Психологічні аспекти обліку

Психологічні аспекти обліку

Проблему функціонування інформаційної служби на підприємстві не можна розглядати ізольовано від інших служб, оскільки вона знаходиться в оточенні людей, які постійно контактують з нею, тому виникає необхідність урахування психологічних аспектів в її роботі.

Працівники інформаційної системи (підсистеми обліку) підпорядковані в методологічному й організаційному відношенні головному бухгалтеру (мене- джеру інформаційної системи), який впливає на поведінку окремих вико- навців робіт, а з іншого боку, у своїх діях вони залежать від працівників, безпосередньо зайнятих у господарській діяльності.

Завданням працівників інформаційної сфери є отримання від матері- ально-відповідальних осіб звітів про використання ресурсів у процесах постачання, виробництва, збуту та інвестування. Зафіксовані факти господась- кої діяльності обробляють за допомогою інструментарію обліку і трансформу- ють їх в інформаційні ресурси для управління. У системі управління отримана інформація оцінюється, а потім з певної кількості альтернатив менеджери обирають одне з управлінських рішень. Через головного бухга- лтера (менеджера інформаційної системи) працівники управління вплива- ють на зміну стану інформаційної системи. Такий вплив має систематичний або епізодичний характер, що стосується структури інформаційних ресур- сів, адресатів, змісту, форм подання та інших аспектів.

Психологічні аспекти характеризують взаємовідносини людей, які виявляються у комунікабельних зв'язках між ними.

Проблема ефективних комунікацій – одна з ключових у діяльності ке- рівників, оскільки за їхньою допомогою здійснюється обмін повідомлення- ми, що виражені різними символами і мають певне змістове навантаження (містять ідеї та нову інформацію).

Отже, при проектуванні й експлуатації комунікаційних систем необхідно враховувати наявність багатьох джерел деформації інформаційних потоків (мова, сприйняття, статус керівника й підлеглого тощо). У теорії передачі інформації це явище називається шумами, до яких належить все те, що спотворює суть повідомлення. Менеджери повинні пам'ятати, що шуми існують завжди, і на кожному етапі процесу обміну інформацією відбува- ється певне викривлення суті повідомлення. Тому необхідною умовою ефективних комунікацій в організації є забезпечення надійного зворотного зв'язку, адже будь-яка система, у тому числі й комунікаційна, може ефективно

функціонувати лише за умови наявності ефективного зворотного зв'язку. При цьому відправник та адресат міняються ролями, і відправник має мож- ливість впевнитися у правильності інтерпретації свого повідомлення.

Деформація комунікаційного процесу, викликана різними причинами, може призводити до неадекватних дій адресата. В окремих випадках комуні- кації розриваються.

Теорія і практика менеджменту виробила багато методів, які можуть бути використані для поліпшення системи комунікацій в організації. Серед них виділяють дві групи: вдосконалення міжособистісних комунікацій і вдо- сконалення організаційних комунікацій.

Вдосконалення організаційних комунікацій можливе шляхом реалізації таких кроків:

1.        Об'єктивна оцінка трудомісткості кожної управлінської функції. Постій- на увага до виявлення реальної трудомісткості управлінських функцій, вилучення зайвих видів робіт і усунення дублювання у роботі спорідне- них підрозділів створюють умови для оптимального розподілу праці та спеціалізації управлінської діяльності.

2.        Вдосконалення інформаційних потоків і діловодства. Ефективно пра- цюючі менеджери розуміють, що рівень обґрунтованості й, оперативнос- ті управлінських рішень залежить від досконалості документообігу, раці- ональної організації документообігу.

3.        Перегляд організаційної структури управління організацією. Одна з ви- мог до організаційної структури управління – забезпечити реалізацію стра- тегічних планів організації. Саме під цим кутом зору слід розглядати про- цес вдосконалення організаційної структури. Чим простіше та чіткіше по- будована структура управління, тим легше персоналу брати участь у ре- алізації мети фірми.

4.        Застосування сучасних інформаційних технологій. Використання персо- нальних комп'ютерів, телетайпів, електронної пошти, інших сучасних ін- формаційних засобів суттєво впливає на процес формування ефективної комунікаційної мережі.

Ефективна діяльність будь-якої організації потребує поширення інфо- рмації про її функціонування та досягнення.

Менеджери, які прагнуть ефективно здійснювати цей комунікаційний процес, повинні відповідно спланувати його, тобто розробити план кому- нікацій. Для цього необхідно взяти до уваги такі ситуаційні фактори, що впливають на подальші дії: цілі комунікацій; аудиторія; управлінська си- туація; відправник повідомлення.