Работа с конфиденциальными документами

 Работа с конфиденциальными документами

Конфиденциальными называются документы, содержание сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, в которых информация имеет реальную или потенциальную коммерческую ценность. Имеют грифы ограничения доступа:

-      «Конфиденциально»;

-      «Коммерческая тайна»;

-      «Для служебного пользования».

Перечень сведений конфиденциального характера определен ФЗ от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

За несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (документов, информации) предусмотрена ответственность Законодательством РФ и поэтому сотрудники, имеющие доступ к конфиденциальным документам, проходят инструктаж, знакомятся с инструкцией и подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны». Организация делопроизводства, обеспечивающая сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

-         назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование. Как правило, на малых предприятиях этим занимается секретарь-референт, а на средних и больших – начальник канцелярии;

-      отдельную регистрацию. Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в специальном журнале, где листы нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе. При поступлении документов проверяется количество листов, экземпляров, наличие приложений к документу. При нарушении составляется акт в двух экземплярах;

-      порядок подготовки и размножения документа. Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные ме- ры по защите документа при его составлении: компьютер, не подключенный к электронной сети, закрепляется за работником, имеющим свой ключ и пароль. Черновики, варианты документов, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик уничтожен. Подпись. Дата»;

-      формирование дел. Конфиденциальные документы формируются в отдельные дела. Дело должно иметь гриф ограничения доступа, список сотрудников, имеющих право    пользоваться

этим делом, нумерацию листов, внутреннюю опись документа и заверительный лист;

-      организацию выдачи и хранения документов. Хранятся отдельно от других документов в отдельном сейфе, доступ к которому не имеют другие работники, особо важные - в несгораемых шкафах, оснащенных средствами охраны и сигнализации. Выдача и возврат конфиденциальных документов отражается в специальном журнале «Журнал учета выдачи конфиденциальных документов». При выдаче сверяется номер документа с номером  в журнале, количество листов и ставится подпись получателя и дата. Документ подлежит возврату в тот же день, за редким исключением документ находится у исполнителя при условии полного обеспечения сохранности. Процедура возврата идентична получению;

-      проверку наличия документов. Она заключается в сверке соответствия записей в журнале регистрации с документами, хранящимися в делопроизводстве. Эта проверка проводится один раз в год, но может и чаще, с целью обеспечения сохранности и предотвращения утечки информации;

-      архивное хранение и порядок уничтожения. Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения и для уничтожения. Проводится в специальных опечатанных коробах, в опечатанных помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Уничтожение документов производится с помощью машинки (шредера) в присутствии комиссии с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия.