Практическое занятие 1 Тема: «Оформление реквизитов документов 1-30».

Практическое занятие 1

1.     Тема:  «Оформление реквизитов документов 1-30».                                                                                                                                                                                                      

2.     Цель занятия: изучить состав реквизитов ОРД, правила их оформления, формуляр — образец ОРД; научиться конструировать бланки, конкретной организации, в зависимости от их назначения.

3.     Материальное обеспечение: тетради, ручки, карандаши.

4.     Исходные данные: Индивидуальные задания.

5.     Ход работы:

5.1.          Рассмотреть  методические указания по выполнению практической работе.

5.2.          Составить общий бланк конкретной организации с продольным расположением реквизитов на формате А4.

5.3.          Составить общий бланк конкретной организации с угловым расположением реквизитов на формате А4.

5.4.          Составить бланк конкретного вида документа.

5.5.          Составить бланк структурного подразделения организации или должностного лица.

5.6.          Составить отчет.

6.     Контрольные вопросы.

6.1. Понятие «бланк документа». Виды бланков, их назначение.

6.2. Правила оформления, изготовления, учета, использования и хранения бланков организации.

6.3. Какое количество реквизитов предусматривает ГОСТ Р 6.30-2003?

6.4. Какие варианты размещения реквизитов на бланке вы знаете?

6.5. Что такое формуляр — образец ОРД?

        7. Литература.

7.1. Березина НМ., Воронцова Е.Л,, Лысенко ЯМ. Современное делопроизводство. — СПб.: Питер, 2004.

7.2. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство. Образцы документов, организация и технология работы. Бо­лее 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ТК Велби; изд-во Проспект, 2004.

7.3. Чуковенко А.Ю., Янкоеая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унификационные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Методические указания по выполнению практических задач

Чтобы выполнить задание, необходимо:

· ознакомиться с пакетом документов;

· составить бланки.

Бланк документа - это набор реквизитов, идентифи­цирующих автора официального письменного документа.

Установлено два основных формата бланков докумен­тов _ А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).

Бланки документов должны быть изготовлены на бумаге светлых тонов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков:

· бланк письма;

· общий бланк;

· бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать:

· бланк должностного лица;

· бланк структурного подразделения.

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

20 —левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

20 — нижнее.

В зависимости от расположения реквизитов устанавли­вают два варианта бланков:

· угловой;

· продольный.

При продольном расположении все реквизиты распола­гаются вдоль верхнего поля и выравниваются либо по ши­рине, либо по центру — центрированный способ.

При угловом расположении реквизитов используют флаговое расположение (каждая строка реквизита начи­нается от левой границы зоны расположения реквизитов) или по центру отведенной площади (центрованное рас­положение).

В общий бланк в зависимости от учредительных доку­ментов организации могут быть нанесены следующие рек­визиты: 01 (02, 03), 08, 11,14.

Реквизит 01 (02, 03) располагают над серединой рекви­зита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне рекви­зита 08.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки виде линий и уголков — места расположения некоторых пе­ременных реквизитов: 11,12,18,19.

После реквизита 08 «Наименование организации» в об­щем бланке оставляют место для реквизита 10 «Наименова­ние вида документа».

Бланк конкретного вида документа, кроме письма,— это разновидность общего бланка, на котором заранее нанесен реквизит 10 «Наименование вида документа».

Бланк структурного подразделения или бланк должно­стного лица отличается от остальных бланков тем, что пос­ле реквизита 08 «Наименование организации» наносится наименование структурного подразделения или должнос­тного лица.

1 — Государственный герб ДНР;

2 — герб субъекта ДНР;

3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 — код организации;

5 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 — идентификационный номер налогоплательщика / код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 — код формы документа;

8 — наименование организации;

9 — справочные данные об организации;

10— наименование вида документа;

11— дата документа;

12—регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14—место составления или издания документа;

15—адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17— резолюция;

18— заголовок к тексту;

19— отметка о контроле;

20— текст документа;

21— отметка о наличии приложения;

22— подпись;

23— гриф согласования документа;

24— визы согласования документа;

25— оттиск печати;

26— отметка о заверении копии;

27— отметка об исполнителе;

28— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29— отметка о поступлении документа в организацию;

30— идентификатор электронной копии документа.

