Основні положення щодо документування управлінської діяльності в організації

Основні положення щодо документування управлінської діяльності в організації

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто у створенні управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності й змісту управлінських дій, передавання, зберігання та ви- користання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нор- мативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.

Для забезпечення належної організації документування керівни- цтво визначає конкретний комплекс документів, необхідних і достат- ніх для документування діяльності організації.

Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій, здійснюється відповідно до перелі- ків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів дія- льності організації і затверджуються її керівником.

Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видан- ня розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів здійс- нюється згідно з повноваженнями, визначеними статутом, а також но- рмативними актами, прийнятими відповідним органом у межах своєї компетенції.

Згідно зі статутом організація видає такі розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в організації є:

·        Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, по- станови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

·        здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою вико- нання покладених завдань відповідно до компетенції;

·        потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

Розпорядчі документи видаються обов’язково:

·        з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквіда- ції структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов’язків посадових осіб, відміни, зміни та припинення дії раніше виданих наказів;

·        з питань планування, при визначенні порядку і строків скла- дання планів; у випадках зміни планових показників і встано- влення додаткових планових завдань; при підведенні підсум- ків виконання планів;

·        з питань фінансування, під час затвердження звітів, при зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;

·        з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначен- ня, переведення, звільнення працівників, при вирішенні пи- тань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відря- дження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки, прове- дення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідго- товки кадрів керівних працівників і фахівців організації.

В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих документів вирішується керівництвом організації.

Вирішення найважливіших питань, а також питань, що стосують- ся всіх або декількох структурних підрозділів, викладаються, як пра- вило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються в розпорядженнях керівництва організації.

Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі документи колегіаль- ного органу.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетен- ції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Ці спі- льні документи приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного документа.

Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих ор- ганів, якщо спосіб доведення не визначений у самому документі, до- водяться до апарату в порядку, визначеному керівництвом.

Це може здійснюватися шляхом:

·        видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпо- ряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких   викладається

зміст одержаного документа і засоби його виконання або вка- зівки на дії, що їх повинен здійснити виконавець;

·        розсилки копій документа, якщо одержаний документ не пот- ребує конкретизації завдань щодо його виконання або наді- сланий до відома;

·        ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний до- кумент, під розпис.

У разі потреби документи вищих органів розсилають структур- ним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повнова- жень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням на- йменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засідан- нях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлю- ються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, розшифрована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів друкуються, додаються до матеріалів засідання, а також ви- користовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

Рішення доводиться до відома виконавців – їм надсилають випи- ски з рішень або їх копії.

При здійсненні оперативних зв’язків з вищими органами, мініс- терствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції можна направляти листи, які має право підписувати керівництво згідно з розподілом обов’язків.

Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефоног- рама), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими пра- вилами.

Документальне забезпечення – комплекс операцій з готовими документами (рис. 1.1).

Рисунок 1.1 – Документальне забезпечення на підприємстві

Отже, основними завданнями документаційного забезпечення управління є: фільтрація інформаційних потоків до оптимальної кіль- кості та забезпечення спрощення процесів: збору, опрацювання і пе- редачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Головним нормативно-методичним документом, який регламен- тує єдиний порядок складання документів, оформлення і роботу з до- кументами, є індивідуальна інструкція з документознавства. Всі особ- ливості організації діловодства конкретної установи повинна відображати індивідуальна інструкція з діловодства, при розробці якої слід спиратись на загальнодержавні нормативи. Інструкція повинна бути в кожному структурному підрозділі організації. Інструкція з ді- ловодства повинна враховувати усі особливості як складу документів, так і технології їхньої обробки у конкретній установі.

Таким чином, для будь-якої організації життєво важливим є пос- тійне удосконалення документаційного забезпечення управління і це впливає на якість прийняття управлінських рішень.