу, адже до повернення до нього Вам доводиться знову повторювати вже зроблене. Внаслідок порушення систематичності в роботі суттєво обмежуються можливості до творчості та вирішення проблем.

Уникайте «стрибків в роботі» і завжди старайтесь почате доводити до кінця.

Передбачайте для своєї роботи достатньо часу, в паузах або в останні хвилини перед тим, як встати з-за столу, намічайте завдання, яке можете встигнути завершити за час, який залишився.

Якщо перервати роботу необхідно, коротко запишіть ідеї, які Ви не встигли проробити до кінця, пропозиції щодо їх вирішення і все інше, що допоможе Вам якомога можна швидше поновити незакінчену справу.

17.       Використовуйте часові проміжки

Не залишайте незановненими незаплановані проміжки часу, які йдуть на очікування. Використовуйте також останні хвилини перед обідньою перервою, або перед кінцем робочого дня для підготовчої, планової або рутинної діяльності.

Ставте перед собою "часове" запитання Лакейна: "Як я можу використати ці хвилини з найбільшою користю?"

18.       Працювати антициклічно

Виконуйте важливі завдання по можливості зранку. З ними вигідно розрахуватися ще до того, як наступить пік активності в інших співробітників і напруження в роботі досягне свого апогею. Враховуйте в своєму розпорядку дня спокійні і «неспокійні» періоди.

Чим більше Ви будете звертати увагу на робочі звички Ваших колег і ділових партнерів, тим менша небезпека прийняття спонтанних рішень і тим менше Вас будуть відривати від роботи.

Через це працюйте антициклічно, тобто:

• протягом більш спокійного дообіднього періоду старайтесь вирішити найважливіші із запланованих завдань;

• «неспокійний» період використовуйте для виконання менш важливих справ, тобто як заплановане «прозапас» (40 % часу);

• не беріться зранку відразу за перегляд пошти, відкладіть це на потім;

• старайтесь приходити вранці раніше і раніше йти ввечері.

19.       Викроюйте спокійний час

Для виконання важливих справ вимагається спокійна обстановка - це азбучна істина. Але як впровадити її в життя? Добре себе зарекомендувало щоденне резервування одного спокійного, або закритого, часу, протягом якого Вам ніхто не зможе перешкодити. Таким чином, Ви визначите час - можливо найбільш важливий для Вас.

Час для себе (1 год.)!

Занесіть цей час в свій план дня, оскільки Ви відводите час на збори або візити відвідувачів. Використайте цей час для важливих (але не термінових справ), які носять довготривалий характер, для підвищення рівня кваліфікації, або для інших завдань, які часто тонуть в суєті дня.

Відгородіть себе на цей час від зовнішнього світу - краще за допомогою секретаря або просто зачиніть двері, попередивши, що Вас немає на місці.

20.       Контролювати час і плани

Підчас зборів і при інших видах діяльності нерідко спочатку марнується час, а в останні 20 % часу обговорюють 80 % питань, які підлягають розгляду.

Перепровіряйте свої плани дня з точки зору виконанних завдань, встановлення нових пріоритетів. Перевірка необхідна для пристосування до нових умов, які виникають протягом дня.

Правила завершення робочого дня

21.       Завершуйте незроблене

Всі початі невеликі справи, такі, як перегляд кореспонденції, диктування листів і пам'ятних записок старайтесь закінчити протягом одного дня. Всяке відтер мінування їх виконання може призвести до додаткових витрат праці, коли Ви знову займаєтесь незавершеними справами і будете ліквідовувати завали, які утворилися.

22.       Контроль за результатами і самоконтроль

Порівняння об'єму роботи, який намічений у Вашому розпорядку дня, з реально виконаним, врахування поставлених цілей та відхилення від них, є важливою складовою частиною організації праці як самостійної функції самоменеджменту.

23.       План на наступний день

План на наступний день складайте ще напередодні ввечері!

24.       Додому - з добрим настроєм

Радійте заслуженому відпочинку після трудового дня! Насолоджуйтесь дорогого додому. Старайтесь потрошку, але регулярно займатися спортом. 10 хвилин руху на свіжому повітрі щоденно - цього достатньо, на думку медиків, щоб якось підтримувати фізичну форму.

25.       Кожен день повинен мати свою кульмінацію

Кожен прожитий день, по можливості, треба робити вцілому днем, який вдався.

Спеціалісти встановили, що працездатність кожної людини піддається певним коливанням, які проходять в межах природного ритму. Говорять про «людину ранку», або «жайворонка», і про «людину вечора», або «сову». Перші можуть особливо добре працювати зранку, але швидко стомлюються в другій половині дня і мають відповідно більшу потребу в ранньому закінченні роботи. Другі входять у форму тільки ближче до полудня, їм краще всього працюється вечорами (до глибокої ночі).

Ні один із цих основних типів не працює краще або гірше іншого, просто вони працюють по-різному. Пік працездатності у них припадає на різні періоди дня. Середньостатистичні коливання працездатності протягом доби можна описати з допомогою наступної кривої (графік коливання працездатності) (рис.  .1.). Вісь «100 %» на графіку завдає середнє значення денної фізіологічної працездатності, причому заштриховані зони зверху і знизу від осі приблизно однакові за площею.

Абсолютні значення піку і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але є спільне для всіх людей - це відносні, ритмічні коливання!

До фаз вищої активності примикають відповідно двогодинні паузи, підчас яких організм працює в «економному режимі» і не повинен надмірно перевантажуватися.

Пік працездатності, як правило, припадає на першу половину дня, коли шлунок, підшлункова залоза, селезінка і серце функціонують найбільш активно. Цей рівень протягом дня більше не досягається. Тому першочергові завдання слід виконувати на початку дня.

Після обіду, коли активно працює тонка кишка, наступає відомий спад продуктивності, який багато хто хоче побороти з допомогою кави. В цей час не потрібно працювати наперекір своєму ритму. Краще розслабитися з чашкою чаю і використати перерву для соціальних контактів та рутинної діяльності.

Кожен із нас може пристосуватися до цих коливань своєї працездатності. Не намагайтесь працювати проти свого природного денного ритму (який Ви якщо і зможете поміняти, то незначно), а використайте ці закони у своєму розпорядку дня!

При порушенні денного ритму виникають брак, помилки в роботі, нещасні випадки. Досліджено, що найбільше число нещасних випадків в нічний час припадає на період між 2 і 4 годинами.

У кожного із нас спостерігаються більш або менш суттєві відхилення від норми в індивідуальному графіку працездатності. Такі засоби, як кава, чай, нікотин або медикаменти можуть прискорити ранній підйом, але потім наступить більш глибокий спад.

У відповідності до коливань працездатності чергуйте напружену, відповідальну діяльність та менш важливу і ненапружену діяльність та менш відповідальні справи.

Робіть щоденно що-небудь для підтримання працездатності (зарядка, заняття спортом). Пам'ятайте завжди про те, що разом з працездатністю змінюється якість виконуваної Вами роботи.

Найважливіші справи і справи, які вимагають найбільшої концентро-ваності, повинні знаходитись на найвищій точці Вашого графіка продук­тивності, припадати на найкращі години.

Працюйте і живіть не всупереч, а у відповідності до біологічних ритмів.