Правила оформления реквизитов, регламентированные ГОСТом Р 6.30-2003

Реквизит 01(доп.) — на бланках с продольным расположени­ем реквизитов — в центре верхнего поля;

на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием орга­низации.

Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.

Реквизит 02(доп.) — как в первом случае.

Реквизит 03(доп.) — согласно уставу предприятия.

Реквизит 04(обязат.)— код организации в соответствии с ОКПО, включает в себя 8 знаков.

Код автора документа (физическое или юридическое лицо, со­здавшее документ) служит для быстрой передачи информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок при передаче длинных и сложно воспринимаемых назва­ний организаций.

Реквизит 05 (обязат.) — основной государственный регистра­ционный номер (ОРГН) — представляет собой 13-значный цифро­вой код.

ОРГН указывается на всех документах юридического лица на­ряду с его наименованием.

Реквизит 06(обязат.) — ИНН/КПП его проставляют в соответ­ствии с документами, выданными налоговой инспекцией.

ИНН — код постановки на учет юридического лица, индивиду­ального предприятия, физического лица. Для предприятий— это 10-значный цифровой код, для физических лиц — 12-значный циф­ровой код.

В связи с особенностями учета вводится дополнительно код при­чины постановки на учет КПП — 9-значный цифровой код.

Реквизит 07(обязат.) — код формы документа (ОКУД), в соот­ветствии с общероссийским классификатором, имеет 7-значный числовой код.

Реквизит 08(обязат.) — наименование организации, являющей­ся автором документа. Этот реквизит предполагает также наименование вышестоящей организации. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии, полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном (справа или ниже). Наименование на иностранном языке воспроизводят, если оно закреплено в уставе, располагают ниже наименования на русском языке.

Реквизит 09(доп.) – справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, и др.). Группа цифр в номерах телефонов и факсов разделяется дефисом. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами Банка ДНР. ГОСТ не ограни­чивает состав и объем, включаемые в справочные данные об организации.

Реквизит 10(обязат.) — наименование вида документа, оно должно соответствовать уставным документам и видам документов, согласно УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида не указывается.

Название вида документа печатается большими буквами:

ПРИКАЗ, АКТ идр.

Реквизит 11(обязат.) — дата документа, для протоколов -дата заседания. Если авторами документов являются несколько организаций, то дата пишется один раз. Оформляется арабскими цифрами: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя цифрами, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами:

05.06.2016

Допускается запись даты полностью буквенным — словесным способом: Двадцать первое марта две тысячи тринадцатого года.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2016 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:

2016.06.05.

При подготовке документа печатается только обозначение месяца и года, а день проставляется от руки.

Реквизит 12 (обязат.) — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих органи­зации через косую черту в порядке указания авторов документа,

Реквизит 13(доп.) — ссылка на регистрационный номер и дату, на который дается ответ. Этот реквизит оформляется в письмах-ответах, ликвидируя выражение типа «На ваше письмо дается ответ».

Реквизит 14 (доп.) — место составления или издания докумен­та, если трудно определить по реквизитам место составления. Со­кращение г. (город) не употребляются при названиях «Донецк» и «Макеевка».

Реквизит 15 (доп.) — адресат — указывает, кому предназначен документ. Располагается в центре листа документа, после 32 ударов от линии левого поля. От 4-го положения табулятора. При ад­ресовании документа должностному или физическому лицу — ини­циалы указывают перед фамилией.

Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном языке, а должность в дательном.

В состав реквизита входит при необходимости почтовый адрес, в соответствии с правилами услуг почтовой связи.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст ДНР

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО "Восточный  регион"

В.А.Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М.Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Донецкой области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В.Семиной

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Шахтерск, Киреевский р-н,

Донецкойьская обл., 30126

Реквизит 16 (доп.) — гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом, оба способа имеют одинаковую юриди­ческую силу.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа, после 40 ударов от линии левого поля, от 5-го по­ложения табулятора.

