Основнi завдання пiдсистеми “Управлiння документообiгом”.

Основнi завдання пiдсистеми “Управлiння документообiгом”.

Реєстрація і збереження документів у системі

Підсистема “Управлiння документообігом” оперує не доку- ментами як такими, а елементами інформації, поставленими у відповідність кожному реальному документу, при його реєстрації в системі. Реєстрації в системі підлягає будь-який до- кумент, поза залежністю від типу носія, на якому він поданий.

При реєстрації документа в системі заповнюється елек- тронна реєстраційна картка, в яку заноситься основна інфор- мація про документ у структурованому вигляді. Крім загаль- них вiдомостей про кожний документ, до бази даних можна за- нести електронний варiант його оригіналу. На сьогоднішній день застосовуються два підходи до організації збереження електронних документів.

Перший полягає в тому, що власне тіла документів зберігаються у файловій системі серверної операційної систе- ми.

Другий підхід припускає збереження тіл документів у базі даних. У підсистемі “Управлiння документообігом” реалізу- ються обидва підходи. Наприклад, якщо електронний аналог документа подано у якийсь файл на диску, то при реєстрації такого документа можна просто зазначити повний шлях до цього файла. Файл буде оброблюватися за допомогою зв’яза- ного з ним додатка, виклик якого може бути здійснений як із самої підсистеми, так і ззовні. Але, крім того, копiю оригiналу документа можна помістити безпосередньо в базу даних у ви- гляді OLE-об’єкта або тексту. Однак при цьому документ стає цілком недоступним поза системою.

Надалі під терміном “документ” в СУД ми розумітимемо набір інформації про реальний документ, що зберігається в базі даних системи, і доступної при перегляді або редагуванні відповідної йому реєстраційної картки. Елементами докумен- та будемо називати всі реквізити, що вказуються в реєстраційній картці цього документа.

У структурі кожного документа в підсистемі “Управлiння документообігом” можна виділити основні блоки таких типів: блок заголовка і блок позицій. Блок заголовка містить поля, загальні для всього документа і єдині на весь документ. По- зиції документа є блоком документа, в якому містяться дані, число яких у документі може бути довільним. Блок позицій представляється в табличному вигляді, і кожнiй позиції (полю з блока позицій) відповідає визначений стовпець таблиці. Для підтримки однаковості збереження документів і їхнього об-

роблення всі документи в системі підкоряються єдиній струк- турі з зарезервованим числом полiв різних типів, призначення яких визначає користувач під час настроювання. Для кожного з елементів документа — поля заголовка, стовпців позицій, підсумкових сум за позиціями і перемінними, використовува- них у розрахунках, зарезервовані в системі умовні iмена-мне- монiки, однак кожному з них можна дати свій опис.

Визначені поля документів можуть бути використані для вибору і підстановки в них значень з аналітичних довідників. Наприклад, з довідників підрозділів або співробітників, то- варiв, постачальникiв, клiєнтiв тощо. При цьому можна зада- вати параметри добору інформації з довідників. Крім спо- конвічно закладених у підсистему довідників, можна створю- вати свої користувальні списки для аналітики.

При реєстрації документа в системі можна зазначити доку- менти-джерела, інформація з який може бути перенесена до документа, що реєструється, за спеціально настроюваною схе- мою, а також документи-приймачі, це документи, до яких може бути перенесена необхідна інформація. Крім того, до кожного документа можна оформити декілька додатків. У загальному випадку в підсистемі “Управлiння документообігом” з кожним документом може бути зв’язана довільна кількість файлiв на дисках (так званi “зовнішнi” додатки), а також декілька “внутрішнiх” додаткiв у вид текст і ОLE-об’єктів. Цей зв’язок задається при настроюванні варіантів документів і уточ- нюється при заповненні реєстраційної картки для кожного до- кумента. При створенні нових “внутрішніх” текстових додатків до документів у них можна передавати деяку інформацію з ба- зи даних у вигляді параметрів. Передані параметри визнача- ються при настроюванні відповідного варіанта документів.

Класифікація документів у СУД

Усі документи, роботу з котрими необхідно автоматизува- ти, насамперед варто розбити на основні види залежно від їхнього призначення, прив’язки до завдань і доступу до них співробітників функціональних служб.

