Презентация по основам деловой культуры "Деловая переписка"

ПИСЬМЕННАЯ ФОРМА КОММУНИКАЦИИ И ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Виды деловой переписки Внешняя Внутренняя Официальна я Адресат: внешний контрагент. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз. Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная. Личная Адресат: внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность. Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами: на бумажных носителях по электронной почте.

Структура делового письма 1.Обращение 2. Преамбула 3. Основной текст 4. Заключение 5. Подпись 6. Постскрипт ум

Обращение Обращение находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Стандартным считается обращение Уважаемый, которое пишут с большой буквы и по центру листа.

Преамбула Преамбула составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Основной текст Основной текст В 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложениях

Заключение Заключение Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Подпись Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта.

Постскриптум Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Приложения Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Оформление делового письма Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт .

Оформление делового письма Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около 3 см, справа – около 1,5 см.

Оформление делового письма Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Пример: Исх. 546 от на вх. 321 от

Оформление делового письма Шапка письма Содержит обращение к адресату, Размещается чуть ниже регистрационного номера Должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Оформление делового письма Шрифт письма Шрифт должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.

Этические нормы деловой переписки При составлении деловых писем НЕ рекомендуется: начинать послание с констатации отказа; навязывать адресату ожидаемый исход вопроса; побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами срочно, незамедлительно, в более короткие сроки; намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа Предлагаю внимательно изучить….

Этические нормы деловой переписки Для получателя деловых писем обязательными требованиями являются: отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией; оперативный и четкий ответ организации- отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Виды деловых писем Благодарность Сопроводительное письмо Гарантийное письмо Письмо-запрос Письмо-предложение Письмо-ответ Сообщения, извещения, уведомления Информационное письмо Письма-напоминания и письма-требования Претензионное (рекламационное) письмо Рекламное письмо