При утверждении документа должностным лицом гриф дол­жен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименова­ния должности лица, утверждающего документ, его подписи, ини­циалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении несколькими лицами подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, при­казом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕР­ЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО и т. д.).

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Донтекстиль"

Личная подпись  В.А.Степанов

Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО "Электронные технологии"

Личная подпись  Л.В.Кузнецов

Дата

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2016 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2016 N 82

Реквизит 17 (доп.) — резолюция— указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается тот, кто назван пер­вым в резолюции. Допускается написание резолюции на отдель­ном листе с указанием регистрационного номера и даты докумен­та. Пишется на свободном месте, от руки на подлиннике, между адресатом и текстом

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой

группой "ТЕРМИКА"

к 05.10.2016

Личная подпись     Дата

Реквизит 18 (обязат.) — заголовок к тексту — должен раскры­вать содержание документа, должен быть очень кратким, точным, отвечать на вопросы: о чем, о ком, чего, кого? В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек, не подчерки­ваются, от левого поля листа, если заголовок превышает 150 зна­ков, допускается печатать от левого до правого поля листа через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку.

Реквизит 19 (обязат.) — отметка о контроле-—сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения. Обозна­чается буквой «К» или словом «Контроль».

Реквизит 20 (обязат.) — текст документа — должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Реквизит 21 (доп.) — отметка о наличии приложения — рас­полагается после текста, перед подписью документа, печатается про­писными буквами. Нарпимер:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Госсархива от 05.06.2016 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Реквизит 22 (обязат.) — подпись — в ее состав входит:

—наименование должностного лица, подписавшего документ;

—личная подпись;

—расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

—при оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий       Личная подпись  А.А.Борисов

или на бланке:

Вице-президент                           Личная подпись    А.А.Борисов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института        Личная подпись      М.В.Ларин

Главный бухгалтер         Личная подпись     З.В.Марьяш

Реквизит 23 (доп.) — гриф согласования — состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовыва­ют документ (включая наименование организации), личной под­писи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты согласо­вания.

Согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, протоколом и другими документами. Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их располагают вертикаль­ными рядами. Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве ДНР

Личная подпись           А.Г.Грязнов

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Донецкой академии

медицинских наук

от 05.06.2016 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Донецкой государственной

страховой компании "Донгосстрах"

от 05.06.2016 N 10

Реквизит 24 (обязат.) — виза согласования документа — указывает на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.

Согласование оформляется визой, включающей:

· подпись и должность визирующего документ;

· расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

· дату подписания.

При наличии замечаний к документу визу оформляют на от­дельном листе бумаги, подписывают и прилагают к документу. Отказ от визирования не допускается.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны после­днего листа подлинника. Если документ отправляется из организа­ции, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись        А.С.Орлов

Дата

Реквизит 25 (доп.) — оттиск печати — заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати необ­ходимо располагать так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и первую букву его подписи. Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «М.П.». Место для печати может быть обозначено кругом. На финансовых документах печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров    Личная подпись  Т.С.Левченко

Дата

Реквизит 26 (доп.) — отметка о заверении копии. Проставля­ется ниже реквизита «Подпись»:

—заверительная надпись «Верно»;

—должность лица, заверившего копию;

—личная подпись;

—расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

—дату заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров    Личная подпись  Т.С.Левченко

Дата

Реквизит 27 (доп.) — отметка об исполнителе — инициалы и фамилия исполнителя документа, номер его служебного телефона, располагают на лицевой или стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

В.А.Жуков

924 45 67

Реквизит 28 (обязат.) — отметка об исполнении документа и направлении его в дело — включает следующие данные:

· ссылку на дату документа, свидетельствующего о его исполнении

·    слова «В дело»;

· - номер дела, в котором будет храниться документ.

