Питання до роздумів та дискусій

 Питання до роздумів та дискусій

У процесі життєдіяльності підприємства створюється велика кількість паперових документів. Процес управління та зберігання цих документів є досить трудомістким. В умовах бурхливого розвитку інформаційно- комунікаційних технологій та використання комп’ютерних систем у бухгалтерському обліку логічним є перенос інформації з паперових документів на електронні носії і подальша обробка даних за допомогою електронно-обчислювальних машин.

Визначення електронного документа подано у ст. 5 "Електронний документ" Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг": "документ, інформація в якому зафіксована у формі електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа". Слід зазначити, що Законом не передбачено склад обов'язкових реквізитів електронного документа, що не дає можливості встановити джерело його походження і позбавляє статусу документа. Визначення структури й обов'язкових реквізитів документа є особливо актуальним у середовищі електронного документообігу, де електронні повідомлення вже можуть не мати звичної структури й реквізитів паперового документа у зв'язку з необхідністю їхньої автоматизованої обробки.

Дискусійним залишається питання оригіналу електронного документа. Оригіналом його вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, в тому числі з електронним підписом автора. Пункт 2 ст. 7 "Оригінал електронного документа" Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" передбачає, що "у  разі

надсилання електронного документа декільком адресатам або  його зберігання на декількох електронних носіях інформації кожний з  електронних примірників вважається оригіналом електронного документа". Таким чином електронний документ може мати декілька оригіналів, що суперечить самому поняттю "оригінал". Оригінал електронного документа може бути лише один, але у зв'язку з легкістю копіювання можна створити яку завгодно кількість абсолютно ідентичних його аналогів. У цих умовах електронні інформаційні системи повинні передбачати процедуру ідентифікації оригіналу електронного документа з будь-якої кількості існуючих копій.

Юридична чинність і доказовість електронному документу надається за допомогою електронного підпису, який згідно зі ст. 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи особи, яка підписала документ. Пункт 2 ст. 6 "Електронний підпис" містить таке положення: "накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа". Отже, законодавець визначив момент, з якого електронний документ набуває юридичної сили – з моменту накладання електронного підпису.

Згідно з Законом України "Про електронний цифровий підпис" він ґрунтується на алгоритмах криптографічного захисту інформації і накладається за допомогою закритого ключа – спеціального коду, відомого тільки особі, яка підписала документ. Дійсність електронного цифрового підпису перевіряється за допомогою відкритого ключа – коду перевірки, доступного решті суб'єктів електронного документообігу. Цей код унеможливлює підробку ЕЦП автора електронного документа, але надає можливість перевірити його справжність. Закон передбачає також використання електронного аналога печатки підприємства – електронний цифровий підпис підприємства.

Поняття електронного документообігу містить Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" Згідно зі ст. 9 Закону − це сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, зберігання, використання і знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі потреби з підтвердженням факту отримання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності за домовленістю сторін.

Передача електронних документів здійснюється з використанням інформаційних і телекомунікаційних засобів.

Зберігання електронних документів має здійснюватися на електронних носіях і забезпечувати можливість перевірки цілісності цих документів у будь-який момент. Що ж стосується строку зберігання електронних документів, то він має бути не менший від строку, встановленого законодавством для зберігання відповідних документів з паперовим носієм.