Практическое занятие 9-10 1. Тема: 9 - «Обработка входящих, исходящих и внутренних документов»; – «Регистрация и контроль исполнения документов».

Практическое занятие 9-10

1.     Тема:  9 - «Обработка входящих, исходящих и внутренних документов»;

10          –  «Регистрация и контроль исполнения документов».                                                                                                                                                                                                      

2.     Цель занятия: научиться выполнять обработку входящих и исходящих документов, регистрировать входящие документы, используя разные формы регистрации документов.

3.     Материальное обеспечение: тетради, ручки, карандаши, листы А4.

4.     Исходные данные: Ситуационные задания.

5.     Ход работы:

5.1.          Рассмотреть  методические указания по выполнению практической работе.

5.2.          Составить бланк служебного письма.

5.3.          Составить отчет.

6.     Контрольные вопросы.

6.1. Каков технологический процесс обработки входящих и исходящих документов?

       6.2. Определите общий порядок организации работы с внутренними, входящими и исходящими документами.

        6.3. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов.

        6.4. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?

6.5. На основании какого документа определяются сроки хранения документов?

6.6. Какими документами следует руководствоваться при определении сроков хранения документов?     

        7. Литература.

7.1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013.

7.2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012.

7.3. Чуковенко А.Ю., Янкоеая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унификационные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Методические указания по выполнению практических задач

Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа - "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения"^[1]. Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации.

Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.

Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов.

Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля исполнения документов ("системы электронного документооборота").

Журнальная форма регистрации документов

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа. Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента). В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются. В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.

Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа). В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.

Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.

Карточная система регистрации документов

Единая регистрационно-контрольная карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6 (рис.1).

Рис.1. Форма регистрационно-контрольной карточки

В поля карточки заносят следующую информацию.

Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих - сведения переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних - указывают вид документа (08).

Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только при регистрации входящих документов.

Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09,10 реквизиты).

Краткое содержание - заголовок документа (17); Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).

В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.

Фонд №, Опись №, Дело № - позиции для фиксации отметок о хранении исполненного документа.

Как вариант, может использоваться другая форма записи сведений о хранении исполненного документа:

В позиции "Примечание" указывается фактическое местонахождение документа в том случае, если исполненный документ в дело не помещен или извлечен из дела. Записи датируются.

При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров используется нумерационный бланк - лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.

Индексация

Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:

02 - должное лицо - адресат;

12 - корреспондент;

156 - порядковый регистрационный номер.

Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:

01-20 - номер дела по номенклатуре дел;

156 - порядковый регистрационный номер.

При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:

расположение составных частей индекса должно быть постоянным;

система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Если в конкретной организации при небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа или информации о нем необходимым и достаточным является использование только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.

Систематизация РКК

Массив регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК:

алфавитный;

географический (региональный);

корреспондентский;

номинальный (по видам и разновидностям документов);

предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);

структурный (по структуре организации, по отделам);

хронологический (по дате) и т.д.

При расстановке РКК, как правило, удается активизировать несколько поисковых признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т.д.

Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (...5, 4, 3, 2,1) порядок регистрационных номеров и дат.

Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.

Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:

контроль исполнения по существу поставленных задач;

сроковый контроль.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов.

Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).

В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе (18) и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:

резолюция руководителя (16);

анализ содержания текста (19). Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.

Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает "сегодня", "завтра", "послезавтра".

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей.

При использовании регистрационно-контрольных карточек (РКК) необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии по срокам исполнения.

Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или организации в целом.

Задание 1

Оформить дела для сдачи в архив организации:

 – пронумеровать документы дела;

– составить внутреннюю опись;

– составить заверительную надпись;

 – оформить обложку дела.

Задание 2

Составить опись на дела постоянного и временного хранения, подлежащие сдаче в архив.