Проставляется на первом листе документа, ниже отметки о( исполнителе, подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения. Например:

В дело 12-03

Личная подпись    О.П. Фомина

27.04.2016

Реквизит 29(обязат.) — отметка о поступлении документа в организацию — содержит порядковый номер и дату поступления; документа (при необходимости — часы и минуты), может проставляться в виде штампа. Проставляется на первом листе входящей документа в нижнем правом углу. Например:

ОАО «Железобетон»

15.06.2016

№ 123

Реквизит 30 (доп.) — идентификатор электронной копии документа — проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержит наименование файла на машинном носителе дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Нормативные данные не устанавливают требований к его оформлению. Например:

F:\Тексты\Форум\Гл.2\Разд.2.1

Информация и вводный инструктаж

Приступая  к оформлению бланка для служебного письма и общего бланка, следует  уяснить:

-  цель выполнения работы;

- необходимость знаний о требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 к бланкам организационно-распорядительных документов и умения грамотно оформлять макеты бланков организации;

 - значение практической работы для успешного усвоения знаний по дисциплине Документационное обеспечение управления;

- какой вид бланка используется для оформления всех разновидностей служебного письма;

- какой вид бланка используется для оформления всех организационно-распорядительных документов организации, кроме служебного письма;

- комплекс необходимых мероприятий  для  оформления бланков для служебного письма и общего бланка организации с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов штампа на форматах А4 и А5;

Для оформления бланка для служебного письма и общего бланка конкретной организации требуется выполнить следующее:

- выбрать лист бумаги соответствующего формата и установить поля в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003;

- расположить продольно реквизиты штампа организации, где указать официальное название организации-составителя документа,

- зарегистрированное в учредительных документах и наименование вышестоящей организации;

- на бланке для письма под штампом указать адрес, банковские реквизиты и другую справочную информацию;

- на общем бланке под штампом указать условное наименование вида документа;

- обозначить место для переменных реквизитов: даты и индекса – на обоих типах бланков, ссылки – только на бланке для письма;

- указать место издания документа на общем бланке;

- оформить общий бланк и бланк для служебного письма, расположив реквизиты штампа организации и остальную информацию угловым способом.

Задание.

1.   Составить макет общего бланка нашего техникума с продольным  штампом.

2.   Составить макет общего бланка нашего техникума с угловым  штампом.

3.   Составить макет бланка для служебного письма нашего техникума с продольным  штампом.

4.   Составить макет бланка для служебного письма нашего техникума с угловым штампом.

 Рис. 1. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А4- 210x297 мм)( см. ниже)

Рис. 2. Формуляр-образец ОРД с продольным вариантом расположения реквизитов (ф. А4 - 210x297 мм)

Рис. 3. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А5- 148x210 мм)

Приложение 1.7 Технические требования к изготовлению документов

Развитие электронного документооборота и автоматизация де­лопроизводства предъявляют определенные требования к оформ­лению документации с использованием технических средств.

Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощ­ником.

При подготовке документов рекомендуется применять тексто­вой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times new Roman Cyr размером 14 через 1-2 интервала.

Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстроч­ных интервала. По ГОСТ 6.10.5 — 87 межстрочный интервал со­ставляет 4,25 мм, а шаг письма, т. е. размер печатного знака, — 2,6 мм.

Для документов А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строчку каждого абзаца текста следует печатать, отсту­пив на 5 знаков от границы левого поля (т. е. с «красной строки»).

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, пе­чатают через один межстрочный интервал. Составные части рек­визитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстроч­ными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом меж­ду инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место состав­ления или издания документа», а также ограничительные отметки Для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» б пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из следующих способов (см. п. 4.5 ГОСТ Р 6.30-2003):

· центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зон расположения реквизитов);

· флаговым( каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны рас положения реквизитов).

При печатании документов используют восемь стандартных положений печатающего устройства:

0— от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложеня», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ ПРЕДЛАГАЮ;

1— после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2— после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3— после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4— после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5— после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения документа», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6— после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7— после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копи! с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием 1 его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого и пятого положения табулятора, а относящийся к ним текст —через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруют­ся второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стра­ница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Задание № 1. 1. Составить общий бланк конкретной организации с про­дольным расположением реквизитов на формате А4

Задание № 2

Изготовить общий бланк с продольным расположением реквизитов конкретной организации на компьютере.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1

Тема: Оформление различных типов документов в MS Word

Цель работы : научиться использовать текстовый процессор MS Word для оформления различных типов бизнес-документов

Лабораторное обеспечение: персональные компьютеры, программное обеспечение, раздаточный материал

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Для изготовления любого из организационно-распорядительных документов необходимо усвоить правила формуляра-образца.

