Лекція 2. Формировагние банку даних, його склад і особливості. Документація й методи її оформлення.

Лекція 2.  Формировагние банку даних, його склад і особливості. Документація й методи її оформлення.

Виконання функцій керування тісно пов'язане з перетворенням, аналізом і оцінкою інформації. Основним носієм інформації є документ - матеріальний носій, що містить інформацію в зафіксованому виді, оформлений у встановленому порядку й має у відповідності із чинним законодавством юридичну чинність.

Документ є засобом здійснення підтвердження господарських операцій і широко використовується для оперативного керування.

 Сукупність всіх документів, що циркулюють у системі керування, представляє систему документації, орієнтовану на виконання певних функцій.

Сукупність документів, що відбивають здійснення господарських операцій на підприємстві (організації), становить бухгалтерську документацію, розподілену по ділянках обліку: праці й зарплаті, матеріалам, основним засобам і ін.

У фінансових органах система документації служить для формування бюджету, національного доходу й т.п.

Документи класифікуються по ряду ознак:

характеру інформації: первинні й результатні;

відношенню до об'єкта керування - вхідні й вихідні;

сфері діяльності - планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські й ін.;

змісту господарських операцій - матеріальні, денеж ные, розрахункові;

призначенню - розпорядницькі, виконавчі, оправда тельные, комбіновані;

способу використання - разові й накопичувальні;

числу  позицій, що враховуються - однорядкові й многострочные;

способу заповнення - вручну або за допомогою засобів ав томатизации.

У бухгалтерському обліку й фінансово-кредитних органах прийняті системи документації регулюються діючими єдиними нормативними актами, правилами й інструкціями, розроблювальними Міністерством фінансів України,  службою Державної статистики, Центральним банком України.

По ряду документів розроблені єдині уніфіковані й стандартні форми бланків, що зручно для  комп'ютерної обробки інформації.

Документація, що діє у фінансово-кредитних органах, є повністю уніфікованою й обов'язковою для застосування у всіх організаціях. Зразки уніфікованих документів утримуються в спеціальних альбомах.

При створенні ИС на підприємстві (організації) рекомендується використання уніфікованих форм документів, склад яких визначається в процесі проектних робіт.

При складанні первинного документа дотримуються всі вимоги ДЕРЖСТАНДАРТ, що стосуються  порядку розміщення даних документа в пам'яті машини й  підвищення ефективності автоматизованої обробки.

При проектуванні банківських первинних документів в основному дотримуються вимоги, пропоновані до уніфікованої системи документації.

Для уведення первинних документів у ПК використовуються макети уведення. Макет визначає послідовність розміщення даних первинного документа на екрані дисплея й може мати різні варіанти побудови. Однак у кожному разі змінні реквізити вводяться вручну у відбитий на екрані макет, а постійні й довідкові дані - автоматично. Одночасно здійснюється візуальний і машинний контроль за розташовуваною інформацією. При виявленні помилкового запису на екрані высвечивается діагностичне повідомлення й записи підлягають коректуванню.

Розвиток засобів обчислювальної техніки й методів програмування, що використовують графічний інтерфейс, дозволили  створити електронний документом.

Електронний документ - структурована копія первинного Документа, відбита в пам'яті машини й на екрані дисплея. Електронний документ повинен відповідати всім вимогам УСД; містити всі необхідні реквізити в порядку, що відповідає вимогам комп'ютерної обробки Поряд з текстовим змістом застосовується кодування реквізитів- ознак, по яких ведеться угруповання інформації.

Технологія обробки електронного документа передбачає наявність у комп'ютері розроблених машинною програмою макетів всіх необхідних первинних документів. Перелік первинних документів утримується в "меню" програми (наприклад, у програмі "1C Бухгалтерія" у функції "Документи"). При виклику відповідного найменування документа на екрані дисплея з'являється макет документа иосуществляется заповнення реквізитів.

При заповненні документа користувач робить мінімум ручних операцій. Одночасно здійснюється візуальний і машинний контроль; высвечивается діагностичний контроль і відбувається коректування помилкової інформації. Заповнені документи містяться в журнал (реєстр) документів, зберігаються там установлений час і можуть видаватися "на екран" і "на печатку" у будь-який час.

Створення електронного документа не виключає й ручного уведення в комп'ютер первинних документів, що надійшли на паперових носіях. У цьому випадку також створюється електронний документ, що відбивається на екрані дисплея, реєструється в журналі документів, а потім зберігається в базі даних на жорсткому диску. .

Удосконалювання документації припускає скорочення зайвих, другорядних і дублюючих реквізитів. Але головна увага приділяється автоматизації складання документів.

Можливість створення форм первинних документів, відбитих на екрані дисплея ПК, дозволяє впровадити в організації безпаперову технологію, що забезпечує машинне формування первинних документів. Електронний документ у цьому випадку виконує функції первинного документа й має юридичну чинність, тому що підписується укладачем; авторизація формування документа захищена паролями, що забезпечують обмежений доступ до ПК і інформаційної бази.

Результатом рішення економічних завдань на ПК є одержання зведених документів: різних зведень, таблиць, згрупованих по певних ознаках. Узагальнені дані можуть бути представлені на паперових носіях, візуальним відображенням на дисплеї, а також на машинних носіях 

В умовах АРМ все більшого значення набувають форми висновку на екран дисплея у вигляді таблиць, а також графічних зображень.   

Найважливішим способом висновку зведених даних для користувача як і раніше залишаються паперові носії, одержувані на друкувальних пристроях (лазерних, матричних, струминних принтерах).

До вихідних зведень пред'являються наступні вимоги:

- достатній для цілей керування склад показників, вірогідність відбиваних даних і їхнє логічне розташування;

-           видача зведень на зазначений термін (у регламентному режимі) і при відповіді на запит.

ПК повинен виготовляти готові для використання таблиці: друкувати титульний аркуш, заголовну частину, зміст таблиці й  частину, що оформляє. Тому відповідно до  машинної програми виробляється автоматичне заповнення всіх таблиць у заданій послідовності. Все це дозволяє одержати на ПК готову вихідну форму, що має юридичну чинність і придатну для використання на будь-якому рівні керування.

Форми висновку можуть бути призначені як для зовнішніх, так і для внутрішніх користувачів. Зведення для зовнішніх користувачів - це сукупність строго регламентованих зведених звітів уніфікованої форми, надаваних вищестоящим організаціям і різним користувачам. Як правило, у всіх машинних програмах їхній склад і структура жорстко регламентовані й відхилення неприпустимі.

Одержання зведень (зведених таблиць) для внутрішнього користування передбачено в типових і індивідуальних проектах. Склад їх досить різноманітний і залежить від вимог керівництва, пов'язаних зі здійсненням різних функцій керування.