Рабочая инструкция по оформлению документов СМК

ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1 Экз. № __ Рег. № ____                                                                          Директор ГБПОУ  «Сахалинский техникум                                                                          отраслевых технологий и сервиса»                                                                                 «_______» _____________  2017г. ________________ /Д.А.Мартынов УТВЕРЖДАЮ: РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА Система менеджмента качества Версия № 1 Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2008 СМК­РИ­4.2­01­2017 Введено с  «___»___________20____г. Количество листов: ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1 Холмск 2017г. ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1 Информационные данные 1. РАЗРАБОТАНО – заместителем директора по НМР Сафина В.Г  2. Введено впервые. 3. Положение соответствует МС ИСО 9001:2008, СТ 05 в части требований к построению, изложению, оформлению, обозначению организационными нормативными документами системы менеджмента качества. 4. Управление Положением  в соответствии с требованиями СТ 03. 5. Срок пересмотра­ «____»__________ Положение является интеллектуальной собственностью ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых   технологий   и   сервиса»    и   не   может   быть   полностью   или   частично воспроизведено, тиражировано и распространено в любом виде вне ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» без разрешения высшего руководства ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса». 6. СПИСОК РАССЫЛКИ Экз. № 1 ­ Экз. № 2 ­ Экз. № 3 ­ Экз. № 4 ­ ЦМК общеобразовательных дисциплин ЦМК специальность «Технология продукции общественного питания» ЦМК специальности «Сварочное производство» и «Техническое  обслуживание и ремонт автомобильного транспорта» ЦМК специальность «Прикладная информатика в экономике» ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1 СОДЕРЖАНИЕ 1. Назначения и область применения  2. Основные положения 2.1 Способ оформления документов 3 2.2 Требования к оформлению документов 4 2.3 Графическое представление материала в документе 7 3. Нормативные документов ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1 1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 1.1 Настоящая инструкция регламентирует действия по оформлению документов системы качества. Целью разработки настоящей инструкции является установление единых форм и правил оформления  документов системы качества.  Описание  документов и управление документами   ГБПОУ   «СТОТиС»   описаны   в:   СК_ДП_4.2.3_01_2017   «Управление документацией системы качества»; Инструкции по делопроизводству ГБПОУ «СТОТиС». 1.2   Действие   настоящей   инструкции   обязательно   для   всех   подразделений   техникума, должностных   лиц   и   сотрудников   техникума,   распространяется   на   все   документы   СК техникума. 2. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2.1 Способ оформления документов 2.1.1 Каждый документ СК должен иметь свой уникальный идентификационный номер, показывающий его связь со стандартом ГОСТ Р ИСО 9001, руководством по качеству, другими документами СК, а также процессами, к которым он относится. 2.1.2   Идентификационный   номер   состоит   из   нескольких   позиций,   разделенных чёрточкой:ХХХ­СМК­ХХ.ХХ.ХХ­ХХХХ Каждому документу СМК присваивается следующий идентификационный номер: ХХХ­СМК­ХХ.ХХ.ХХ­ХХХХ,    где год утверждения документа порядковый номер регистрации в журнале (Приложение В) номер раздела ГОСТ Р ИСО 9001, на соответствие которомуразработан документ уровень группы документов СМК (таблица 2) условное обозначение СМК индекс документа СМК (см.таблицу) 2.1.3 Документы СК объединены в группы со следующими кодами: Виды документов СМК Индекс документа СМК Уровень группы документов СМК Руководство по качеству  РК 01 ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1 Стандарт организации Методические указания Методические рекомендации Инструкции Инструкции по охране труда Положения по техникуму Положения о подразделениях Правила Должностные инструкции документированная процедура; запись информационная карта процесса методические инструкции план положение о представителе руководства по  качеству рабочая инструкция внешние стандарты стандарт организации форма цели в области качества НАПРИМЕР: МУ СМК 03 4.2.4 12 2015 МУ – Методические указания СТО МУ МР И ИОТ П ПП ПР ДИ ДП ЗП ИК МИ ПЛ ППРК РИ СТ СТО Ф ЦК 02 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 02 02 03 03 ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1 СМК – система менеджмента качества 03 – уровень группы документов СМК 2.1.4   Номер   документа   в   пределах   группы   присваивается   в   соответствии   с хронологическим порядком их утверждения. 2.1.5В   последних   четырех   позициях   указывается   год   издания   утвержденной   версии документа.  2.2 Требования к оформлению документов 2.2.1.Оформление текста: Текст документа исполняется в электронном виде и печатается на принтере на бумаге на одной стороне листа формата А4 (210х297 мм). Работа должна быть отпечатана через одинарный интервал. Текст работы следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: левое – не менее 20 мм; правое – не менее 10 мм; нижнее – не менее 20 мм; верхнее – не менее 20 мм. Текст печатается 14 шрифтом, заголовки заглавными буквами 14 шрифта. Абзацы в тексте (красную строку) начинают отступом, равным 1,25 мм. Текст документа следует делить на разделы и подразделы. Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовки разделов оформляются по центру прописными буквами 14 шрифтом без точки в конце, без подчеркивания. