Методические рекомендации по подготовке и проведению мероприятий в учреждениях дополнительного образования

  Муниципальное образовательное автономное учреждение

дополнительного образования

«Центр развития творчества детей и юношества города Кирова»

Методические рекомендации по подготовке и проведению мероприятий в учреждениях дополнительного образования детей и юношества    

Киров, 2024

В современной России организации и проведению мероприятий учреждений дополнительного образования детей и юношества уделяется всё больше внимания. Мероприятие – одна из наиболее эффективных форм организации образовательного процесса и учебно – воспитательной работы.

Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным Законом «Об образовании в Российской Федерации», Конвенцией ООН о правах ребёнка, Концепцией развития дополнительного образования детей и юношества в РФ, Концепцией духовно-нравственного развития и воспитания личности гражданина России и др.

Методические рекомендации помогут организовать процесс планирования, подготовки, проведения и оценки результатов проведения мероприятий.

Под мероприятиями учреждения дополнительного образования детей и юношества понимают систему комплексных педагогических акций, которые проводятся в рамках учебно-воспитательной работы с целью повышения качества предоставления образовательных услуг и максимального удовлетворения культурных, духовно-нравственных и художественно-эстетических потребностей населения.

К таким мероприятиям относят:

-         концерты (посвященные государственным, профессиональным, народным и другим праздникам), сольные концерты, отчетные, годовые концерты детских объединений, фотовыставки, выставки, посвящённые теме года, новогодние выставки-конкурсы, посвящение в кружковцы; мастер-классы; фестивали, олимпиады; творческие отчеты; детские праздники, родительские собрания с концертами учащихся; просветительские и иные мероприятия.

Порядок планирования и подготовки мероприятий

План мероприятий разрабатывается уполномоченными сотрудниками учреждения, как правило, обсуждается на методическом совете, педагогическом совете, совещании и утверждается директором.

Процесс планирования включает в себя определение перечня мероприятий, обеспечивающих реализацию целей учебно-воспитательной работы учреждения, форм, методов и средств их проведения.

План учебно-воспитательной работы представляет собой документ, включающий в себя комплекс мероприятий с описанием сроков исполнения и ответственных за их проведение.

Планирование и подготовка каждого мероприятия включает в себя определение и утверждение:

-         цели и задач мероприятия;

-         положения, программы и сценария проведения;

-         сроков и места проведения;

-         ответственных за мероприятие в целом;

-         ответственных за каждое направление мероприятия и его ресурсное обеспечение;

-         количества участников;

-         определение роли участников мероприятия (ведущие, гости, артисты и пр.);

-         общей продолжительности мероприятия с указанием времени начала и окончания, даты проведения;

-         средств обеспечения безопасности проведения и формы охраны общественного порядка;

-         материально – ­технического обеспечения: оформление сцены, реквизит, аппаратура, видео-фотосъемка, костюмы, инструменты, аудиовидеотехника, афиши, визитки, призы и т.п.

В случае целевой ориентации на творческое состязание (конкурс) организаторам рекомендуется разработать Положение, регулирующее вопросы участия и оценивания заданий.

Положение может включать в себя: цели и задачи; порядок и условия проведения; условия участия; критерии оценивания; порядок награждения победителей и т. п., Положение обсуждается на методическом совете, педагогическом совете, совещании и утверждается директором.

Порядок организации мероприятий

         Для повышения эффективности и оптимизации деятельности сотрудников учреждения целесообразно придерживаться следующих правил организации мероприятий.

§     Информацию о месте, времени и содержании мероприятия осуществляет администрация посредством размещения её на информационных стендах, в социальных сетях, мессенджерах, сайте учреждения и пр.

§     Перечень лиц, получающих официальные приглашения на мероприятия, определяется и направляется адресатам администрацией учреждения.

§     За каждое мероприятие, включенное в план учебно-воспитательной работы, назначается ответственный из числа педагогических работников и администрации учреждения.

§     Для включения в творческое мероприятие проводится предварительный отбор номеров, при необходимости – прослушивание и просмотр членами художественного совета учреждения или иными уполномоченными.

§     Разработка тематических положений, программ и сценариев мероприятий осуществляет творческая группа из числа сотрудников учреждения.

§     Ответственный за проведение мероприятия:

-                   разрабатывает положение и программу мероприятия;

-                   вносит на рассмотрение и согласование положение и программу мероприятия;

-         вносит на рассмотрение и согласование проект сметы расходов;

-         оформляет текстовый вариант сценария;

-         определяет ответственного, предоставляет ему программу мероприятия с указанием необходимых действий к каждому пункту программы;

-         организует подготовку помещения для мероприятия;

-         проверяет пути эвакуации и готовность средств пожаротушения на случай возникновения чрезвычайных ситуаций;

-         обеспечивает эвакуацию посетителей в случае угрозы и возникновения чрезвычайных ситуаций;

-         отвечает за качество проведённого мероприятия;

-         проверяет порядок в помещении после завершения мероприятия;

-         организует внесение посетителями мероприятия записей (отзывов и пожеланий) в Книгу отзывов;

-         предоставляет в администрацию сведения для подготовки сводного отчёта.

§     Дежурный за сценой обеспечивает дисциплину и своевременный выход выступающих на сцену.

§     Ответственность за подготовку творческих номеров внешний вид и поведение обучающихся возлагается на педагогов. В случае отсутствия у участника концертной формы и обуви ответственный за проведение мероприятия имеет право не допустить участника до выступления.

§     Контроль качества и порядка проведения творческих мероприятий осуществляется администрацией учреждения. Итоги проведения мероприятий рекомендуется обсуждать на заседаниях художественного совета методических объединений, педагогическом совете.

§     Регламент проведения конкретного мероприятия утверждает руководитель учреждения.

Присутствующие на мероприятии

§     Присутствующими на мероприятии как правило, являются:

-         обучающиеся учреждения, являющиеся непосредственными участниками мероприятия;

-         иные физические лица, являющиеся непосредственными участниками мероприятия;

-         обучающиеся учреждения, являющиеся зрителями мероприятия;

-         законные представители обучающихся;

-         работники учреждения;

-         сторонние физические лица.

-         Присутствующим на мероприятии как правило, разрешают видеосъемки, аудиозаписи за исключением запрета на конкретном мероприятии.

§     Ответственные лица желательно наделять полномочиями удалять с мероприятия гостей и зрителей, нарушающих порядок.

§     Присутствующих на мероприятии необходимо информировать об обязанности:

-         соблюдать порядок на мероприятии и регламент его проведения;

-         бережно относиться к помещениям, имуществу и оборудованию учреждения;

-         уважать честь и достоинство других посетителей мероприятия.

-         присутствовать на мероприятии в одежде и обуви, соответствующей его регламенту.

-         поддержании порядка на мероприятии;

-         выполнении требований ответственных лиц;

-         необходимости незамедлительно сообщать ответственным лицам о случаях обнаружения подозрительных предметов, вещей, о случаях возникновения чрезвычайных ситуаций;

-         при получении информации об эвакуации действовать согласно указаниям ответственных лиц, соблюдая спокойствие и не создавая паники.

§     Присутствующих на мероприятии необходимо заранее оповестить о том, что им запрещается:

-         присутствовать на мероприятии в неопрятной, грязной или не соответствующей тематике мероприятии одежде и обуви;

-         приносить с собой и употреблять алкогольные напитки;

-         приносить с собой огнеопасные, взрывчатые, пиротехнические, ядовитые и пахучие вещества, колющие и режущие предметы, стеклянную посуду, газовые баллончики;

-         курить в помещениях и на территории учреждения;

-         приводить и приносить с собой животных;

-         совершать поступки, унижающие или оскорбляющие человеческое достоинство других посетителей, работников учреждения;

-         использовать площади учреждения для занятий коммерческой, рекламной и иной деятельностью, независимо от того, связано ли это с получением дохода или нет;

-         осуществлять агитационную или иную деятельность, адресованную неограниченному кругу лиц, выставлять на показ знаки или иную символику, направленную на разжигание расовой, религиозной, национальной розни, оскорбляющую посетителей, работников учреждения;

Требования запрета могут быть установлены для каждого мероприятия в отдельности или в целом для всех мероприятий учреждения.

§     Практика показывает, что наиболее эффективным методом для соблюдения правил проведения мероприятий является недопущение нарушителей к другим мероприятиям, проводимым в Учреждении.

§      Кроме того, присутствующие на мероприятии должны быть поставлены в известность о том, что в случае причинения учреждению ущерба они несут иную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Порядок посещения мероприятий

§     Как правило наиболее оптимальное время для открытия входа посетителей в помещение, в котором проходит мероприятие – 20-30 минут, а прекращение – 5-10 минут до начала мероприятия. Однако, в отдельных случаях это время может изменяться в соответствии с типом и формой проведения мероприятия.

§     Большинство организаторов рекомендуют вход посетителей на мероприятие после его начала разрешать только по согласованию с ответственным лицом и при условии того, что пришедшие не нарушают порядка мероприятия.

§     В большинстве требований к организации и проведению мероприятий указывают, что посетители неопрятного вида на мероприятие не допускаются, а администрация учреждения оставляет за собой право самостоятельно оценивать соответствие внешнего вида посетителей формату и имиджу мероприятия, поскольку это является важным фактором создания его атмосферы, что в конечном итоге отражается на эффективности мероприятия.

§     Совершенно естественно, что необходимо строгое ограничение доступа на мероприятие агрессивно настроенным лицам, а также лицам с признаками алкогольного (посталкогольного) или наркотического опьянения.

§     Следует также отметить, что обучающиеся, по своему желанию посещающие мероприятия, которые не включены в план работы их объединения, обязаны выполнять требования организаторов и соблюдать нормы и правила поведения во время их проведения. Эти требования рекомендуется озвучить всем обучающимся, как правило, это делает руководитель детского объединения.

§     Важным моментом является установление возрастных ограничений на посещение мероприятий. При этом следует руководствоваться нормами федерального закона «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию».

§     Следует также обязать организаторов до начала мероприятий объявлять правила поведения и (или) проводить инструктаж для обучающихся и иных участников.

§     До начала мероприятия учреждение определяет:

-         право или запрет на ведение во время мероприятий аудио, фото и видеозаписи;

-         право или запрет на пользование мобильной связью во время его проведения;

-         право или запрет на повторный вход на мероприятие.

Оценка качества проведения мероприятия

Оценку качества проведения мероприятия целесообразно проводить на основе отчёта ответственного, отзывах людей, присутствовавших на мероприятии, результатах экспресс-опросов участников и гостей по окончании мероприятия и т.п.

Важными оценки качества проведения мероприятия можно определить:

§     Целесообразность:

-         соответствие мероприятия культурным, духовно-нравственным и морально-этическим ценностям;

-         роль и место мероприятия в системе воспитательной работы Учреждения;

-         соответствие поставленным целям и задачам.

-         отношение педагогов и обучающихся к мероприятию и его результатам, активность, самостоятельность и степень их участия в подготовке и проведении мероприятия;

§     Качество организации и проведения мероприятия:

-     эстетический, нравственный и организационный уровень;

-     соответствие форм, методов и средств проведения мероприятия его целям и задачам;

-     активность, творческий подход и роль педагогов в проведении мероприятия;

-     степень взаимодействия организаторов и участников мероприятия;

-     соблюдение регламента мероприятия;

-     уровень материально-технического обеспечения мероприятия и т.п.

Показатели оценки качества проведения мероприятий утверждаются в процессе подготовки конкретного мероприятия и используются при оценке.

Литература:

1.               Воловик, А.Ф., Воловик, В.А. Педагогика досуга. [Текст] / А.Ф. Воловик, В.А. Воловик. - М.: 1998. - 232 с.

2.               Генкин, Д.М. Массовые праздники./ Д.М. Генкин. - М., 1975. - 140 с.

3.               Ерошенков, И.Н. Культурно -досуговая деятельность в современных  условия./ И.Н. Ерошенков.- М.: НГИК, 1994.-32с.

4.               Жарков. А.Д. Технология культурно-досуговой деятельности. / А.Д.Жарков. - М.: 1998. - 248 с.

5.               Камерон, К. Диагностика и изменение организационной культуры [Текст] / К. Камерон, Р. Куин; Пер. с англ. И.В.Андреевой. – СПб.: Изд-во «Питер», 2005. – 320 с.

6.               Кузицын, Г.М. Проектирование социально-культурных процессов [Текст]: учеб. пособие /Г.М. Кузицын. – 2-е изд., испр. и доп. – Пермь: ПГИИК, 2002. – 161 с.

7.               Культурно -досуговая деятельность: Учебное пособие  /  Под  ред.  Жаркова А.Д., Чижикова В.М.-М.: Издательство МГУК, 1981. - 48 с.

8.               Максютин, Н. Ф. Культурно-досуговая деятельность. / Н.Ф. Максютин - Казань, 2005. - 138 с.

9.               Новаторов, В.Е. Организаторы досуга. / В.Е. Новаторов. – М.: сов. Россия, 1987. - 62с.

10.                     Поплавский, М.М. Досуг как педагогическая проблема. / М.М. Поплавский.– Киев.: 1994. – 188 с.

11.                     Румянцева, З.П. Менеджмент организации [Текст]: Учебное пособие/  З.П.Румянцева, Н.А.Саломатина. - М.: Изд - во «Инфра-М», 2014. – 280 с.

12.                             Смирнов, Э.А. Основы теории организации [Текст]: Учеб. пособие для вузов/Э.А.Смирнов. - М.: Изд-во «ЮНИТИ», 2015. -375с.