Основные виды официальных писем

Основные виды официальных писем

Официальные письма могут быть разных видов:

§  Деловое письмо;

§  Письмо-запрос информации;

§  Письмо-жалоба;

§  Письмо-заявление о приеме на работе;

§  Письмо-жалоба;

§  Письмо-извинение.

Структура делового письма

Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

§  имя руководителя;

§  его должность;

§  название компании отправителя;

§  номер дома, улица;

§   город, почтовый индекс;

§  страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”
154  Sadovaya St

Moscow 123456

Russia

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».

Дата

Дата располагается  под реквизитами,  отступ  три строки. Вариантов написания даты несколько:

§  July 28, 2017;

§   July 28th, 2017;

§  28 July, 2017;

§   28th July, 2017.

 Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

§  полное имя получателя;

§  должность;

§  название компании;

§  номер дома, улица;

§  город, почтовый индекс;

§  страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:

§  Mr. (мистер, господин),

§  Dr. (доктор),

§  Ms. (мисс, для незамужней женщины),

§  Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

25 Downing St

London SW1A 2AB

United Kingdom

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

§  Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear…»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer  Grey.

§  Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.

§  В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.

§  Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие:  Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются  все документы,  прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Структура письма	Речевые модели
1.     Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner)	Dear Sir or Madam  — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2.     В первом  абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!)	I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить…. I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы… I am interested in… — Меня интересует… I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о… I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся… I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где… I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа…
3.     Конец письма в соответствующей форме:
Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой	Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением…
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо  заканчивается	Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением…

Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

§         I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…

§          In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…

§          There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.

§          The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.

§          It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.

§          The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.

§          Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…

§         The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.

§          The price was expensive enough. – Цена была завышена.

§         It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…

§          In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…

§          I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:

§ I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…

§ I am writing in connection with… — Я пишу в связи…

§ I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…

§ I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…

§ I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…

§ My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…

§ As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…

§ I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…

§ I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.

§ I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

Деловое рекомендательное письмо на английском языке

В рекомендательных письмах содержится информация о рабочих умениях,  навыках, знаниях, опыте, заслугах рекомендуемого человека и оценка его работы предыдущим руководителем.

Дополнительные речевые модели для рекомендательных писем:

§ I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…

§ …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад  сделать это.

§ …distinguished himself / herself … показал себя как…

§ His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…

§ He/she is а  creative person… Он/она креативная личность…

§ His / her excellent  capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…

§ While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…

§ His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…

§ The only weak spot  that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…

§ I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.

§ I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.

Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:

§ Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!

§ In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season!  — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник   … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!

§ Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! —  С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:

§ I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …

§ Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …

§ I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.

§  I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…

§ Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Фразы для приглашения:

§ You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…

§ Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.

Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:

§ Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.

§ We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…

§ We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать )Вам…

§ Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Вывод

Официальное письмо состоит из следующих частей:

Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

 

SEMI-FORMAL LETTER

Полуофициальные письма обычно пишут редакторам газет, журналов, радиопрограмм, телевизионных программ с целью поделиться своими мыслями по поводу интересующей вас проблемы и повлиять на общественное мнение. Кроме того, полуофициальные письма пишутся людям, которых вы не знаете очень хорошо или когда вы хотите быть более вежливыми и уважительными по отношению к ним (родителям друга, школьному учителю и т.д.)

При написании таких писем язык должен быть более литературным, а не разговорным, постарайтесь НЕ писать сокращения (Don`t Do not), может только пару раз, не используйте фразовые глаголы и идиомы.Тон письма должен быть вежливым и уважительным.

Полуофициальное письмо пишется следующим образом.

1.     Приветствие (Greeting).

Есть два вида приветствий:

• если в задании нет имени и фамилии того человека, которому вы пишите, то начинайте таким образом: Dear Sir or Madam. Если известно, что это мужчина (но имя и фамилия в задании не указаны), то пишем Dear Sir, если известно, что это женщина, но опять-таки не указаны ее имя и фамилия в задании, то пишем Dear Madam;
• если в задании сказано кому вы пишите письмо, то переписываем из задания. Например, Dear Mr Brown или Dear Mrs Green, или Dear Ms White, или Dear Mr and Mrs Baker. Что касается точки после сокращений Mr, Mrs, Ms, то в английском варианте она не ставится, а в американском английском ставится. Поэтому надо внимательно читать задание и смотреть, что ТАМ написано.

2.     Введение (introduction или opening remarks)

Здесь вы четко излагаете причину(ы) написания письма (reasons for writing). НЕ нужно спрашивать о здоровье, писать о последних новостях и т.д. СРАЗУ пишите причину, по которой вы пишите письмо  и откуда узнали информацию. Начать можно так: I am writing to express my opinion about an article that I read in your newspaper (magazine) about… Или I have just listened to your programme about… and I am writing to express my opinion on this serious issue.

3.     Основная часть (main body)

В основной части (main body) нужно раскрыть основную тему (темы) детально. Эта часть состоит обычно из 3 абзацев, каждый из которых посвящен отдельной подтеме (количество абзацев в основной части письма зависит от условия задачи):

Listening to the radio programme you heard different people discussing the topic of friendship between teens. You have decided to write a letter to the editor of the programme. In your letter:

• describe what kind of friend you prefer and why
• say what can cause a friendship to go wrong
• argue whether it is better to have a wide circle of friends or a few close friends

Здесь 3 подтемы:

• describe what kind of friend you prefer and why;
• say what can cause a friendship to go wrong;
• argue whether it is better to have a wide circle of friends or a few close friends.

А значит main body состоит из 3х абзацев. Не забудьте осветить ВСЕ задания КАЖДОГО абзаца.

Например, в первом абзаце надо не только описать какого человека вы видите своим другом, но и ПОЧЕМУ.

Кроме того, каждая подтема должна начинаться с linking word, и в предложениях в подтемах так же должны быть linking words,

4. Заключительная часть (conclusion или closing remarks)

В заключительной части (conclusion или closing remarks) нужно подвести итог написанному в письме и еще раз высказать свое мнение. Начать, используя следующие linking words: In conclusion, to sum up, taking everything into account. (Запомните что-нибудь одно). Нет никаких пожеланий и приветов адресату!

5.  Прощание и подпись

Здесь два варианта:

• Вы не знаете имени человека, которому пишите (т.е. начинаете словами Dear Sir or Madam, или Dear Sir, или Dear Madam,). В таком случае заканчивайте словами Yours faithfully, а на следующей строчке придуманные свои имя и фамилию, например Ann Brown (даже, если вы мальчик!) или Bob Brown (даже если вы девочка!) Заучите это наизусть!
• Вы знаете имя человека, которому пишите (т. е. dear Mr (Ms, Mrs) Brown). В таком случае заканчивайте словами Yours sincerely, а на следующей строчке придуманные свои имя и фамилию, например Ann Brown или Bob Brown. И это заучите наизусть. Не перепутайте.

ПРИМЕРЫ ПИСЕМ

Listening to the radio programme you heard different people discussing the topic of friendship between teens. You have decided to write a letter to the editor of the programme. In your letter:

• describe what kind of friend you prefer and why
• say what can cause a friendship to go wrong
• argue whether it is better to have a wide circle of friends or a few close friends