Формуляр-образец - это модель построения формы документа, которая устанавливает область применения, форматы, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты (ДСТУ 2732-94) (рис.   1-3).

Реквизиты - это совокупность обязательных данных в документе, без которых он не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.

В случае оформления организационно-распорядительных документов используется такой    состав    реквизитов:

1.        государственный герб;

2.        эмблема организации;

3.        изображения наград;

4.        код предприятия;                                                        

5.        код документа;

6.        название министерства или ведомства;                             

7.        название предприятия (учреждения, организации, фирмы);

8.        название структурного подразделения;

9.        индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10.      название вида документа;

11.      дата;

12.      индекс (исходящий номер документа);

13.      ссылку на индекс и дату входящего документа;

14.      место составления или издания;

15.      гриф ограничения доступа к документу;

16.      адресат;

17.      гриф утверждения;

18.      резолюция;

19.      заголовок к тексту;

20.      отметка о контроле;

21.      текст;

22.      отметка о наличии приложения;

23.      подпись;

24.      гриф согласования;

25.      визы

26.      печать;

27.      отметка о заверении копии;

28.      фамилия исполнителя и номер его телефона (отметка об исполнителе)

29.      отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30.      отметка о переносе данных на машинный носитель;

31.      отметка о поступлении.

Реквизиты бывают:   постоянные, переменные.

Постоянные реквизиты наносят, когда изготавливают унифицированную форму или бланк документа, а переменные - при его составлении.

Каждый из реквизитов имеет свою длину, определенную в формуляре-образце. Длина реквизита - это количество графических знаков и пробелов, нужна для записи реквизита на документе.

Для более четкого усвоения правил формуляра-образца ОРД на рис. 4 показано фактическое расположение реквизитов (обозначены цифрами в кружках), а на с 13, 14 приведены образцы документов (служебное письмо изготовлено на бланке формата А5, а выписка из протокола - на чистом листе бумаги формата А4 по ГОСТ 6.38-90 «Система организационно -распорядительной документации. Требования к оформлению документов »).

Формуляр-образец ОРД определяет рабочую площадь и берега документа (на рис. 4 берега заштрихованы).

Рабочая площадь документа - это площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения основными реквизитами.

Берега документа - это площади, предназначенные для закрепления документа в технических средствах хранения, а также для нанесения специальных меток и изображений.

ГОСТ 6.38-90 (в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») устанавливает два формата бумаги для изготовления служебных документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).

В ГОСТ 6.38-90 установлены следующие   размеры    берегов формуляра-образца:

   левого - 20 мм (8 пробелов)

   правого - не менее 8 мм (3-4 пробелы);

   верхнего - не менее 10 мм (3-4 интервала)

   нижнего - не менее 8 мм (2-4 интервала).

Однако на практике в большинстве случаев придерживаются размеры полей в соответствии со старым ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец »:

   левого - 35 мм (13 пробелов)

   правого - не менее 8 мм (3-4 пробелы);

   верхнего - 20 мм (4-5 интервалов)

   нижнего - не менее 19 мм (для формата А4)

   не менее 16 мм (для формата А5).

Левый берег предназначено для нанесения реквизитов 2, 20, а также для закрепления документа в технических средствах хранения; правый берег - это резерв, оставленный для сохранения текста документа; верхний берег предназначено для проставления страниц, нанесения реквизитов 1, 4, 5, нижний - для нанесения реквизитов 29, 30, 31.

Если документ оформляют также на обратной стороне листа (срок хранения такого документа должен составлять не более 3 лет), то левый и правый берега на обороте соответственно меняются местами (левый - 8 мм, правое - 20 мм), а верхний и нижний - остаются без изменений.

В документах, изготавливаемых на листах формата А4 и содержательная часть которых имеет вид табличных форм, допускается размещение основных реквизитов параллельно длинной стороне листа (рис. 2).

