Організація руху документів

Організація руху документів

Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванні інформаційно- пошукових систем з документами і контролі за їх виконанням, збері- ганням необхідної інформації для оперативного використання, а та- кож у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.

Рух документів в організації з моменту їх створення або одер- жання до завершення виконання або відправлення створює докумен- тообіг.

Порядок проходження документів здійснюється за схемами для відповідних документів (груп документів), які затверджуються керів- ником організації.

Організація руху документів та ведення діловодства здійснюється за напрямками:

·        загальне діловодство;

·        діловодство з документами обмеженого доступу. Документи, що надходять до організації, проходять первинну обробку, по- передній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, після чо- го ставляться на контроль і передаються виконавцям.

Виконані документи після їх надсилання відповідним адресатам разом із копіями документів-відповідей передаються виконавцями ді- ловодам структурних підрозділів для здачі їх у встановленому поряд- ку до архіву.

Організація руху документів повинна забезпечувати сумісність ручної обробки документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки.