Порядок передачі документів на розгляд керівництву

Порядок передачі документів на розгляд керівництву

На розгляд керівникові організації передаються такі документи: а) закони України, постанови Верховної Ради України;

б) укази, розпорядження Президента України;

в) постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України; г) доручення вищих державних органів;

д) проекти нормативних документів центральних органів вико- навчої влади;

е) протоколи засідань Кабінету Міністрів України, Президії Кабі- нету Міністрів України та матеріали до них;

ж) запити та звернення народних депутатів України;

и) документи нормативного характеру міністерств і відомств, а також зведення органів статистики;

к) документи, адресовані організації за підписом перших осіб (виконуючих обов’язки перших осіб) міністерств, відомств, правоохоронних органів, а також місцевих органів виконавчої влади, держадміністрацій;

л) звернення громадян; м)повторні скарги громадян;

н) листи підприємств, організацій, установ, якщо в них викладені факти неправильних дій посадових осіб організації;

п) міжнародна кореспонденція;

р) матеріали стосовно підпорядкованих керівникові підрозділів; с) матеріали  з  окремих питань, вирішення  яких знаходиться   на

контролі у керівника організації.

На розгляд заступникам керівника організації передаються: а) документи, адресовані заступникам особисто;

б) кореспонденція міністерств і відомств України, а також місце- вих органів виконавчої влади, держадміністрацій, крім тих, що підписані першими особами (виконуючими обов’язки перших осіб);

в) кореспонденція установ, підприємств і організацій;

г) кореспонденція, що надходить від підвідомчих органів; д) звернення громадян;

е) інші документи з питань, що віднесені до компетенції заступ- ників згідно з розподілом обов’язків, а також за окремим рі- шенням керівника організації.

Якщо в цих документах є питання, які повинні бути вирішені ке- рівником, заступники доповідають йому про це разом з необхідними матеріалами і пропозиціями.

У разі перебування керівника у відрядженні, відпустці або відсу- тності з інших поважних причин перелічені його документи розглядає особа, яка виконує його обов’язки.

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резо- люціях. Резолюція повинна містити такі обов’язкові елементи:

1)  прізвище виконавця (виконавців);

2)  зміст дій щодо виконання завдання, передбаченого докумен- том;

3)   строк виконання;

4)   підпис;

5)   дата.

Вся кореспонденція після розгляду керівництвом повертається відповідними службами керівників не пізніше 10-ї години наступного робочого дня до канцелярії для оформлення, а ту, що надійшла о 10-й годині ранку – не пізніше 12-ї години.

Канцелярія за результатами розгляду кореспонденції керівницт- вом оформляє необхідну кількість примірників реєстраційно- контрольних карток і організовує доставку розглянутої кореспонден- ції до виконавців, зазначених у резолюціях. Отримання документів засвідчується підписом особи, яка отримала документ, з проставлян- ням дати та індексу у відповідних реєстраційних формах.

Якщо в резолюції керівництва визначено виконавцями документа два (або більше) структурні підрозділи (посадові особи), то документ направляється відповідальному виконавцю – структурному підрозділу (посадовій особі), що значиться у резолюції першим або відмічено словом “скликання”. Відповідальний виконавець визначає порядок виконання доручення та передає документ через канцелярію для опрацювання співвиконавцями. В окремих випадках копія документа направляється одночасно всім виконавцям. Оригінал залишається у відповідального виконавця.

Передача документів від одного структурного підрозділу (поса- дової особи) до іншого здійснюється відповідним виконавцем через канцелярію з відміткою про це у відповідних реєстраційних формах.