Погодження документів

Погодження документів

Проекти підготовлених документів перед підписанням в ряді ви- падків погоджуються із зацікавленими суб’єктами, структурними під- розділами, окремими посадовими особами.

Це робиться для перевірки доцільності та своєчасності документа і є, по суті, оцінкою проекту.

Погодження здійснюється в межах суб’єкта та за його межами. Внутрішнє погодження оформляється візою, яка складається із особи- стого підпису візуючого і дати. Але віза може бути оформлена і більш детально: визначення посади візуючого, підпис, його розшифрування (ініціали і прізвище) та дата.

На зразок візи оформляється також відмітка про ознайомлення з документом (ознайомлююча віза). У випадку незгоди з документом, наявності зауважень та доповнень до проекту вони викладаються на окремому аркуші.

Місце візи – нижче підпису або з лівого поля документа на останньому аркуші того ж екземпляру, який буде залишений в суб’єкта. Для документів внутрішнього обігу – це перший екземпляр, для тих, які відправляються за межі суб’єкта, – другий.

Суб’єкти повинні мати перелік найбільш важливих документів із зазначенням осіб, візи яких необхідні при їх оформленні. Такий пере- лік доцільно подати в додатку до інструкції з діловодства.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене протоко- лом погодження або обговорення проекту документа, але   найчастіше

–   грифом погодження.

Гриф погодження оформляється відповідно до вимог державного стандарту та має два варіанти: погодження з конкретною посадовою особою та погодження з колегіальним органом. Наприклад:

У першому випадку після слова ПОГОДЖЕНО вказується назва посади,  включаючи  назву суб’єкта,  ставиться  особистий  підпис, да-

ється його розшифрування та вказується дата. В другому випадку піс- ля слова ПОГОДЖЕНО вказується документ, його номер та дата.

Слово ПОГОДЖЕНО пишеться великими літерами без лапок. Місце грифа погодження - нижче реквізиту “підпис” на лицьовому боці документа. За необхідністю погодження з кількома суб’єктами може складатися окремий лист погодження.

Зразок візування (погодження) наказу, розпорядження (ф. А4)

ПОГОДЖЕННЯ:

Проректор                                                           

(підпис)

Андронов О. М.

“       ”                   2013 р.

Декан факультету

банківських технологій                                     

(підпис)

Гончарук Т. І.

“       ”                   2013 р.

Головний бухгалтер                                           

(підпис)

Мартиненко С. В.

“       ”                   2013 р.

Помічник ректора                                              

(підпис)

Пожар О. М.

“       ”                   2013 р.

Завідувач

юридичного сектора                                         

(підпис)

Гудков Д. В.

“       ”                   2013 р.

Провідний редактор                                         

(підпис)

Козьменко Н. І.

“       ”                   2013 р.

Копії отримали:

                                   І. О. Школьник

                                   В. В. Боднарук