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Примечания оформляются сноскам. При   изложении   обязательных   требований   в   тексте   документа   следует   применять повелительную   форму   изложения,   слова:   «должен»,   «следует»,   «необходимо», «требуется», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». Формат текста титульного листа и обложки – полужирный шрифт 14 пт, прописные буквы, один междустрочный интервал, выравнивание по центру. 2.2.2 Структура документов: 2.2.2.1  Документ  должен  содержать  титульный   лист   (если  документ  содержит  более   1 стр.),   содержание   (если   документ   содержит   3   и   более   разделов),   основной   текст   и приложения.   В   конце   рабочих   инструкций,   должностных   инструкций,   положений   о структурных подразделениях, документированных процедурах и других документов СК располагается лист регистрации изменений (ПРИЛОЖЕНИЕ 1). 2.2.2.2 Обложка документа не нумеруется. Обложка документа (если она предусмотрена в документе) должна содержать:     наименование техникума; наименование документа; идентификационный номер документа; город; ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1 год выпуска документа.  2.2.2.3 Титульный лист является первой страницей документа. Титульный лист документа  содержит:        наименование техникума; наименование документа; идентификационный номер документа; город; год выпуска документа; гриф утверждения; нижний   колонтитул   с   данными   о   разработчике,   согласовании   документа,   датой согласования и соответствующими подписями. В наименовании документа не допускаются сокращения, римские цифры, математические знаки, греческие буквы. 2.2.2.4. Заголовок документа определяет объект стандартизации. В заголовке должны быть приведены необходимые и достаточные признаки, отличающие данный объект от других объектов стандартизации. 2.2.2.5. При наличии в подзаголовке двух предложений они разделяются точкой. 2.2.2.6. Документ может содержать раздел «Назначение и область применения», в котором приводят информацию для определения назначения, уточнения объекта стандартизации и, при необходимости, ограничения сферы действия документа. 2.2.2.7.   Документ   может   содержать   раздел   «Область   распространения»,   который определяет подразделения института, на которые распространяется данный документ. 2.2.2.8. Приложения нумеруются по порядку их упоминания в тексте документа цифрами. Каждое приложение оформляется как раздел (с точки зрения оформления). 2.2.2.9. На каждом листе документа (за исключением титульного), должен располагаться верхний колонтитул следующей формы: ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса Наименование документа Назначение документа СК_ХХ_YY_VV_NN_GGGG Версия: XX стр. n из m   2.2.2.10 На титульном листе документа располагается таблица, в которой указывается  разработчик и лица с которыми документ согласовывается:    Разработал  Должность разработчика документа  Должность  Ф.И.О  Подпись  Дата ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1 Проверил  Юрист (по необходимости) в ПСП и ДИ    Согласовал   Должность лица, с которым согласован документ              В   графах,   где   указывается   фамилия   соответствующего   сотрудника   и   дата подписания – их можно вписать от руки.  Дата утверждения автоматически считается датой введения документа в действие.   2.3 Графическое представление материала в документе 2.3.1   Графическое   представление   схемы   последовательности   действий   в   виде   схемы алгоритма   в   документах   системы   качества   выполняется   с   использованием   следующих условных обозначений:   Действие, инициирующее или завершающее процесс                              Действие в ходе выполнения. В этом элементе может  быть  также указано должностное лицо, ответственное за  данный этап процесса  Управляющий документ (инициирующий действие)  Отчетный документ (по результатам действия).  Принятие решения по ходу процесса.            Значки переноса этапа процесса с одной страницы на  другую с указанием внутри знака номера страницы, на которую осуществляется переход или от которой  пришло управление         2.3.2 Порядок выполнения действий представляется сверху вниз. ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1                                      3. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В данной рабочей инструкции использованы ссылки на следующие документы: ГОСТ Р ИСО 9001­2008 Системы менеджмента качества. Требования. ГОСТ   Р   6.30­2003   УСД.   Унифицированная   система   организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Инструкция по делопроизводству ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса». СК_ДП_4.2.3_01_2017 «Управление документацией системы качества». Лист согласования  Разработал: Согласовано: Заместитель директора по НМР Заместитель директора по УР Должность Должность Сафина В.Г. Ф.И.О. Подпись «___»________20__г. Дата Подпись «____»________20__г. Дата Панькова Л.С. Ф.И.О. Руководитель службы качества Должность Подпись Ф.И.О. «___»________20__г. Дата ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Верси я 1 ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Лист регистрации изменений Верси я 1 № изменения 1 Измененны х 2 Номера листов Замененных Новых Аннулирован 3 4 ных 5 Ф.И.О.  и подпись лица, Дата внесения 6 7 ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Рабочая инструкция Порядок оформления документов СМК СМК­ РИ – 4.2­01­2017 Лист регистрации проверок Верси я 1 № п/п 1 Дата  проверки 2 Ф.И.О. и должность  лица, выполнившего  проверку 3 Подпись лица, выполнившего проверку 4 Результаты проверки 5