Практическое занятие 2 Тема: «Составление приказа по основной деятельности

Практическое занятие 2

1.     Тема:  «Составление приказа по основной деятельности».                                                                                                                                                                                                      

2.     Цель занятия: приобретение практических навыков составления приказов по основной деятельности.

3.     Материальное обеспечение: тетради, ручки, карандаши, листы А4.

4.     Исходные данные: Ситуационные задания.

5.     Ход работы:

5.1.          Рассмотреть  методические указания по выполнению практической работе.

5.2.          Опираясь на материал лекций, источников и литературы повторите порядок составления приказа, его реквизиты.

5.3.          Пользуясь методическими рекомендациями и предложенной формой, оформите приказ с использованием компьютера по предложенной ситуации.

5.4.          Составить отчет.

6.     Контрольные вопросы.

6.1. Определение приказа.

6.2. Части текста приказа по основной деятельности.

6.3. Какие виды писем существуют?

6.4. Реквизиты.

        7. Литература.

7.1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013.

7.2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012.

7.3. Чуковенко А.Ю., Янкоеая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унификационные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Методические указания по выполнению практических задач

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и

по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным

документом, отражающим управленческие решения по вопросам

производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности,

финансирования, совершенствования структуры предприятия и т.п. Приказ

вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого

срока. Приказ оформляется на бланке А 4 и содержит следующие основные

реквизиты:

- наименование предприятия,

- название вида документа,

- дата, индекс,

- заголовок к тексту,

- текст,

- подпись,

- визы,

- отметка об исполнении документа.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

 В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказов, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилия, имя, отчество должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора. После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие. Пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнением приказа в целом.

Ситуация 1

Оформите приказ, пользуясь прилагаемым образцом и следующими реквизитами: Угловой штамп.

Наименование вида документа. Дата. Индекс N 177 г. Донецк, об оказании помощи строительным организациям в осуществлении строительства. Содержание текста: Во исполнении приказа Донлесстроя от 00.00.00.

ОО.ОО.ОО. начальникам отделов, главным специалистам принять меры к выполнению мероприятий по оказанию помощи строительным организациям.

 Утвердить план мероприятий по оказанию специалистам треста конкретной помощи отстающим стройкам. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника технического отдела Гришина В.А. Наименование должности руководителя - управляющий трестом Н.В. Матвеев.

Разделить текст на пункты, пронумеровав их арабскими цифрами.

Ситуация 2

Инспекция Министерства но налогам и сборам ДНР по г. Донецка Донецкой области подготовила проект приказа об утверждении итогов аттестации во исполнение Указа Гдавы ДНР «Об утверждении положения о классных чинах государственных служащих» от 19.08.2016 №376 (констатирующая часть приказа).

В приказе содержались такие поручения: о признании результатов проведенной накануне аттестации сотрудников инспекции согласно Положению о классных чинах и протоколу заседания комиссии, об утверждении итогов аттестации, заместителю руководителя инспекции В.Г. Горенкской было дало указание внести соответствующие изменения в штатное расписание инспекции до 10 сентября 2016 г.

Контроль исполнения приказа был возложен на начальника отдела кадров С.Ю.Ким Приказ  был  подписан  30  августа  2016  года  руководителем  инспекции  МНС ДНР советником налоговой службы 1 ранга Н.Д. Петровым.

На приказе имеются визы главного бухгалтера Н.И.Голенко и председателя аттестационной комиссии Е.О.Елисеевой.

Ситуация 3

Государственная пожарная инспекция (ГОСПОЖНАДЗОР) осуществила проверку состояния техники безопасности в период проведения ремонтно-реставрационных работ на территории музея-заповедника «Донбасс».

В результате проверки были установлены серьезные нарушения использования ремонтными рабочими и сотрудниками музея обогревательных приборов. На основании проведенной 30 декабря 2016 г. проверки был составлен акт. Для устранения допущенных нарушений директор музея-заповедника В.В.Вороницкий подготовил 4 января 2017 года проект приказа о приостановлении ремонтно-реставрационных работ музея (поручение заместителю директора по административно-хозяйственной работе Д.Б.Быстровой) и о возможности  применения согласно  Административному Кодексу  штрафных  санкций  по отношению к виновному (инженеру по технике безопасности Р.И.Хаврулину, главному хранителю фондов музея О.Ю.Карцеву). Ответственность за выполнение приказа была возложена на главного инженера музея-заповедника В.С.Сергечева.

Проект приказа в тот же день был завизирован представителем ГОСПОЖНАДЗОРА, заместителем директора по административно-хозяйственной работе и копия приказа была направлена в Министерство культуры ДНР, поскольку был нанесен существенный ущерб памятнику архитектуры 18-го столетия.

Ситуация 4

С целью реализации задач и функций Министерства образования ДНР министр 19.06.2016 г. издал приказ № 125, в котором дал поручение Донецкой академии наук создать Совет но проблемам развития, воспитания и психологической поддержки личности, а также Рабочую группу по разработке концепции развития творческого потенциала детей в Донецких образовательных учреждениях.

Приказом утверждалось положение о Совете, Рабочей группе и ее составе. Председателем Совета был назначен Президент Донецкой  академии образования,

член коллегии Министерства Петровский Артур Владимирович

Совету совместно с Управлением Гуманитарного образования (Б.В.Савченко), управлением учебных заведений высшего профессионального образования (М А.Голиков) и Управлением реабилитационной работы (М.С.Истратова) предписывалось разработать научно-исследовательскую программу «Усиление воспитательной функции образования».

