Данная презентация разработана к дисциплине "Основы деловой культуры". Содержит двадцать слайдов. Подготовлена к семинарскому занятию по теме "Письменная форма коммуникации и деловая переписка". данную презентацию можно использовать как на семинарских занятиях, так и на лекционных. Данной разработки приведена структура делового письма, требования к оформлению, виды деловых писем.
ПИСЬМЕННАЯ ФОРМА
КОММУНИКАЦИИ И ДЕЛОВАЯ
ПЕРЕПИСКА
Виды деловой переписки
Внешняя
Внутренняя
Официальна
я
Адресат: внешний
контрагент.
Примеры: гарантийное
письмо, информационное
письмо, коммерческий
запрос, пресс-релиз.
Адресат: сотрудник Вашей
организации.
Примеры: приказ,
распоряжение, служебная
записка, объяснительная.
Личная
Адресат: внешний
контрагент.
Примеры: приглашение,
поздравление,
соболезнование,
рекомендательное
письмо, благодарность.
Адресат: сотрудник Вашей
организации.
Примеры: письмо-ответ,
информационное письмо,
приглашение,
поздравление,
соболезнование,
рекомендательное письмо,
благодарность.
Все виды деловой переписки могут
вестись двумя способами:
на бумажных
носителях
по электронной
почте.
Структура делового
письма
1.Обращение
2. Преамбула
3. Основной
текст
4. Заключение
5. Подпись
6.
Постскрипт
ум
Обращение
Обращение находится в «шапке» письма и содержит
должность и ФИО адресата.
Стандартным считается
обращение Уважаемый,
которое пишут с большой
буквы и по центру листа.
Преамбула
Преамбула составляет первый абзац письма, в котором
изложена его цель, причина, побудившая Вас его
написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять
суть письма.
Основной текст
Основной текст В 2х – 4х абзацах должна быть изложена
ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по
этому поводу и озвучена просьба о конкретных
действиях либо предложениях
Заключение
Заключение Необходимо для краткого
подведения итогов всего написанного и
логичного завершения письма.
Подпись
Письмо завершается
подписью (должность +
ФИО) адресанта, которую
предваряет стандартная
вежливая форма «С
уважением».
При подписании письма
важно учесть ранг
адресата и адресанта.
Постскриптум
Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы сообщить
адресату о важном событии, которое произошло уже
после написания письма, или передать ему
информацию, которая имеет косвенное отношение к
теме письма.
Приложения
Приложения являются необязательным
дополнением к основному тексту письма и
поэтому оформляются на отдельных листах –
каждое приложение на своём листе. Какие-либо
правила их написания отсутствуют.
Оформление делового
письма
Бланк.
Деловое письмо должно быть оформлено на официальном
бланке организации.
В колонтитулах бланка должна содержаться следующая
информация:
название организации;
физический адрес организации;
телефон и факс;
web-сайт .
Оформление делового
письма
Поля.
Деловое письмо обязательно должно
иметь поля:
слева – около 3 см, справа – около 1,5 см.
Оформление делового
письма
Регистрационный номер письма, включающий в себя дату
подписания письма руководителем.
Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу
письма.
Пример: Исх. 546 от на вх. 321 от
Оформление делового
письма
Шапка письма Содержит обращение к адресату,
Размещается чуть ниже регистрационного
номера
Должность и ФИО адресата пишутся в верхнем
правом углу письма.
Непосредственно обращение оформляется по
центру письма и заканчивается восклицательным
знаком.
Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
Оформление делового
письма
Шрифт письма
Шрифт должен быть одинаковым на всём
протяжении письма.
Стандартной практикой является использование
шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и
единичным интервалом между строками.
Этические нормы деловой переписки
При составлении деловых писем НЕ рекомендуется:
начинать послание с констатации отказа;
навязывать адресату ожидаемый исход вопроса;
побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами
срочно, незамедлительно, в более короткие сроки;
намекать адресату на его мнимую невнимательность,
некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа
Предлагаю внимательно изучить….
Этические нормы деловой переписки
Для получателя деловых писем обязательными требованиями
являются:
отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или
письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на
них ответной информацией;
оперативный и четкий ответ организации- отправителю.
Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как
нежелание сотрудничать.
Виды деловых писем
Благодарность
Сопроводительное письмо
Гарантийное письмо
Письмо-запрос
Письмо-предложение
Письмо-ответ
Сообщения, извещения, уведомления
Информационное письмо
Письма-напоминания и письма-требования
Претензионное (рекламационное) письмо
Рекламное письмо
деловая переписка.pptx
