Лекция 9

Обмен данными между приложениями Microsoft Office

1.  Способы обмена данными:

1.1.  Статическое копирование пли перемещение данных

1.2.  Связывание данных

1.3.  Внедрение данных

1. Способы обмена данными:

1. статическое копирование пли перемещение данных; 2. связывание данных; 3. внедрение данных.

Описание

1.1. Статическое копирование пли перемещение данных

При статическим копировании или перемещении, вставленные данные становятся составной частью документа, более не связанной с документом и программой, откуда они были получены. Этот метод копирования ли перемещения обычно используется, когда работа идет с одним документом или программой. В данном не всегда существует возможность редактирования данные в новом документе. Если данные были конвертированы в формат, который поддерживает принимающее приложение, редактирование возможно - например, при копировании текста из рабочего листа Microsoft Excel в документ Word. Если, однако, данные не могут быть конвертированы в формат, понятный принимающей программе, то они могут быть выведены на экран или распечатаны, но редактировать их нельзя – например при копировании  растрового изображения из какой-нибудь графической программы в  документ Word.

1.2. Связывание данных

При связывании вставленные данные остаются связанными с документом и программой, откуда они были получены. 

Собственно, полная копия данных хранится только в исходном документе, принимающий документ содержит только ссылку и информацию, необходимую для вывода данных на экран. Если данные в исходном документе подвергаются правке, связанные данные в принимающем документе могут обновляться автоматически или вручную. 

Можно переносить и связывать данные различных типов в различных приложениях Office, например:

§   Часть или весь рабочий лист Excel или диаграмму Excel с документом Word или слайдом PowerPoint;

§   часть или весь документ Word с рабочим листом Excel или слайдом PowerPoint; §           слайд PowerPoint с документом Word или рабочим листом Excel.

Примечание. Нельзя связать данные из программы, относящейся к средствам Office (например, формулу, созданную с помощью Microsoft Equation Editor). Эти программы могут использоваться только для внедрения данных. Связывание удобно в следующих ситуациях:

§   в принимающем документе надо показать только часть исходного документа. Например, вывести на экран в документе Word строку из огромной таблицы Excel. При внедрении данных, в документ будет скопирована вся таблица.

§   Есть один основной документ, который надо видеть на экране в нескольких других документах. Например, документ Word, содержащий инструкции, которые надо показать в нескольких других документах Word и презентациях PowerPoint. Благодаря связыванию можно обновлять данные только в одном месте — в основном документе Word; при этом все копии в других документах также изменятся.

§   Чтобы сократить размер принимающего документа. При связывании принимающий документ содержит только ссылку и информацию, необходимую для вывода данных на экран.

1.3. Внедрение данных

При внедрении вставленные данные сохраняют связь с исходной программой, но не с документом. Фактически исходного документа может не быть, принимающий документ хранит полную копию, как и при статическом копировании. Однако благодаря связи между данными и исходной программой  есть возможность пользоваться этой программой для правки данных. 

Внедрение вместо связывания используется, если надо сохранить независимый фрагмент данных в качестве составной части документа. Поддерживание документов с внедренными данными проще, чем со связанными данными, поскольку не надо следить за местом расположения исходного документа.

При связывании исходный документ нельзя перемещать или переименовывать.

Внедренные данные называются внедренным объектом. В документы Offiсе можно внедрить данные, созданные в другом приложении Offiсе, в одной из программ средств Office или в другой программе, работающей на основе Windows, которая может быть источником данных. 

Организация обмена данными: 

I.        Выделить данные в исходном приложении и выбрать команду Копировать.

II.     Перейти в принимающее приложение и установить курсор в нужное место документа.

III.  В контекстном меню  выбрать команду Специальная вставка.

IV.  В появившемся меню установить переключатель в положение: 

1.      Вставить - для статической вставки;

2.      Связать - для связывания установить переключатель в положение            

Примечание. Если установить переключатель в положение Связать невозможно, значит, данные, находящиеся в буфере обмена, или выделенный формат не годятся для связывания или программа не поддерживает связывание. V. Выбрать один из вариантов:

 Метафайл Windows (EMF) – для вставки блока как рисунка (статическое копирование);  Текст (статическое копирование);

 HTML – копируемой блок становится гиперссылкой, при нажатии на которую осуществляется переход в файл-источник.  

Примечание. Файл-источник необходимо вначале сохранить.

 Объект.. (Word, Excel и т.п.)  - для внедрения объекта. Примечания. 

1.      Для Редактирование связанных данных обычно достаточно двойного щелчка мышью по объекту.

2.      Для Изменения связи перейдите на линейку Данные в группе Подключения команда Изменить связи.

3.      Для внедрения объекта можно воспользоваться командой Объект на линейке Вставка в группе Текст.