 Задание 3

Самостоятельно заполнить следующие виды журналов регистрации:

·         Журнал регистрации входящей корреспонденции

·         Журнал регистрации исходящей корреспонденции

·         Журнал регистрации приказов

Задание 4

Изучить порядок формирования дел и оформления их для архивного хранения с использованием следующих форм:

·       Лист заверитель дела

·       Обложка дела постоянного и временного хранения

·       Внутренняя опись документов дела

Задание 5

Оформить журнал учёта входящих документов:

номер документа 171/1-3; срок исполнения 27.12 2007; исполнитель Сергеев; дата документа 18.12.2007;  исходящий № 1-2/82; автор-отправитель ЗАО «Эра»; краткое содержание (заголовок) дата поступления документа 21.12.2007 о сокращении поставок ТНТ 22.12.2007; подпись исполнителя Сергеев.

Задание 6

Оформить журнал учёта исходящих документов:

№ 152 , 153; исполнитель Разин;, дата документа 21.12.2007, краткое содержание о предоплате по контракту № 88/117 22.12.2007; адресат (кому) ЗАО «Пилот» ; № дела 4-7.

Задание 7

Оформить журнал учёта внутренних документов:

№ документа 88; дата документа 08.01.2007; кто подписал Иванов; краткое содержание об изменении  штатного расписания; отметка об исполнении Сидоров.

ОБРАЗЕЦ

ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ОБРАЗЕЦ

ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ОБРАЗЕЦ

ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Задание 8

Составьте и оформите регистрационную  карточку:

получение документа  индекс  01-07/937;  дата 06.08.2007; адресат акционерное общество «МОНИМО»; вид документа письмо; резолюция Сапову В.В., Румянцеву С.Ю. – Ваши предложения. 07.08.2007 Серебряников; передача на исполнение.

Задание 9

 Составить журнал регистрации исходящих документов: ЗАО «Квант» , порядковый номер155,156 , о предоплате по контракту № 35/117 ,22.12 2013, дата документа 21.12.2013, исполнитель Петин, № дела 8-10.

ОБРАЗЕЦ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ

Лицевая сторона

Оборотная сторона

ОБРАЗЕЦ

ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Приложение 1.

Журнал  регистрации входящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Журнал регистрации приказов

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

§  временным (до 10 лет);

§  временным (свыше 10 лет);

§  постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

§  отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

§  отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

§  выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

§  установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

§  при составлении номенклатуры дел;

§  при формировании дел;

§  при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

§  отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

§  отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

§  выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

§  документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

§  документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

§  документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

§  документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Рис. 1.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

§  опись дел постоянного срока хранения;

§  опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

§  опись дел по личному составу;

§  акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.

 Организация работы с документами

1. Понятие «документооборот». Основы организации документооборота

2. Работа с входящими документами

3. Работа с исходящими и внутренними документами

4. Правила регистрации и индексации документов

5. Номенклатура дел

6. Подготовка документов и передача их на архивное хранение

7. Контроль исполнения документов

8. Работа с конфиденциальными документами

9. Структура и функции служб ДОУ

1. Понятие «документооборот». Основы организации документооборота

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по определенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия.

Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов — проверяет, кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией.

Организация работы с документами — это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).

В документационном обеспечении существуют три группы документов:

- входящие (поступающие в организацию документы);

- исходящие (отправляемые из организации документы);

- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документыпроходят на начальном этапе следующие операции: первичную обработку, предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документыпроходят на начальном этапе следующие операции: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа.

Основными принципами работы с документами являются:

- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументационным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:

- инструкция по делопроизводству предприятия;

- образцы правильно оформленных документов, установлены на компьютерах работников;

- номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;

- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;

- информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;

- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

2. Работа с входящими документами

Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.

Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

При первичной обработке осуществляют:

- проверку правильности доставки (адресования);

- проверку количества листов поступившего документа;

- проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе").

При отсутствии листов документа или приложения:

- ставится в известность отправитель;

- делается отметка на самом документе;

- делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки (см. рис. 4):

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение (разметку);

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения и исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Рrivatе") и "Конфиденциально" ("Confidential''), если не имеет допуск к ним.

