Основные операции в программе Microsoft Word

Основные операции в программе Microsoft Word

Основные операции с текстовыми файлами, их назначение и соответствующая команда в меню представлены в таблице 8.2.

Таблица 8.2

Операции с файлами в программе Microsoft Word

Создать новый документ можно на основе шаблона. Шаблон – это служебный файл с расширением *.dot, который содержит информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа. Шаблоны используются для упрощения подготовки типичных документов (стандартные формы бланков, планов, отчетов, объявлений, брошюр, деловых писем и факсов). В стандартный комплект поставки пакета MS Office включены шаблоны для наиболее распространенных типов документов.

При сохранении файлу по умолчанию присваивается имя Документ 1 (2,3…) и расширение doc.

В программе Word имеется возможность автоматического сохранения документов. Режим автосохранения записывает документ во временный файл через определенные промежутки времени. При повторном запуске Word восстанавливает временный файл режима автосохранения. Включение режима автосохранения: меню Сервис-Параметры, вкладка Сохранение.

Этапы подготовки текстового документа:

·                   ввод текста;

·                   редактирование текста;

·                   форматирование;

·                   сохранение документа;

·                   печать документа.

Правила ввода текста:

·       текст набирается с клавиатуры;

·       слова разделяются пробелами;

·       пробелы ставят после знаков препинания;

·       переход на новую строку происходит автоматически;

·       в конце абзаца нажимается клавиша Enter.

При редактировании исправляются ошибки, неправильные символы удаляются клавишами Delete и BackSpace. Ошибки могут обнаруживаться и справляться автоматически. Орфографические ошибки подчеркиваются красной линией, а грамматические – зеленой. Включение режима автоматической проверки: меню Сервис-Параметры, вкладка Правописание.

Более сложные операции редактирования текста (копирование, перемещение, удаление) приходится выполнять с различными по размеру фрагментами текста, которые предварительно должны быть выделены.

Для выделения фрагментов текста используются различные способы. Выполнение некоторых способов происходит с помощью полосы выделения. Полоса выделения – вертикальная полоса слева от текста, используемая для выделения текста с помощью мыши.

Способы выделения фрагментов текста представлены в таблице 8.3.

Таблица 8.3

Выделение фрагментов текста

С выделенными фрагментами текста можно выполнять операции копирования, перемещения и удаления (табл. 8.4).

Таблица 8.4

Операции перемещения, копирования и удаления фрагментов текста

Отличие операции копирования от операции перемещения заключается в том, что при копировании фрагмент остается на старом месте и появляется в новом, а при перемещении он удаляется со старого места. Копировать и перемещать фрагменты текста можно:

·       внутри одного документа;

·       из одного документа в другой;

·       из программы Word в любое другое Windows-приложение.

Изменить внешний вид текста можно с помощью форматирования текста.

Основные приемы форматирования:

·       форматирование символов - изменение параметров шрифта (гарнитура, размер, начертание, цвет и др.);

·       форматирование абзацев - изменение параметров абзаца (выравнивание, позиция красной строки, межстрочный интервал и др.);

·       создание маркированных и нумерованных списков;

·       обрамление и заливка текста.

Форматирование текста может происходить двумя способами:

·       сначала задаются параметры форматирования, затем вводится текст в соответствии с этими параметрами;

·       сначала вводится текст, затем выделяются фрагменты текста и назначаются параметры форматирования.

Организация списков.

Списком называется фрагмент текста, в котором присутствует перечисление любого типа.

Списки бывают:

·                   нумерованный – элементам списка присваивается номер по порядку;

·                   маркированный – элементам списка присваивается какой-либо символ (маркер);

·                   многоуровневый список – элементы списка нумеруются с отображением их уровня.

Форматирование текста намного быстрее можно производить, используя готовые стили.

Стиль – это поименованный и сохраненный набор значений параметров форматирования элементов текста (абзацев и символов), который можно использовать многократно.

Все операции по форматированию текста находятся в меню Формат-Шрифт, Абзац, Список, Границы и заливка, Стили.

Одним из основных этапов подготовки текстового документа является форматирование страниц.

Страницы документа являются важным объектом форматирования. От заданных параметров страницы зависит, как будет выглядеть распечатанный текст на бумаге.

Форматирование страницы состоит:

·       в выборе размера листа и установки полей (меню Файл-Параметры страницы, вкладки Размер бумаги и Поля);

·       разбивке на страницы (меню Вставка-Разрыв или Ctrl+Enter);

·       расстановке номеров страницы (меню Вставка-Номера страниц);

·       организации колонтитулов (меню Вид-Колонтитулы). Колонтитул – это текст, который размещается в верхнем или нижнем поле страницы и повторяется на каждой странице документа.

Масштабирование текста на экране предоставляет возможность более удобной подготовки документов с очень крупным или мелким шрифтом. При масштабировании размеры текста и его расположение на странице не изменятся, а изменится только его размер на экране. Изменение масштаба: меню Вид-Масштаб.

Возможность предварительного просмотра документа позволяет увидеть на экране его в том виде, в каком он будет выведен на печать. Для этого используется меню Файл-Предварительный просмотр.

Программа Microsoft Word позволяет работать сразу с несколькими текстовыми документами, каждый из которых будет обрабатываться в своем окне документа. Для этого надо открыть или создать несколько документов. На экран выводится текущий документ. Чтобы перейти в окно с другими документами, надо воспользоваться командой (имя документа)  в меню Окно.

При необходимости весь текст или фрагмент можно разбить на несколько колонок, предварительно выделив его (меню Формат-Колонки).

Часто информацию в документе требуется представить в табличном виде. Все операции по созданию, выделению элементов, редактированию и форматированию таблиц представлены в меню Таблица (таблица 8.5).

Таблица 8.5

Основные операции с таблицами

Word позволяет автоматически создавать оглавление текстового документа.

Оглавление (содержание) – это отображение структуры документа в виде списка, состоящего из названий глав, разделов, параграфов и других подзаголовков. Оглавление составляется из заголовков документа. Для создания оглавления необходимо предварительно отформатировать заголовки документа с применением соответствующих стилей заголовков.

Автоматическое создание оглавления: установить курсор в место вставки оглавления, меню Вставка-Ссылка-Оглавление и указатели, вкладка Оглавление, выбрать нужный формат оглавления и ввести необходимые параметры. Для удаления оглавления нужно его выделить и нажать клавишу Del.

Скачано с www.znanio.ru