Практическое занятие 4 Тема: «Составление служебных писем»

Практическое занятие 4

1.     Тема:  «Составление служебных писем».                                                                                                                                                                                                      

2.     Цель занятия: научиться составлять и оформлять служебные письма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

3.     Материальное обеспечение: тетради, ручки, карандаши, листы А4.

4.     Исходные данные: Ситуационные задания.

5.     Ход работы:

5.1.          Рассмотреть  методические указания по выполнению практической работе.

5.2.          Составить бланк служебного письма.

5.3.          Составить отчет.

6.     Контрольные вопросы.

6.1. Понятие информационно-служебных документов.

6.2. Какой документ называется письмом?

6.3. Какие виды писем существуют?

6.4. В каком случае составляется письмо-просьба?

6.5. Перечислите реквизиты письма.

        7. Литература.

7.1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013.

7.2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012.

7.3. Чуковенко А.Ю., Янкоеая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унификационные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Методические указания по выполнению практических задач

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.

        Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

        По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

        Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

        К информационным условно относят письма, сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

        Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.

        Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении договоров. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

        В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков. Рекламация должна иметь копии документов, как правило актов, подтверждающих такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

        При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C – Letter of credit), к которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товара или услуг.

        В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

        В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

        Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма. Он содержит следующие реквизиты:

·        Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города)

·        эмблему организации (при наличии герба не проставляется)

·        код организации (предприятия) по ОКПО

·        наименование вышестоящей организации (если она имеется)

·        наименование организации (предприятия)

·        справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, Web –страницы в Internet, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).

         На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:

_______ № _______ На № _______ от_______

        На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

·        адресат

·        заголовок к тексту

·        отметка о контроле

        В письмах, факсах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

        В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

·        дата

·        номер

·        ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом)

·        заголовок к тексту, изложенный одной фразой

        В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): предприятие (организация), структурное подразделение, должность, фамилия и инициалы, почтовый адрес получателя.

        Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адрес, которому направляется конкретный экземпляр.

        Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать дату и номер ранее посланного письма.

        Текст письма – должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, кратко и ясно.

        Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

        Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

        «В связи с тем, что при получении груза 26.01.2005 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя, при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя … была установлена недостача … штук изделий на сумму) … (коммерческий акт от 26.01.2005 № 247)…».

        Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:

        «Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет…».

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

        Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

·        Уважаемый Игорь Леонидович

·        Господин Зорин

·        Игорь Леонидович

·        Уважаемый г-н Зорин

·        Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Большинство писем продолжаются далее словами:

·        В связи с…

·        Согласно договору от … № …

·        Нами рассмотрены Ваши предложения

·        В соответствии с Вашей просьбой и т.д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В письмах используют следующие формы изложения:

·        от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»)

·        от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»)

·        от третьего лица единственного числа  («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

Если письмо оформлено на должностном бланке, то текст излагается от первого лица единственного числа : прошу …, направляю …, считаю необходимым… .

В зависимости от вида письма при составлении текста используют следующие обороты:

Отправка груза, документа

1.     Отправляем Вам…

2.     Направляю Вам…

3.     Высылаем Вам…

4.     В соответствии с Вашей просьбой направляем…

5.     Согласно нашей договоренности отправляем Вам…

         Напоминание

6.     Напоминаем Вам, что…

7.     По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу.

         Подтверждение

4.Концерн … получает подтверждение …

5.Подтверждаю, что партия товара получена …

Извещение

6.Сообщаем Вам, что …

7.Ставлю Вас в известность, что …

8.Извещаем Вас, что …

9.Считаем необходимым поставить Вас в известность …

         Просьба

1.     Мы будем благодарны, если Вы сможете …

2.     Нам хотелось бы получить …

3.     Мы очень заинтересованы в решении этого вопроса …

4.     К сожалению, в связи с временными трудностями предлагаем перенести решение вопроса на более поздний срок.

5.     В соответствии с нашей договоренностью просим Вас …

         Благодарность

10.Мы признательны Вам …

11.Выражаем благодарность за …

12.С благодарность подтверждаем …

Вводные слова и обороты позволяют придать деловому письму различные оттенки. Например, если фразу: «Мы не можем заключить договор с Вашей фирмой …» дополнить «к сожалению», то отказ звучит не столь категорично и оставляет шанс для дальнейшего сотрудничества.

Наиболее распространенными ошибками при составлении писем являются:

·     в апреле месяце

·        польза от использования

·        следует учитывать следующие факторы

·        представление информации пользователю

·        данное явление проявилось

·        настоящим сообщаем

·        потребное количество товара

·        приложение: упомянутое на 3 листах

         Если письмо составлено на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

         Письма могут заканчиваться фразами:

·        Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

·        Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

·        Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

·        С уважением и т.п.

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы

2. Записать коротко предложенные задания

Практическая работа состоит из 3-х заданий по составлению служебных писем. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки.

Задание 1

Составьте письмо – приглашение № 544 от 10.07.20__ по сл. данным:

Институт точных приборов посылает письмо – приглашение директору ЦНИИ «Прометей» Константину Сергеевичу с приглашением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно – энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка состоится в г. Донецк в выставочного центре на пл. Конституции  18 августа 20__ года с 9.00 до 20.00. Адрес института точных приборов г. Донецк,  ул. Мичурина 36, тел. 337-87-77. Директор института точных приборов С. К. Сергеев.

Используйте приложение 1.

Задание 2

Составьте гарантийное письмо № 589 от 23.09.20__ по следующим данным:

ООО «Миг» гарантирует АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет.

Адрес ООО «Миг» г. Донецк ул. Садовая 36, тел. 337-87-87. Директор ООО «Миг» М. К.Максимов.

Используйте приложение 1.

Задание 3

Составьте информационное письмо № 59 от 12.09.20__ по следующим данным:

Донецкий  электрометаллургический  техникум сообщает директору школы № 12 В.С. Антоновой о том, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:

1.     Коммерческая деятельность.

2.     Юридический.

Правила приема общие для всех.

Адрес Донецкого электрометаллургического  техникума г. Донецк ул. Ткаченко  104, тел. 337-87-87. Директор техникума И.А. Караван.

Используйте приложение 1.

Приложение 1.

Наименование организации                                         Реквизит «Адресат»                                                                

отправителя

Справочные данные организации-

отправителя

№                 от             

Текст письма. Письма – приглашения начинаются со слов «Уважаемый ...........! »

Текст гарантийного письма начинается со слов «Настоящим гарантируем …»

Текст информационного письма начинается со слов «Администрация техникума сообщает, что …»

Должность отправителя                                        И. О. Фамилия