ПР_Создание таблиц в СУБД MS Access

Практическая работа №16

Тема: Создание таблиц в СУБД MS Access.

Цель: - изучение технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

Вид работы: фронтальный

Время выполнения: 4 часа

Теоретические сведения

База данных (БД) - упорядоченная совокупность данных, предназначенных

для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД).

MS Access – это система управления базами данных (СУБД). Как и другие программные продукты этой категории, Access предназначен для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций (например, для ведения счетов, учета материальных ценностей, планирования и т.п.).

С другой стороны, Access является мощным приложением Windows. Таким образом, все преимущества Windows доступны в Access. В то же время Access – это реляционная СУБД. Это означает, что с помощью Access можно получить доступ к любым данным любого типа и использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использование реляционной СУБД позволяет упростить структуру данных и, таким образом, облегчить выполнение работы.

Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам: например, в электронных таблицах Excel. Но существует несколько отличий между ними. Во-первых, системы управления базами данных (СУБД) разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы. Во-вторых, СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно. И, в-третьих, СУБД минимизирует общий объем базы данных за счет исключения дублирования информации, практически неизбежное при любых других форматах хранения.

Задания к практической работе

Задание 1. С помощью «Конструктора создания таблиц» по образцу создать БД «Фирма» состоящую из трех таблиц: «Сотрудники», «Клиенты», «Заказы».

Ход работы

1.   Запустите Microsoft Access 2007 (Пуск – Все программы – Microsoft Office – Microsoft Office Access 2007).

2.   Создайте базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы. Необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы.

3.   Нажмите на кнопку .

4.   Задайте имя новой базы данных – «Фирма». Сохраните файл в личной папке. Обратите внимание, файл базы данных сохраняется с расширением имени .accdb.

5.   Создайте таблицу Сотрудники. На вкладке ленты Создание в группе Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц. В открывшейся форме введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся, согласно таблице 2.

Таблица 1 - Структура таблицы Сотрудники

6.   Сохраните таблицу под именем Сотрудники; ключевые поля не задавайте.

7.   Перейдите в режим Таблица, нажав на кнопку Режимы .

8.   Добавьте поля «Отчество» и «Дата рождения», для этого:

а.   установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый столбец - Должность;

б.   выполните команду: вкладка Режим таблицы - группа Поля и столбцы – Вставить;

в.   установите курсор на поле «Телефон», еще раз выполните предыдущую команду;

г.    щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в «Отчество», а Поле2 – в «Дата рождения».

9.   Перейдите в режим Конструктора, снова нажав на кнопку Режимы.

10.   Для поля «Дата рождения» установите тип данных Дата/время; в свойствах поля выберите Краткий формат даты.

11.   Переименуйте поле «Заработная плата» в «Оклад».

12.   Поменяйте местами расположение полей «Фото» и «Эл почта». Для этого щелкните по имени поля «Эл почта», нажмите левую кнопку мыши и перетащите столбец влево, отпустив кнопку перед полем «Фото».

13.   В режиме Конструктора в конец структуры таблицы добавьте поле «Семейное положение», в котором будет содержаться фиксированный набор значений - замужем, не замужем, женат, не женат. Для создания раскрывающегося списка будем использовать Мастер подстановок:

а.   установите тип данных Мастер подстановок;

б.   в появившемся диалоговом окне выберите строку Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее;

в.   число столбцов - 1;

г.    введите данные списка - замужем, не замужем, женат, не женат;

д.   нажмите кнопку Готово.

14.   Создайте таблицу Клиенты, структура которой представлена в таблице 2. (повторите шаги 5-8).

Таблица 2 - Структура таблицы Клиенты

15.   Создайте таблицу Заказы, структура которой представлена в таблице 3. (повторите шаги 5-8).

Таблица 3 - Структура таблицы Заказы

Задание 2. Связать таблицы «Сотрудники» и «Клиенты» с таблицей «Заказы».

1.       Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.

2.       Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl.

3.       Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы Заказы - Код заказа.

4.       Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

5.       Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.

6.       Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.

7.       В появившемся окне выберите команду Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее.

8.       В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее.

9.       В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее.

10.   Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.

11.   В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

12.   Установите флажок Скрыть ключевой столбец и нажмите кнопку Далее.

13.   На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.

14.   Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.

15.   После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Закройте все открытые таблицы, так как создавать, или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

16.   Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных - кнопка

Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.

17.   Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу.

18.   Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы. Для этого указатель мыши следует установить на поле Код сотрудника в таблице Сотрудники, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель на поле Код сотрудника в таблице Заказы, затем отпустить кнопку мыши.

19.   После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей (рисунок 1), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рисунок 1 - Создание связи между таблицами

20.   Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

21.   Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение.

22.   После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

23.   Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.

24.   В результате должна получиться схема данных, представленная на рисунке 2.

Рисунок 2 - Схема данных

В приведенном примере используются связи «один - ко - многим». На схеме данных они отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь «один - ко - многим» помечается «1» вблизи главной таблицы (имеющей первичный ключ) и «∞» вблизи подчиненной таблицы (имеющей внешний ключ). Связь «один - к - одному» помечается двумя «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса).

25.   Закройте Схему данных.

26.   Откройте таблицу Сотрудники двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк произвольными данными.

27.   Измените, размер ячеек так, чтобы были видны все данные. Для этого достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши на границе полей.

28.   При заполнении поля «Семейное положение» возникают некоторые неудобства: поскольку таблица получилась широкая, не видно фамилии человека, для которого заполняется данное поле. Чтобы фамилия была постоянно видна при заполнении таблицы, необходимо воспользоваться командой Закрепить столбцы из контекстного меню поля «Фамилия».

29.   В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная фирма.

30.   В таблице Заказы оформите 10 заявок, поступивших на фирму.

31.   Покажите работу преподавателю, ответьте на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы и задания

1.     Что называется базой данных (БД)?

2.     Что такое система управления базами данных (СУБД)?

3.     Чем отличается Microsoft Excel от Microsoft Access?

4.     Как можно создать поле с раскрывающимся списком?

5.     С какой целью создаются связи между таблицами?

6.     Что такое ключевое поле?

7.     Какие существуют типы связей между таблицами?