Практическая работа№47

Анализ данных

Цель: извлечь полезную информацию, выявить закономерности и принять обоснованное решение.

Теоретическая часть:

Анализ данных — это поиск ответов на вопросы. Вопросы ставит нам наша деятельность.

Ответы — предположительно скрыты в имеющихся данных.

Важно! Сами по себе вопросы в данных не содержатся. Поэтому бессмысленно пытаться анализировать данные в надежде найти что-нибудь интересное

Принципы эффективного анализа данных:

I.            Принцип четырех шагов

II.            Принцип табличности

III.            Принцип универсальности

Принцип четырех шагов Решение любой задачи по анализу данных в ЭТ разбивается на четыре последовательных этапа. Это похоже на высокую кухню.

Принцип табличности Все однородные значения стоят в одном и только одном столбце

1)   Столбец содержит однородные значения, если:

●  для любых значений в текстовом столбце можно определить отношение «лучше-хуже»

●  для любых значений в числовом столбце операция сложения имеет смысл

2)   Каждая строка содержит запись об одном и только об одном объекте

3)   В таблице не должно быть пустых ячеек. Исключение: нулевые значения могут быть пустыми ячейками

Найдите ошибки ниже: А)

Б)

В) Есть ли ошибки в этой таблице:

Принцип универсальности Мы должны стремиться к созданию таких отчётов, чтобы при допустимом изменении исходных данных не требовалось внесения изменений в отчёт.

Допустимые изменения — это такие изменения, о которых мы можем предположить, что они могут иметь место при обновлении данных.

Практическая работа

1.       Создать на рабочем столе папку под своей фамилией

2.       В файле «Занятие 1 анализ данных»:

-   убрать из файла скрытые листы и скрытые строки/столбцы (левый верхний угол таблицы должен быть в ячейке А1)

-   задать авторство – свою фамилию (Меню – Сервис – параметры)

-   добавить на панель быстрого доступа кнопку «Текст по столбцам» (находится на вкладке

«Данные»)

Результат:

-   сохранить файл в формате pdf (Меню – Файл – Экспорт) в своей папке

3.  Текст по столбцам (Меню – Данные -Текст по столбцам)

Позволяет разбивать текст, разделённый разделителями, на отдельные столбцы или разделять текст по определённому числу символов (когда в каждом столбце должно стоять определённое количество символов).

Например:

•       ФИО в одном столбце, а надо в трёх отдельных, чтобы удобнее было сортировать и фильтровать

•       Весь адрес в одном столбце, а надо отдельно индекс, отдельно город, отдельно улица и дом

•       Работает только для 1 выбранного столбца

•       При выполнении происходит «захват» соседних столбцов. Поэтому, чтобы избежать потери информации, необходимо добавить дополнительные столбцы.

Результат:

В файле «Задание 2 текст по столбцам» выполнить задания:

1) 

2) 

3)  При оформлении данных необходимо не забывать об орфографии и удалении лишних знаков (чаще всего ненужных пробелов), которые не дают возможности выполнять корректные операции с данными. Так, функция TRIM позволит убрать незначимые пробелы:

Лист3.

ФИО даны в разных столбцах. Необходимо в столбце «Результат» получить данные согласно образцу:

В столбцах E-I указаны функции, которые помогут это сделать.

Результат сохранить в своей папке.

4.       Условное форматирование

В ЭТ имеются средства условного форматирования, дающие возможность управлять цветом

текста и заливки, видом рамки, шрифта, подчеркиванием. Само условие может быть сложным и зависеть от значения не только текущей, но и любой другой ячейки.

При выборе меню Формат – Условное форматирование появляется окно “Условное форматирование”. В нем можно установить до трех условий.

Само условие может быть двух видов:

1)      Первый позволяет задать значение (значения), относительно которого проверяется форматируемая клетка.

2)      Второй позволяет указать логическую формулу любой сложности (слово значение

заменяется на слово формула).

Задание.

-   Открыть файл «Задание 3 условное форматирование».

-   выделить разным цветом фона содержимое ячеек Вес ребенка в зависимости от величины веса, указанного в этой ячейке:

·         Если ребенок родился с недостаточным весом, т.е. вес меньше 2,5 кг – красным цветом;

·         Если ребенок родился с нормальным весом, т.е. вес его между 2,5 и 5,0 кг – зеленым цветом;

·         Если вес у ребенка избыточный, т.е. больше 5,0 кг – оранжевым.

Для выполнения этого задания установите курсор в ячейку С2 и, выбрав, Формат – Условное форматирование задайте 3 условия следующего вида:

Контроль ввода

При работе с данными во многих случаях очень важным является правильность их ввода. В ЭТ имеются средства контроля ввода данных, которые можно закрепить за определенными

ячейками таблицы. При выборе меню Данные – Проверка, откроется окно Проверка вводимых значений, состоящее из 3-х вкладок:

Вкладка Критерий определяет условия, проверяемые при вводе.

Вкладка Помощь при вводе формирует подсказку при входе в контролируемую клетку.

Вкладка Действия при ошибке формирует сообщение, предъявляемое пользователю, если он ввел неправильное значение.

Например:

В ячейку нужно ввести вес новорожденного ребенка. Ясно, что он не может быть больше 20 кг. Вкладка Критерий должна иметь вид:

Установка флажка Разрешить пустые ячейки подавляет вывод сообщения об ошибке при вводе пустого значения в контролируемую ячейку рабочего листа (т.е. если вы в эту ячейку не ввели никакого значения, то ячейка проверяться не будет на соответствие условиям) – установим этот флажок.

Предположим, мы хотим, чтобы при входе в ячейку предъявлялась подсказка о весе. Для этого во вкладке Помощь при вводе должно быть указано:

Вкладка Действия при ошибке предопределяет реакцию системы на ошибочный ввод. Сообщения об ошибке могут быть трех видов:

Стоп – самая жесткая реакция. Здесь возможны только 2 действия пользователя: Повтор ввода, уже правильной информации, (Повторить), или полный отказ от ввода (Отмена).

Предупреждение – пользователь может игнорировать предупреждение системы (Да), вернуться для исправления ввода (Нет) или совсем отказаться от него (Отмена).

Информация – пользователь может оставить введенные данные (ОК) или отказаться от них (Отмена).

Для нашего примера выберем реакцию Стоп. Заполним поля диалогового окна таким образом, как это указано ниже.

- Результат сохранить в своей папке.

5.       В файле «Задание 4 сортировка фильтрация усл форматирование» выполнить задания.

Результат сохранить в своей папке.