Работа с письмами и обращениями граждан

Работа с письмами и обращениями граждан

Понятие «обращение граждан» включает в себя предложения, заявления, жалобы, ходатайства, которые могут быть поданы одним или несколькими гражданами.

Предложение – это обращение  гражданина,  направленное на совершенствование работы органов власти и управления, важных вопросов экономической, политической и других сфер их деятельности, где предлагают пути и способы решения затронутых проблем.

Заявление – это обращение гражданина по поводу реализа- ции принадлежащих ему личных прав и законных интересов, за- крепленных Конституцией РФ, федеральными законами.

Жалоба – это обращение гражданина о нарушении его прав, свобод и законных интересов действиями или бездействием ор- ганов государственной власти, должностных лиц, руководителей организаций и общественных объединений.

Ходатайство – этот вид обращения оформляется при полу- чении гражданства иностранными гражданами и лицами без гра- жданства.

Коллективное обращение – обращение нескольких лиц в письменном виде, содержащее частный интерес или обращение, принятое на митинге, собрании.

Петиция – разновидность ходатайства – коллективное об- ращение граждан в органы городской власти об изменении го- родского законодательства или о проведении общественных ре- форм.

Письменные обращения граждан должны содержать наиме- нование и адрес органа власти, организации и должностного ли- ца, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, Ф.И.О. обращающихся, их адреса, телефоны, дату и личную подпись. Если не указаны Ф.И.О. и адрес, обращение считается анонимным и не подлежит рассмотрению.

Устные обращения граждан излагаются во время личного приема, который ведут руководители организации. Ответ дается в устной (если обстоятельства дела очевидны) или в письменной форме (если требуется время для наведения справок).

Делопроизводство по обращениям граждан имеет ряд осо- бенностей и поэтому ведется отдельно от общего делопроизвод- ства на основании Типового положения о ведении делопроизвод- ства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государ- ственных органах, на предприятии, организации, учреждении.  Это основной нормативный документ.

Руководители организаций несут персональную ответствен- ность за работу по рассмотрению обращений граждан и постоян- но держать этот участок работы под контролем.

Порядок работы с обращениями граждан:

-      прием и первичная обработка;

-      регистрация и рассмотрение обращений;

-      уведомление заявителя о направлении обращения в дру- гую организацию;

-      исполнение (подготовка проекта ответа);

-      контроль за исполнением и информационно-справочная работа по обращениям;

-      анализ обращений;

-      подготовка и передача обращений в архив;

-      работа с устными обращениями;

-      личный прием граждан.

Прием и первичная обработка ведется так же, как и в общем делопроизводстве.

Регистрацию проходят все поступающие обращения. Регистрационный индекс включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения. Например, П-193. Если гражданин направляет свое обращение в разные ин- станции по одному и тому же вопросу, то все они будут направлены в ту организацию, которая компетентна в решении вопроса. Регистрация производится под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь: П-193/1; П-193/2; П-193/3. Если обращение поступает повторно, то ему присваивается очередной регистрационный  индекс,  в  правом  верхнем  углу  пишется  «Повторно», и

подбирается вся предшествующая переписка.

Регистрационная форма для обращения граждан является регистрационно-контрольная карточка, формат А5, журнальная форма или компьютерная.

Рассмотрение обращений руководством. Рассмотрев обра- щение гражданина, руководитель в резолюции отражает свое ре- шение – либо сам дает ответ, либо направляет исполнителю с указанием срока исполнения. Проект решения (ответа) тщательно готовится, всесторонне изучаются все обстоятельства и причины, побудившие гражданина направить обращение.

Контроль ведется по каждому обращению.

Сроки исполнения определяются в зависимости от сложности поставленных в обращении вопросов:

не более 15 дней со дня поступления жалобы и заявления, не требующих дополнительных работ;

30 дней – со дня поступления обращения, требующего наведения справок и запросов, и еще 30 дней при невозможности дать ответ по уважительным причинам.

Таким образом, максимальный срок исполнения  60  дней. Но некоторые письма ставятся на особый контроль, при делается отметка «Контроль». Это значит, что нужно дать ответ гражданину и направить ответ в организацию, откуда пришло обращение.

Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть обращение, принять решения, произвести необходимые действия, дать мотивированный ответ в установленный срок. При решении вопроса (положительно или отрицательно) все ответы должны быть исчерпывающие, соответствующие действующему  законодательству,  с  указанием  мотива  и  основания в

письменном виде.

После этого все документы подшиваются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел организации.

Личный прием граждан может вести руководитель, заместитель, ответственные работники. Организация приема заключается в определении четких дней и часов приема граждан, с указанием номера помещения и удобного времени приема (утренние и вечерние часы). Вести личный прием записи может сам руководитель или совместно с секретарем.

Валовая регистрация дает полную и четкую картину всей работы с обращениями граждан. Если руководитель не может принять решение во время приема, гражданин оставляет письменное обращение, которое рассматривается на общих основаниях. Если решение руководителя удовлетворило гражданина, краткое содержание решения заносится в картотеку и обращение гражданина считается выполненным.

Обращение или запрос депутатов рассматриваются как официальные письма, поэтому они проходят все этапы обработки в общем делопроизводстве. Законодательство установило типовые сроки исполнения обращений и запросов, которые совпали со сроками исполнения обращений граждан.