На рис. 1-4 штриховыми линиями обозначены границы реквизитов, меняются в предусмотренных стандартом случаях (номера реквизитов обозначены цифрами в кружках).

Оформляя конкретный документ, применяют не все реквизиты, а лишь те, которые необходимы для изготовления документов этого типа и считаются обязательными в соответствии с юридическими требованиями.

Согласно ГОСТ 6.38-90 допускается размещение реквизита 3 на площади, отводимой для реквизита 6, который, соответственно, располагают ниже реквизита 3.

Реквизит 2 располагают на уровне реквизита 7 (на левом берегу).

Если объем реквизита 16 или 17 великоват, то реквизит 18 можно писать на любой свободной площади рабочего поля первой страницы документа.

В многостраничных документах реквизиты 22-28, 30 проставляют на последней странице на площади, отведенной формуляром-образцом.

Реквизит 25 оформляют выше реквизит 24.

Установка формата бумаги и берегов документа

Как известно, для изготовления служебных документов используют преимущественно бумагу форматов А4 и А5. В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), заданы форматы бумаги и размеры берегов, что могут не соответствовать отечественным государственным стандартам. Поэтому, начиная работать в Microsoft Word , надо сделать следующее:

В строке главного меню выбрать пункт «Сервис» / «Параметры» и на вкладке «Общие» как единицу измерения задать «Сантиметры» , нажать кнопку «ОК»;

В строке главного меню выбрать пункт « Файл » / « Параметры страницы » и на вкладке « Формат бумаги » задать « А4 210 х 297 мм» .

Установить берега, используя вкладку «Берега» : левый - 3,5 см поскольку 2,0 см может быть недостаточно для подшивки документов в дела постоянного хранения), правый - 1,0 см, верхний и нижний - по 2,0 см (для документов формата А5 нижний - 1,6 см); после этого нажимают кнопку « По умолчания ».

Когда надо, чтобы реквизиты документа располагались параллельно длинной стороне листа (это касается в основном изготовления табличных форм и схем), то на вкладке «Формат бумаги» в пункте «Ориентация» следует выбрать «Альбомная» .

Любой новый документ в текстовом редакторе типа Microsoft Word создается на основе шаблона, которым может быть чистая страница с определенным набором параметров оформления документа (размер бумаги, берегов, шрифты и т.п.), установленных «по умолчанию ». Шаблон может иметь также стандартный текст, графику, особое оформление. Набор шаблонов, в которых отражены управленческие ситуации, позволяет значительно ускорить процесс подготовки документов, улучшить их оформления, достичь унификации, а следовательно, облегчить восприятие документа.

Рис. 1. Формуляр-образец ОРД формата А4 (ГОСТ 6.3S-90) (реквизиты (в кружках) расположены параллельно короткой стороне листа)

Рис. 2. Формуляр-образец ОРД формата А4 (ГОСТ 6.38-90) (реквизиты расположены параллельно длинной стороне листа)

Рис. 3. Формуляр-образец ОРД формата А5 (ГОСТ 6.38-90)

Рис. 4. Формуляр-образец ОРД формата А4 с угловым расположением

постоянных реквизитов

Примеры оформления документов

Примеры оформления документов

Порядок выполнения работы

Задание:

        Изготовить шаблон бланка для служебного письма с угловым центрованным расположением постоянных реквизитов.

        Изготовить шаблон бланка для служебных писем с продольным центрованным расположением постоянных реквизитов.

        Изготовить шаблон общего бланка

Конструирование бланка документа

Многие документы приходится оформлять на фирменных бланках, поэтому целесообразно начинать работу именно с создания их шаблонов. В качестве примера рассмотрим процесс изготовления шаблонов бланков для служебных писем предприятия негосударственной формы собственности.

Изготовление шаблона бланка для служебного письма с угловым центрованным расположением постоянных реквизитов. В строке главного меню выбрать пункт «Файл» / «Создать». Откроется диалоговое окно «Создание документа». Выбрать вкладку «Общие», обозначить «Шаблон», задать «Новый документ» / «ОК» (рис. 5). Откроется чистая страница Word . Установить нужные параметры страницы. Войти в колонтитул, для чего в строке главного меню нажать «Вид» / «Колонтитулы» (рис.   6).

