Поняття документообігу та його організації

 Поняття документообігу та його організації

Бухгалтерські документи від моменту складання до решти в архів проходять шлях, названий документообігом.

Процес первинного документування – сама трудомістка ділянка облікового процесу. Тому раціоналізація документообігу (визначення оптимального маршруту проходження документів з урахуванням особливостей конкретного підприємства) важлива для вдосконалювання системи   бухгалтерського   обліку   в   цілому.   Основними   етапами    цього

маршруту   є   складання   документа,   передача   в   бухгалтерію,   облікова реєстрація даних і передача в архів.

Складені в різних господарських підрозділах підприємства документи передаються в бухгалтерію і підлягають опрацюванню, на всіх стадіях облікового процесу. Основним документом, що визначає порядок і терміни проходження й опрацювання облікової інформації, є графік документообігу, що розробляється під керівництвом головного бухгалтера, погоджується з усіма зацікавленими підрозділами і затверджується керівником підприємства.

При розробці графіка документообігу основна задача полягає в створенні системи взаємної відповідальності виконавців по всьому ланцюжку проходження документів, починаючи від первинного джерела і закінчуючи архівом. Вимоги бухгалтерії з цього приладу є обов'язковими для всіх підрозділів підприємства.

Положення №88, яким передбачено необхідність складання графіка документообігу, не встановлює його форму, а визначає тільки загальні принципи його побудови: графік оформляється у виді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки й опрацювання документів. Тому кожне підприємство вправі встановлювати форму графіка самостійно. Графік документообігу повинен містити відомості про назву документа, найменування підрозділів, у яких документ створюється, про терміни подальшої його обробки. Відповідно до п. 6.1 Положення №88 відпрацьовані документи систематизуються в папках у хронологічному порядку і здаються  в архів підприємства.

До передачі в архів підприємства опрацьовані документи повинні зберігатися в окремих приміщеннях або закритих шафах  під  відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Цілісність документів у процесі їх обробки, передачу їх в архів забезпечує головний бухгалтер. Видача документів із бухгалтерії, а також з архіву персоналу інших підрозділів здійснюється за рішенням головного бухгалтера.  У  випадку  зникнення  або  знищення  документів  відповідно до

пункту 6.10 Положення №88 керівник підприємства зобов'язаний у писемній формі сповістити про це правоохоронним органам, і призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і причин їхнього зникнення або знищення. Результати роботи комісії оформляються актом, копія якого в 10- денний термін направляється у вищу організацію і податкову інспекцію.