Рис. 4 Схема обработки входящей документации

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: на регистрируемые, нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит: входящий номер документа; дату поступления; время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: имеющие в адресе указание структурного подразделения, фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с до­кументом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: определить исполнителя; дать конкретные указания по исполнению документа; указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

3. Работа с исходящими и внутренними документами

Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов (см. рис. 5):

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Рис. 5 Схема обработки исходящей документации

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в "Журнале регистрации исходящих документов". При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами.

4. Правила регистрации и индексации документов

Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:

- для обеспечения сохранности документов;

- для удобства поиска документов;

- для учета и контроля исполнения документов.

Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

- 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

- 1-5 — номер дела по номенклатуре.

Виды регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов.

Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток - возможны потери карточек.

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток - возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Система регистрации на ПК может быть создана:

- в среде систем управления базами данных (Access);

- с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);

- в текстовом редакторе "Word" с помощью таблицы;

- другими программными средствами.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.). Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа ("Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" и др.), определяется специальными инструкциями.

5. Номенклатура дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена: для группировки исполненных документов в дела; учета и обеспечения сохранности дел; оперативного поиска документов в делах..

Номенклатуры дел подразделяются: на типовые, примерные, конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с их одинаковой нумерацией и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел НИИ Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел документационного обеспечения управления"). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат — 1, бухгалтерия — 2 и т. д.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1 — соответствует секретариату, а 2 — порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

6. Подготовка документов и передача их на архивное хранение

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительного листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:

- по основной (производственной) деятельности;

- по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Отдельная опись на документы по личному составу составляется для удобства поиска и обеспечения сохранности этих документов.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу.

Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов рекомендуется осуществлять с помощью специальных машин типа "шредер" не менее чем двумя работниками предприятия.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

- документы, передаваемые в архив (со сроком хранения - свыше 10 лет);

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения - до 10 лет включительно);

- документы подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения утратившие практическое значение).

Контролю подлежат все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа. Для распорядительных документов, например приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение.

Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы.

7. Контроль исполнения документов

Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

Содержание контроля исполнения:

- занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;

- установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

- извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

- фиксация промежуточных результатов исполнения документов;

- информирование руководства о результатах контроля;

- снятие документов с контроля по указанию руководителя;

- подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют:

- руководители;

- заместители руководителя;

- специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);

- работники службы делопроизводства;

- секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на типовые, индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа. Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе "Примечание". Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на опе­ративных совещаниях руководства).

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.).

8. Работа с конфиденциальными документами

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа: "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования".

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

- назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование;

- порядок подготовки и размножения документов;

- отдельную регистрацию документов;

- формирование дел;

- организацию выдачи и хранения документов;

- проверку наличия документов;

- архивное хранение и порядок уничтожения.

Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении, например, ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата".

На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом.

Размножение конфиденциальных документов производится:

- с разрешения руководства предприятия;

- с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя);

- в специально выделенном помещении;

- в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

- с немедленным уничтожением бракованных копий.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".

Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов, количество экземпляров, наличие приложений к документу.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела).

Хранение дел с конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники, либо в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов".

Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

9. Структура и функции служб ДОУ

ДОУ осуществляет служба ДОУ, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

В состав службы ДОУ включается секретариат, канцелярия, отдел писем, отдел совершения работ с документами, центральный архив.

Работа службы ДОУ регламентируется специально разработанным положением о службе ДОУ, должностными инструкциями.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными актами органов государственной власти.

В функции службы ДОУ входит:

- осуществление обработки, регистрации и создание документов;

- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов;

- контроль за исполнением документов;

- разработка номенклатуры дел предприятия;

- подготовка дел к передаче в архив;

- обеспечение архивного хранения документов.

Вопросы для самоконтроля

1. Основы организации документооборота на предприятии.

2. Схема работы с входящими документами.

3. Порядок оформления и регистрации исходящих документов.

4. Внутренние документы и работа с ними.

5. Понятие регистрации и индексации.

6. Порядок оформления и работы с номенклатурой дел.

7. Архивное хранение и его организация.

8. Организация контроля за исполнением документов.