В окне «Колонтитулы» открыть диалоговое окно «Параметры страницы». На вкладке «Макет» выбрать: «Начать распределение с последующей страницы», «Вертикальное выравнивание по верхнему краю», «Применить ко всему документу» и, чтобы эмблема не появлялась на следующих страницах многостраничного документа, обязательно задать « Различать колонтитулы первой страницы "/« ОК » (рис. 7).

В строке главного меню задать «Вставка» / «Рисунок» , выбрать «Картинки» или «С файла» (в зависимости от того, где расположена заранее подготовлена эмблема). Подведя курсор к выбранному рисунка, дважды нажать левую кнопку мыши (в колонтитуле появится это изображение). Извлекая или сужая рисунок, задать нужные размеры его. Закрыть диалоговое окно «Колонтитулы».

Рис. 5. В диалоговом окне «Создание документа»

Рис. 6. В диалоговом окне «Колонтитулы»

Рис.   7. Вкладка «Макет» в диалоговом окне «Параметры страницы»

В строке главного меню выбрать «Вставка» / «Номера страниц» , задать «Формат ...» и в формате номера выбрать «1, 2, 3, ...»; в нумерации страниц отметить «продолжить» / «ОК» (рис. 8).

В диалоговом окне «Номера страниц» выбрать: «Расположение Вверху страницы», «Выравнивание: От центра» (не указывать «Номер на первой странице») «ОК» .

Рис. 8. Окно «Номера страниц»

Нажатием клавиши [ Enter ] опустить курсор примерно на 5,5 см (если размер шрифта 14 пт., То нажать [Enter] 10 раз).

На панели инструментов «Стандартная» выбрать «Рисование» / «Надпись» , подвести крестик в левый верхний угол рабочей площади, нажать левую кнопку мыши (появится квадрат), вытягиванием задать размеры (высоту - не более чем 5,25 см, ширину - не более 7,5 см). Нажать левую кнопку мыши, чтобы внутри рамки активизировался курсор на панели инструментов «Форматирование» выбрать форматирование текста «По центру» .

Используя различные шрифты, оформить в ранее подготовленном прямоугольнике постоянные реквизиты и трафаретные отметки для даты, индекса, ссылка на индекс и дату документа, поступившего. После этого подвести курсор к любой стороны прямоугольника, нажать правую кнопку мыши, открыть диалоговое окно «Формат надписи ...» (рис. 9), во вкладке «Цвета и линии» выбрать «Нет линий» (в таком случае при печатания линий рамки не будет). Нажать кнопку « ОК ».

Так же оформить невидимую рамку для адресата в правом верхнем углу. Активизировать курсор в этом прямоугольнике, выставить шрифт (размер и рисунок шрифта должны быть такими же, как и в тексте). На панели инструментов «Форматирование» задать форматирование текста «За левым краем».

В документах, изготовленных с помощью ПК, угловые ограничительные рамки для заголовка к текста не проставляют, а ограничения длины строк в заголовках достигают оформлением соответствующего абзаца шаблона документа или созданием стиля «Заголовок» с такими параметрами: правый отступ - «9,0 см», форматирования текста - «За левым краем» (следует помнить, что отступа нет).

Рис. 9. В диалоговом окне «Формат надписи»

Для этого можно на панели инструментов «Форматирование» открыть меню «Стиль», выбрать, например, «Заголовок 1», задать рисунок шрифта, его размер, правый отступ (убедиться, что отступа нет). Опять подвести курсор на «Стиль», выбрать «Заголовок 1» и нажать левую кнопку мыши; появится окно «Переопределение стиля»; задать «Переопределить: данный стиль, используя выделенный фрагмент как образец». Нажать кнопку « ОК ».

Шаблон готов. Теперь ему присваивают имя, сохраняют и закрывают окно.