Центру социологических исследований предлагалось провести работу по опросу учащихся о их ценностных ориентациях(образование, карьера, влияние старшего поколения, роль материальных благ и т.д.). Директор центра В.Е.Ворожеева.

Управлению финансирования (Ю.А.Кленову) предписывалось рассмотреть вопрос  о выделении средств на социологические исследования.

Управлению международного сотрудничества (В.Р.Рацкевич) было дано задание подготовить проект «Гражданское воспитание личности» для внесения его в ЮНЕСКО.

Контроль исполнения приказа возложен на зам.министра А.Т.Мчелидзе. Все упомянутые в приказе должностные лица проставили на нем визу ознакомления.

Ситуация 5

Закрытое акционерное общество «Пеан», специализирующееся в области посреднической деятельности для медицинских и фармацевтических организаций обязало (приказом президента) свои филиалы в Шахтерске, Макеевке и Докучаевске арендовать складские помещения и разместить на них, а также организовать реализацию фармацевтической продукции фирмы «Шеринг» (Германия).

Номенклатура предлагаемых препаратов, включающая торговое наименование, формы выпуска и цену, приведена в приложении 1 (оформлена в виде таблицы).

Финансовым директорам филиалов было предложено представить к 22.09.2016 г. финансовую отчетность по аренде складских помещений. Отделам маркетинга фирм было поручено организовать рекламную компанию через СМИ для медицинских фармацевтических организаций

Ответственность за поставку, хранение и реализацию препаратов была возложена на коммерческого директора фирмы «Пеан» Г.Ю.Лелякина.

Приказ был подписан президентом компании «Пеан» господином У.Е.Черниковым, с германской стороны - коммерческим директором фирмы «Шеринг» господином Фрицем Штанвальдом.

Проект приказа был согласован с фармацевтическим управлением Минздрава ДНР 15.08.2016.

Ситуация 6

Правительство ДНР по представлению организаторов Дней Исторического и культурного наследия Донбасса приняло программу охраны и использования памятников культуры на территории города МосквыДонецк.

На этом основании управление перспективных программ Государственного комитета ДНР по вопросам архитектуры и строительства разослало заинтересованным организациям письмо о представлении в Комитет до 01.09.2016 года планов реализации программы.

В соответствии с данным письмом Заместитель министра иностранных дел ДНР на основании договоренности с главами иностранных представительств в Донецке издал приказ о возможности организации экскурсий по территории некоторых посольств иностранных государств (Франции, Австрии, Аргентины, Танзании) являющихся архитектурными историческими памятниками постройки XIX века.

В приказе была дана ссылка на соглашение с администрацией посольств от 15.02.2016 года, что вошло в констатирующую часть приказа.

Постановляющая часть содержала права, обязанности и ответственность МИД ДНР по вопросам, связанным с посещением территорий посольств.

Исполнителем приказа был Департамент истории дипломатии МИДа. На приказе была виза руководителя пресс-службы министерства О.А.Петрова.

Ситуация 7

В Администрации Донецкой области начальником Департамента образования О.И.Леоновым был подписан приказ 3 мая 2016 года за номером 42 по поводу подготовки школ области к новому учебному году. Основанием издания приказа было своевременная  и качественная подготовка школ области к новому учебному году.

Для этого необходимо представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 1 июня 2016 года. Это поручалось начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. и начальнику финансового управления Н.П.Петрову, а также директорам школ. Галкин ГГ. - начальник хозяйственного управления должен был обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы. Срок - 15 июня 2016 г.

РСУ обязывался произвести ремонт школьных зданий до 25 августа 2016 года, а приемочная комиссия должна была оценить результаты выполненной работы. Для того создавалась приемочная комиссия в составе: ...

Осуществлять общий контроль за исполнением приказа должен был заместитель начальника департамента Тимофеев СИ.

Ситуация 8

Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

Ситуация 9

Напишите проект приказа по ОАО "Оксид" об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.2016 по 01.09.2016. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

Ситуация 10

Составьте приказ по строительному кооперативу "Запуск" о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.

Ситуация 11

Составьте приказ по предприятию "Сайл" об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Ситуация 12

Составьте приказ об итогах работы с документами в 2017 г. в ОАО "Родина". В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной      части      обратите      внимание      руководителей      на    повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

Ситуация 13

Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

Приложение 1

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА

ЗАО" АКРУС"

ПРИКАЗ

00. 00. 00      №00

Об изменении графика

работы

В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Орлова В. И. от 00. 00. 00.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.        Начальнику технического отдела Волкову М. И. организовать работу отдела в субботние дни на период с 00. 00. 00 по 00. 00. 00.

2.        Гл. бухгалтеру Словину А. Р. подготовить предложения об оплате сверхурочных дней до 00. 00. 00.

3.        Гл. инженеру Зимину П. О. организовать контроль за исполнением приказа.

Генеральный директор                                                                   Г. К. Литвинов

Герб ДНР

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ (МИНКУЛЬТУРЫ ДНР)

ПРИКАЗ

№                     

Донецк

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры

Донецкой Народной Республики

В целях совершенствования документационного обеспечения и  организации работы  с  документами  в  Министерстве  культуры ДНР приказываю:

1.   Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве культуры ДНР.

2.   Приказ        Министерства  культуры  ДНР   от  .....  N    .....  признать утратившим силу.

3.   Контроль  за  исполнением  настоящего приказа возложить       на заместителя Министра И.О. Фамилия.

Министр                                            Подпись                                      И.О. Фамилия