У системі прийнята наскрізна нумерація документів одно- го виду. Правило формування реєстраційних номерів доку- ментів може бути задане при настроюванні кожного виду до- кументів у вигляді спеціальної маски.

Усередині виду документи розрізняються за варіантами. Кожний варіант документа описує конкретну структуру доку- мента, аналітичні, сумарнi, розрахункові й інші поля (реквізи- ти), форму введення для реєстраційної картки, алгоритми за- повнення, перевірки й оброблення, бланки друкування, пе- релік можливих станів і операцій, що можна виконати залеж- но від сукупності станів документа.

При настроюванні варіанта документа передбачено такі можливості:

·      завдання ознаки варіанта, який використовують при нумерації документів;

·      визначення структури документа;

·      описання довідників системи, які використовують при заповненні реєстраційних карток документів,

·      настроюванні екранної форми введення (реєстраційної картки) документа;

·      завдання формул розрахунку значень по замовчанню, а також формул перерахування і перевірки для елементів документа;

·      указівка можливих станів документа і настроювання необхідних операцiй по документу;

·      заповнення стандартного списку розсилання, що буде діяти по замовчанню для всіх документів даного варіанта;

·      завдання переліку реєстрів для вибору документів- основ;

·      укладання списків реєстрів документів-джерел і настроювання схем копіювання даних із джерел;

·      укладання списку варіантів документів-приймачів і на- строювання відповідних схем копіювання даних;

·      настроювання макетів друку документа;

·      укладання типів додатків до документа та їхнє настро- ювання;

•  настроювання сценаріїв заповнення реєстраційної картки документа.

Реєстри документів

Документи одного виду можуть об’єднуватися за визначе- ними умовами в реєстри. Будь-які дії з документами — пере- гляд, пошук, додавання, видалення, зміна з відкриттям форми введення (реєстраційної картки), запуск операцій тощо роб- ляться тільки через реєстри документів.

Реєстр являє собою таблицю відсортованих заданим спо- собом документів за визначений період, що відповідають не- обхідним критеріям.

Критерій добору документів, зовнішній вигляд реєстру та інформація про документи (наприклад, будь-які поля доку- ментів або стани документів), яка відбивається в реєстрі, виз- начає користувач.

Той самий документ може одночасно входити до різних реєстрів, якщо його реквізити відповідають заданим у цих реєстрах критеріям добору документів. Також документи мо- жуть автоматично переміщуватися з одного реєстру до іншого залежно від свого стану внаслідок виконання передбачених для кожного документа операцій.

Операції та етапи оброблення документів

Будь-який документ у системі може мати декілька можли- вих станів, наприклад, “оформлений”, “погоджений”, “затверд- жений” тощо, і може змінювати свій стан у міру вчинення дея- ких операцій.

Можливі операції настроюються в цілому для варіанта до- кументів. Кожній операції привласнюється код, дається най- менування, указується, при якій комбінації станів операція до- ступна для виконання і як по завершенні операції змінюються стани, а також у якому стані повинен бути документ, щоб мож- на було зробити “відкат” операції, і в який стан повинен він пе- рейти після відкату.

При реєстрації факту вчинення будь-якої операції по до- кументу зберігаються такі ключові дані: коди виду і варіанта документа, реєстраційні дата і номер документа, код операції і дата/час її виконання. Також фіксуються код АРМ і код кори- стувача, що зробив операцію. Для кожного документа в сис- темі ведеться історія зроблених по ньому операцій із мож- ливістю її детального перегляду.

Маршрутизація документів

У модулі “Управлiння документообігом” імітація руху до- кумента за визначеним маршрутом реалізується шляхом послідовного відображення цього документа в міру зміни його стану в різних відповідним чином настроєних реєстрах без фізичного його переміщення.

Повноцінна маршрутизація документів із контролем їх виконання забезпечується дотриманням певних умов при на- строюванні системи.

1.  У процесі опрацювання кожного варіанта документів за- значити етапи оброблення документів (операції по документах)

2.  Заповнити списки розсилання для необхідних варіантів документів, що будуть підставлятися по замовчанню в усі до- кументи цих варіантів. Для завдання “жорсткої” маршрути- зації при настроюванні варіанта можна встановити прапор “Заборонити зміну маршруту”. Жорстка маршрутизація за- кладається в опис моделі ділового процесу на етапі впровад- ження системи, але надалі, у випадку зміни порядку функціонування апарата керування, вона може видозмінюва- тися.

