ПОДГОТОВИТЕЛЬНАЯ РАБОТА ПО СОСТАВЛЕНИЮ ГОДОВОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

ПОДГОТОВИТЕЛЬНАЯ  РАБОТА

ПО СОСТАВЛЕНИЮ  ГОДОВОЙ  БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Основной задачей формирования годовой отчетности является обеспечение своевременности, полноты и достоверности данных бухгалтерской отчетности, предоставляемой заинтересованным пользователям.

Следовательно, составлению должна предшествовать значительная подготовительная работа. Объем таковой значительно больше объема работы, проводимой перед формированием промежуточной отчетности. Промежуточный баланс составляется обычно на основе книжных данных.

Формированию годового бухгалтерского баланса обязательно предшествует подготовительная работа:

1)  уточняется распределение доходов и расходов между смежными отчетными  периодами;

2)  производится переоценка (уточнение оценки) имущественных статей баланса (имущества, материалов, товаров, ценных бумаг, долгов (обязательств) и т.п.); заключительными записями декабря образуются оценочные резервы, предусмотренные в учетной политике организации или действующим законодательством;

3)  выявляется окончательный финансовый результат путем суммирования всех частных результатов; закрывается счет 99 «Прибыли и убытки»;

4)  составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги, охватывающая все исправительные, корректирующие и дополнительные записи;

5)  в соответствии со ст. 12 Закона РФ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательно проводится инвентаризация всех статей баланса, после чего остатки по счетам Главной книги корректируются в полном соответствии с результатами инвентаризации.

Инвентаризация статей баланса. Инвентаризации подлежит все имущество организации, независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. При этом выявляется фактическое наличие имущества, которое сопоставляется с данными бухгалтерского учета, а также проверяется полнота отражения в учете  обязательств.

Порядок и конкретные сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств проводят, соблюдая следующие  сроки:

•      незавершенное производство и полуфабрикаты собственного производства, готовая продукция, товары на складах, материалы – не ранее 1  октября;

•      затраты в незавершенном строительстве – не ранее 1  декабря;

•      основные средства – не ранее 1 ноября. При этом инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (библиотечных фондов – один раз в пять лет);

•      денежные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности должны подвергаться внеплановой проверке не реже одного раза в месяц;

•      расчеты с банками по расчетным, специальным и прочим счетам – на первое число каждого месяца;

•      расчеты с дебиторами и кредиторами – не реже двух раз в  год.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и обязательств и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах  последнего.

Проверка записей на счетах бухгалтерского учета. Для того, чтобы бухгалтерская отчетность соответствовала предъявляемым к ней требованиям, должны соблюдаться следующие  условия:

•      отражение хозяйственных операций только на основании надлежаще оформленных первичных документов;

•      отражение за отчетный период всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации;

•      совпадение данных синтетического и аналитического учета.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, либо по форме, утвержденной приказом по учетной политике (если первичный учетный документ не имеет типовой формы). Оформление документа должно соответствовать требованиям Закона РФ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Допущенные ошибки должны быть исправлены, в кассовых и банковских документах никаких исправлений быть не должно.

В течение отчетного периода на основании первичных учетных документов в учетных регистрах формируется вся информация об объектах бухгалтерского учета. Итоговые данные этих регистров используются для составления записей по счетам Главной книги.

В конце отчетного периода по всем ее счетам подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты и выводится конечное сальдо.

Показатели Главной книги используются для составления бухгалтерской отчетности. Чтобы убедиться в точности и полноте этих показателей, необходимо периодически проверять записи по счетам.

Обычно проверку проводят по следующим направлениям:

•      сличают обороты по каждому синтетическому счету с итогами документов, послуживших основанием для записей;

•      сравнивают между собой обороты и остатки или только остатки по всем счетам синтетического учета;

•      сверяют обороты и остатки или только остатки по каждому синтетическому счету с соответствующими показателями аналитического учета.

Для этого составляют оборотно-сальдовые ведомости отдельно по всем синтетическим счетам и отдельно по аналитическим счетам, объединяемым одним синтетическим. Имеющиеся в ведомости три пары суммовых граф должны отражать дебетовые и кредитовые итоги, соответственно равные друг другу (сальдо начальное всех счетов по дебету и кредиту, обороты по дебету и кредиту и сальдо конечное по дебету и кредиту).

Порядок исправления выявленных ошибок. Способ исправления ошибочно сделанных записей в первичных учетных документах, учетных регистрах зависит от момента их выявления и характера ошибки:

•      корректурный – зачеркивается неправильная запись и записывается правильный текст или сумма, что подтверждается подписью ответственного лица. Применяется, когда ошибка сделана в одном регистре и обнаружена до подсчета итогов и их перенесения в Главную книгу;

•      способ дополнительных бухгалтерских записей – применяется, когда фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной в результате чего делается дополнительная   проводка.

При этом составляют бухгалтерскую справку, на основании которой исправляют ошибку во всех регистрах. Этот способ применяется, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов в регистрах или Главной книге;

•      «красное сторно» (способ сторнировочной бухгалтерской записи) – применяется, если в регистрах записана большая, чем следовало, сумма либо если составлена и разнесена по счетам ошибочная бухгалтерская запись.

Грамотное и своевременное исправление ошибок позволяет составить достоверную бухгалтерскую отчетность и избежать штрафных санкций.

Закрытие счетов. Эта процедура предшествует составлению промежуточной и годовой отчетности, причем при формировании последней она является более сложной.

Общие этапы процедуры закрытия счетов при составлении промежуточной и годовой отчетности:

1)  списание себестоимости работ (услуг) со счета 23 «Вспомогательное производство»;

2)  закрытие счетов 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы»;

3)  списание себестоимости готовой продукции;

4)  определение финансового результата от продаж на счете 90 «Продажи»;

5)  определение сальдо прочих доходов и расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы»;

6)  определение остатка на счете 99 «Прибыли и убытки».

Дополнительные этапы процедуры закрытия счетов при составлении годовой отчетности:

•      закрытие всех субсчетов к счету 90  «Продажи»;

•      закрытие всех субсчетов к счету 91 «Прочие доходы и   расходы»;

•      закрытие счета 99 «Прибыли и убытки».

Счет 99 «Прибыли и убытки» предназначен для обобщения информации о формировании конечного финансового результата деятельности организации в отчетном году. Записи на нем ведутся накопительно в течение года. Сопоставление дебетового и кредитового оборотов по счету 99 за отчетный период позволяет определить конечный финансовый результата отчетного периода – чистую прибыль или убыток. В конце отчетного года (31 декабря) при составлении годовой бухгалтерской отчетности этот счет закрывается – процедура реформации баланса. Заключительной записью декабря сумма чистой прибыли (убытка) отчетного периода переносится в кредит (дебет) счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», т.е. на первое число следующего за отчетным года сальдо по счету 99 быть не

должно.

После проведения всех этапов подготовительной работы составляется все формы бухгалтерской отчетности на основании данных Главной книги (регистров бухгалтерского учета).