ПР_Создание пользовательских форм для ввода данных в СУБД MS Access

Практическая работа №18

Тема: Создание пользовательских форм для ввода данных в СУБД MS Access

Цель: - создание форм на основе таблиц и запросов, редактирование форм.

Вид работы: фронтальный

Время выполнения: 2 часа

Теоретические сведения

Формы - это объекты базы данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий.

Форма представляет собой объект базы данных, содержащий упорядоченный набор элементов управления, которые обеспечивают интерактивное взаимодействие с полями одной или нескольких таблиц. С помощью элементов управления можно вводить новые данные, редактировать и удалять существующие и осуществлять поиск информации. Подобно печатным формам, формы Access включают поля, предназначенные для ввода данных, и надписи к ним. Но в отличие от печатных форм, они могут включать такие элементы, как кнопки выбора или командные кнопки, что превращает формы Access в объекты, подобные диалоговым окнам Windows или страницам мастеров.

Можно вносить данные в таблицы и без помощи форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:

1) при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);

2) разные пользователи могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;

3) вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

4) в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т.д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создавать формы можно на основе как одной, так и нескольких таблиц или запросов.

Способы создания форм:

1) с помощью Мастера,

2) используя средство Автоформы,

3) «вручную» в режиме Конструктора,

4) сохраняя таблицу или запрос как форму.

Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора.

Рассмотрим некоторые из перечисленных способов.

Задания к практической работе

1.   Выполните команду: вкладка ленты Создание - Формы - Другие формы - Мастер форм.

2.   В диалоговом окне Создание форм (рисунок 1) выберите таблицу Сотрудники, затем все ее поля (с помощью кнопки ), из списка Доступные поля переместите в список Выбранные поля. Щелкните по кнопке Далее.

Рисунок 1 - Создание формы с помощью Мастера

3.   В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы - Сотрудники. Щелкните по кнопке Готово.

4.   С помощью Мастера аналогично создайте формы Клиенты, Заказы, Менеджеры.

5.   Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.

6.   Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста.

7.   В заголовок формы добавьте текст «Сотрудники фирмы».

8.   В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конструктор - Элементы управления).

9.   После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок (рисунок 2).

10.   В категории Работа с формой выберите действие Закрыть форму и нажмите кнопку Далее.

11.   Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.

12.   В последнем диалоговом окне Создание кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово.

Рисунок 2 - Создание кнопок на форме

13.   Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Microsoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с помощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.

14.   Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление записи.

15.   Иногда на форме требуется разместить несколько страниц, содержащих данные из различных источников, справочную или вспомогательную информацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.

16.   Создайте пустую форму (вкладка ленты Создание - Формы – Пустая форма). Перейдите в режим Конструктора.

17.   Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления, переместите курсор на поле формы и щелкните левой кнопкой мыши (рисунок 3). Сначала добавятся только две вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.

18.   Добавьте еще одну вкладку: щелкните правой кнопкой мыши на поле вкладок и выполните команду контекстного меню Вставить вкладку.

19.   Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались названия данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры, Помощь: дважды щелкнуть по ярлычку, справа в "Окне свойств" в поле Имя вписать соответствующее название.

20.   Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из базы данных форму Сотрудники.

21.   Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Менеджеры.

22.   На вкладку Помощь поместите советы по работе с базой данных: создайте текст в редакторе MS Word, скопируйте его в буфер обмена, затем в контекстном меню вкладки выполните команду Вставить.

Рисунок 3 - Добавление вкладок в форму

23.   Данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы.

24.   В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных. Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с базами данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм.

25.   Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.

26.   Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкните по кнопке Создать.

27.   В диалоговом окне Создание (рисунок 4) введите имя новой кнопочной формы и нажмите ОК.

Рисунок 4 - Задание имени кнопочной формы

28.   Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопочной формы окна Диспетчер кнопочных форм (рисунок 5). Выделите имя новой кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить.

Рисунок 5 - Диспетчер кнопочных форм

29.   В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (рисунок 6).

Рисунок 6 - Создание кнопок на форме

30.   В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите команду Открыть форму для изменения из раскрывающегося списка в поле Команда. В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.

31.   Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход.

32.   Закройте диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы.

33.   В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию. Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолчанию)».

34.   Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке Закрыть.

35.   В результате должна получиться форма, представленная на рисунке 7.

36.   Для того чтобы главная кнопочная форма появлялась на экране при запуске приложения, необходимо в окне кнопки Office нажать на кнопку Параметры Access (рисунок 8). Для текущей базы данных установите форму просмотра – «кнопочная форма».

Рисунок 7 - Главная кнопочная форма

Рисунок 8 - Задание формы просмотра базы данных

37.   Покажите работу преподавателю, ответьте на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы и задания

1.     Для чего предназначены формы?

2.     Почему форма является незаменимым средством в БД?

3.     Назовите способы создания форм?

4.     На основе чего можно создавать формы?

5.     В каком режиме редактируется структура формы?

6.     Как создать кнопку на форме?

7.     Как можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме?

8.     Как создать главную кнопочную форму?

9.     На какой вкладке располагаются элементы управления для форм?

10. Назовите основное отличие кнопочной формы от прочих форм?