3.  Настроїти необхідні реєстри документів із різними умо- вами добору документів за їхніми станами. У підсумку той са- мий документ зможе послідовно “переходити” з одних реєстрів в інші при зміні свого стану в результаті виконання встановлених для нього операцій.

4.  Задати права доступу груп користувачів за настроєними реєстрами, настроїти виклики необхідних реєстрів у меню кожного з АРМiв.

Для здійснення контролю виконання документів у підсис- темі реалізуються такі функції:

·      Контроль доставки документа. У списку розсилання документа фіксуються дата і час надходження докумен- та до кожного адресату.

·      Контроль прочитання документа. Кожний користу-

вач може підтвердити своє ознайомлення з документа- ми, що надійшли до нього. При цьому в списку розси- лання документа проставляється оцінка в графі “Оз- найомлений” навпроти відповідного адресата.

·      Моніторинг і контроль виконання документа. Для

кожного документа в реєстрі відображається його по- точний стан.

·      Контроль термінів виконання. У меню може бути на- строєний спеціальний пункт для перегляду документа, для якого прострочена дата виконання (або на будь- якому з етапiв їхнього оброблення).

·      Історія виконання документів. За будь-яким доку- ментом можна переглянути історію всіх виконаних по ньому операцій, у якій містяться вiдомостi про дату і час учинення кожної операції, виконавцiв операцій, а також докладні зведення про змiст деяких спеціальних операцій.

Для інформаційної сумісностi модулів корпоративної інформаційної системи передбачено таке:

·      усі підсистеми працюють з єдиною базою даних;

·      припускається організація розподіленої бази даних для роботи з нею різних підсистем;

·      iснує довідник підсистем, що входять до комплексної системи автоматизацiї пiдприємства;

·      список підсистем визначає розробник системи;

·      кожна підсистема має свій набір звітів і свій “EXE”-мо- дуль, що знаходиться в окремій директорії.

Наразі компанією “IНФОСОФТ” розроблено новий про- грамний продукт “Управлiння документообігом”, що являє собою окремий модуль корпоративної системи, призначений для автоматизації діловодства. У цій підсистемі реалізується розширений набір функцій, що забезпечують рішення завдань керування документообігом підприємства: реєстрація, збере- ження й оброблення електронних документів та облікових карток паперових документів (договорів, листів, наказів, про- токолів тощо), а також організація взаємодії користувачів при вирішенні виробничих завдань.

Підсистема “Управлiння документообігом” надає корис- тувачеві ПЕОМ такі можливості:

·      класифікація документів;

·      реєстрація будь-яких електронних документів у системі і створення облікових карток для паперових документів;

·      побудова форм уведення реквізитів документів і алго- ритмів їхнього оброблення;

·      створення макетів для друкування документів;

·      створення повнотекстових документів і додатків до них у різних форматах, у тому числі в текстовому вигляді та у вигляді ОLЕ-об’єктiв;

·      використання довільних довідників системи при за- вданні атрибутів документів;

·      можливість відбитка в однім документі одночасно декількох таблиць із довільною кількістю рядків і стовпчиків;

·      автоматичний розрахунок полiв документів по заданих формулах;

·      пошук документів за їхніми реквізитами;

·      зв’язок документів;

·      завдання етапів оброблення й операцій за документами, контроль виконання документів;

·      визначення маршруту оброблення документа і рух до- кументів за заданими маршрутами;

·      постановка документів на контроль;

·      автоматичне виконання операцій за документами;

·      переведення даних з позицій документів у текстовий редактор WORD з розширенням TXT і RTF;

·      передача даних у додатки WORD, EXCEL, ACCES;

·      автоматична реєстрація звітів у вигляді документів, можливість виклику звіту з документа;

·      робота з HTML-документами;

·      робота з електронною поштою (E-mail );

·      створення, автоматичне ведення і друкування реєстрів документів;

·      розмежування прав доступу користувачів до реєстрiв документів;

·      настроювання меню для АРМiв;

·      функції адміністрування бази даних;

·      ведення різних довідників;

·      побудова довільних звітів і макетів для їхнього друку- вання, а також можливiсть надавати різні iншi сервісні функції.