9. Правила работы с конфиденциальными документами.

10. Основные функции работы делопроизводителя.

Глоссарий

АВТОБИОГРАФИЯ — документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудоустройства работника (в хронологическом порядке).

АДРЕСАТ – получатель.

АДРЕСАНТ – отправитель.

АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АКЦЕПТ – согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

АНКЕТА – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них.

АСПЕКТ – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

БЛАНК – белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются необходимой информацией.

ВИЗА – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в учреждение со стороны.

ВЫПИСКА – копия части документа.

ГРИФ – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции.

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления.

ДАТА – число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛО – единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть юридические и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, дающий право его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие двух или нескольких сторон.

ДОГОВОР АРЕНДЫ – это согласие и взаимное обязательство сторон на временное использование одной стороной имущества, принадлежащего другой стороне.

ДОГОВОР ПОДРЯДА – согласие подрядчика выполнить определенную работу по заданию заказчика из своих или его материалов, а заказчик обязуется принять и оплатить работу.

ДОГОВОР ПОСТАВКИ – согласие поставщика в конкретные сроки поставить заказчику определенную продукцию, а заказчик в свою очередь обязуется принять эту продукцию и оплатить ее по предусмотренным ценам в определенный срок.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

ДОСЬЕ – документы, относящиеся к какому-либо делу.

ЖАЛОБА — документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица предприятию или должностному лицу.

ИЗВЕЩЕНИЕ – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и содержащий предложение принять участие.

ИНДЕКС – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета и исполнения.

ИНСТРУКЦИЯ — нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, предоставляемый его составителем в судебные органы с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке сумм или какого-либо имущества.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный из предприятия.

КОММЕРЧЕСКИЕ АКТЫ – документы, составляющиеся при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа по факту и данными, указанными в сопроводительном документе, при порче и повреждении груза, обнаружении груза без документов или документов без груза.

КОНТРАКТ – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен.

КОРРЕСПОНДЕНТ – предприятие или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ - работа над составлением и обменом письмами между организациями.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА— документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).

ЛИЧНОЕ ДЕЛО – дело, включающее документы о каком-либо сотруднике предприятия.

НОМЕНКЛАТУРА – перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия.

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА- совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, в котором устанавливаются какие-либо правила, нормы.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа либо содержащий причины какого-либо события.

ОПИСЬ – юридически оформленный перечень документов. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – документация, посредством которой определяется порядок работы предприятия.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ— организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА – первоначальный экземпляр документа.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ – отметки о степени секретности и срочности исполнения документа.

ОФЕРТА – письменное предложение о заключении договора на определенных условиях.

ПЕРЕМЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между предприятиями, частными лицами.

ПОДПИСЬ – подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов исполнительной власти.

ПОСТОЯННЫЕ РЕКВИЗИТЫ – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографическим или другим способом.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО – письмо, отправленное виновной стороне, в случае невыполнения условий заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для решения основных задач предприятия.

ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ— правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

ПРОТОКОЛ – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях коллегиальных органов.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, в целях разрешения текущих вопросов.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – запись в учетных формах кратких сведений о документе и проставление на документе регистрационного индекса и даты.

РЕЕСТР – перечень чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.

РЕЗОЛЮЦИЯ – решение, принятое совещанием по обсуждаемому вопросу.

РЕЗЮМЕ — документ, содержащий краткие сведения, предоставляемые претендентом на вакантное место.

РЕКВИЗИТ – информационный элемент документа.

РЕШЕНИЕ - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – записка о выполнении какой-либо работы.

СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов или событий.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ – деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции и экономии всех видов ресурсов.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, являющиеся образцами для составления одноименных документов с учетом специфики деятельности предприятия.

ТРАФАРЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, имеющие заранее отпечатанный стандартный текст и дополняющее его конкретное содержание.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, предназначенный для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требований сторон.

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ– это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии со сферой деятельности и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

УСТАВ - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ - графическую модель построения множества документов.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ— документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Скачано с www.znanio.ru