Изготовление шаблона бланка для служебных писем с продольным центрованным расположением постоянных реквизитов. Для оформления эмблемы и постоянных реквизитов выполнить действия, описанные выше (высота рамки будет несколько меньше - 4,25 см, ширина - на всю рабочую площадь).

Опять используя панель инструментов «Стандартная» выбрать «Рисунок» / «Надпись», как и в предыдущем примере оформить трафаретные отметки для даты, индекса, ссылка на индекс и дату входящего документа, а также отдельную рамку для реквизита «Адресат».

Изготовление шаблона общего бланка (расположение постоянных реквизитов продольное центрированное). Для оформления эмблемы и постоянных реквизитов выполнить операции, описанные выше.

Ниже невидимого прямоугольника оставить место для реквизита «Название вида документа». Для нанесения трафаретных меток для реквизитов 11, 12, а также оформления реквизита 14 можно вставить таблицу со спрятанной сеткой (три колонки: первый - до 5-ти, второй - до 14 отметки на линейке, третий - до конца рабочей площади). В первом и третьем столбиках выбрать форматирование текста «За левым краем», во втором - «По центру».

Особенности оформления реквизитов 17 23 . Гриф утверждения (реквизит 17) можно оформлять как и «Адресат», только длина рамки должно быть несколько меньше. Для оформления реквизита «Подпись» можно вставить таблицу со спрятанной сеткой, разбитой на три колонки. Везде выставить форматирования текста «За левым краем». Первый столбик - до 8 отметки на линейке, второй - до 12,5. Это удобно, если название должности занимает много строк (следует помнить, что расшифровка подписи оформляют на уровне последней строки наименования должности).

Если реквизит «Подпись» оформляется в документе, который будут подписывать несколько должностных лиц одного и того же предприятия (их подписи располагают друг под другом), то можно вставить таблицу с несколькими строками.

Для оформления реквизита «Подпись» в документе, который будут подписывать два или более лиц, занимающих должности одинакового уровня, целесообразно вставить таблицу, выбрав две строки и два столбца (рис. 20, 21). В таком случае для оформления расшифровки подписи используют клавишу пробела.

Для изготовления переменных реквизитов в служебных документах применяется преимущественно шрифт гарнитуры Times New Roman размером 14-12 пт. Если документ оформлен шрифтом размером 14 пт. и на последней странице текста немного, то его можно «пригнать» и получить полные страницы (размер шрифта после пригонка должен быть не менее чем 12 пт.).

Расстояние между строками переменных реквизитов составляет один интервал, а между реквизитами - 2-3 интервала. Оформляя реквизит «Текст», его части форматируют «По ширине» (в случае необходимости вставляют «мягкие переноса»). Составные части реквизитов: «Получатель», «Гриф утверждения», «Подпись», «Гриф согласования», «Визы» (между собой) рекомендуется отделять 1,5-2 интервалами (1,5, если расстояние между реквизитами составляет 2 интервала, и 2 - если С интервалы).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.         Что такое шаблон формуляр-образец документа?

2.         Классификация документов?

3.         Размещение реквизитов   в документе и требования к ним.

4.         Требования к формату бумаги и берегов документа.

5.         Требования к изготовлению бланков.

6.         Требования к текстам служебных документов?

СПИСОК РЕКОМЕНДОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Глушаков С. В., Сурядный А. С. Персональный компьютер для секретарей и менеджеров Учебный курс / Шеф-ред. С. В. Глушаков; Худож.-оформитель А.С.Юхтман. - Харьков: Фолио; М: ООО "Издательство ACT", 2001. - 500 с.

2.      Делопроизводство, бухгалтерия и анализ бизнеса на компьютере /М.Г. Коляда. - Донецк: ООО ПКФ "БАО", 2003. - 288 с.

3.      Диденко А.Н. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М .: Просвещение, 2001. - 384 с.

4.      Информатика. Компьютерная техника. Компьютерные технологии: Учебник. - М .: Каравелла, 2003. - 464 с.

5.      Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. -М .: Прибор, 1995.

6.      Кабарда Билл. Использование Microsoft Word 2002. Специальное издание .: Пер. с англ. -М .: Издательский дом "Вильямс", 2002. - 832 с .: ил.