Презентация на тему: СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

Донецкий электрометаллургический техникум

Подготовила:
Студентка 2 курса, гр. ЭП-15-1/Д
Ересько Диана

Содержание и назначение писем
Правила оформления служебных писем
Разновидности служебных писем

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса(письмо-ответ) заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя.

3. Письмо составляется только по одному вопросу. Например, просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме – затруднена.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах. Оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

Адресат письма

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу
Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:
После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория"
Отдел сбыта

АО "Глория"
Начальнику отдела сбыта Д.Д. Иванова

АО "Глория"
Начальнику отдела сбыта
Д.Д. Иванова
83324 Донецк
Щорса, 12

Оформление названия документа

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается.
В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.
Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении...", "О создании...", "О проведении..." и т. д.
В письмах, содержание которых не превышает строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:
в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;


- в основной части формулируется основная цель письма.

водная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" по накладной N в присутствии представителя Вашего предприятия.... была установлена недостача..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от N245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Оформление текста письма

Концовка письма

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.
11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводим мероприятии.Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие». В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организации, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем….. », «Сообщаем … », «Ставим в известность … » и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указывается фамилия, имя, отчетов того, которому оно посылается.
Письмо-подтверждение содержит подтверждение о получении какого-либо отправлении (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (н-р, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных разговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (место работы, проведение исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма имеют обычно две подписи – руководителя и бухгалтера, на них проставляется печать.

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариант положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии.