Особенности оформления докладных (служебных) и объяснительных записок, справок, актов

Особенности оформления докладных (служебных) и объяснительных записок, справок, актов.

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (образец 6).

Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений) и административные (подтверждение фактов в деятельности организации).

Разновидности актов: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния технической безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, схем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и т. д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя предприятия. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо: при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.

В необходимых случаях акты подлежат утверждению распорядительным документом или руководителем.

Акт может содержать выводы, рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

В вводной части акта указывается основание (документ, послуживший причиной проверки) для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей актов. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Некоторые акты обретают юридическую силу после утверждения руководителями вышестоящей организации (следовательно, такие документы должны содержать реквизит «гриф утверждения документа»).

Реквизиты формуляра акта:

1. наименование организации;

2. наименование структурного подразделения;

3. название вида документа;

4. дата, индекс;

5. место составления;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В докладной записке может быть информация по следующим вопросам: о сложившейся ситуации; явлениях или фактах, имеющих место; выполненной работе; сделанных выводах; предложениях.

Информация документа либо принимается руководителем к сведению, либо побуждает к определенным действиям.

По содержанию докладные записки бывают: инициативные, информационные, отчетные (по результатам командировок и т. д.).

Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных решений. Текст такой докладной записки как правило, делится на две части:

1. констатирующую, или описательную, в которой описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты;

2. изложение выводов и предложений.

Информационная докладная записка составляется регулярно, например еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внешние и внутренние.

Внешние докладные записки – это записки, которые направляются в вышестоящую организацию (образец 7).

Внутренние докладные записки – это записки, которые адресованы руководителю учреждения или структурного подразделения (образец 8).

Датой записки является дата ее подписания.

Реквизиты формуляра докладной записки:

1. наименование учреждения;

2. название вида документа;

3. дата, индекс;

4. место составления;

5. адресат;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись, расшифровка подписи.

Разновидностями докладной записки являются предложение (содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу), служебная записка (составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения).

Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения (см. приложение к уроку 9 – образец служебной записки).

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Реквизиты формуляра служебной записки:

1. наименование структурного подразделения;

2. название вида документа;

3. дата, индекс;

4. место составления;

5. адресат;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись, расшифровка подписи.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником предприятия и представляемый вышестоящему должностному лицу (образец 10).

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:

1. приложения к основному документу (плану, отчету), они объясняют и дополняют его. Такие записки оформляются на общих бланках, подписываются руководителем;

2. записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации. Они составляются и подписываются отдельными работниками.

Такие записки оформляются аналогично, как и внутренняя докладная записка.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность предприятия или подтверждают сведения биографического или служебного характера (образец 11).

Различают справки личного характера и служебно-информационного.

Личные справки выдаются гражданам с целью подтверждения места проживания, работы или учебы, заработной платы, трудового стажа и т.п.

Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины ее составления (ссылки на запрос лиц и организация; на даты, послужившие основанием для составления справки и др.). Текст может делиться на разделы и пункты.

Текст справки состоит из двух частей: в первой указываются факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. В справке фиксируются сведения определенного периода времени.

Датой справки является дата ее подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т. д.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещенных вопросов.

Справки могут быть внешними и внутренними.

Внешние справки подписываются руководителями предприятия или его заместителями. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем предприятий и главным бухгалтером и заверяется печатью.

 Внутренние справки подписываются руководителями структурных подразделений или специалистом-составителем.

Реквизиты формуляра справки:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата, индекс;

4. место составления;

5. адресат (только на справках информационного характера);

6. заголовок к тексту (может включать указание на период времени, например: О наличии документов о трудовом стаже за 2004 г);

7. текст;

8. подписи;

9. оттиск печати