Реферат "Экспертиза ценности документов"

Новоуренгойский филиал Профессионального образовательного обеспечения

«Уральский региональный колледж»

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

Выполнила обучающаяся гр. Б-264 ___________ Сиялова София Геннадьевна

__.__.2021

 

Оценка за выполнение и защиту реферата ______________

 

Проверила         _______________       

__.__.2021

 

 

 

 

 

 

 

г. Новый Уренгой, 2021

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ	3
1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ	5
1.1 Понятие экспертизы ценности документов	5
1.2 Задачи экспертизы	6
1.3 Экспертиза ценности документов в архиве	9
2 ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ	11
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	12
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ	13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело   с   древнейших   времён   было   дело   именно   государственным.   Даже   когда возникли   частные   архивы,   их   документы   служили   главным   образом   правовым обоснованием   при   регулировании   взаимоотношений   с   государством   или   при посредстве государства.

Устойчивая   государственность   просто   не   могла   существовать   без письменности,   документа   как   основы   управления   и   права.   Наконец, государственный   аппарат   для   своего   нормального   функционирования   должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время   сохранялась.   Потребности   государственного   аппарата   вызвали   к   жизни первые архивы.

Архивы  являются   самой   ценной   частью   социальной   памяти,   так   как   они долговечны,   специально   создаются   для   хранения   документов   и   концентрируют информацию о  наиболее   глубинных   сторонах   жизни  именно данного  общества. Иначе   говоря,   архивы   реализуют   важнейшую   социальную   функцию   - обеспечивают долговременную память общества.  Одной   из   отличительных   черт общественного   сознания   и   научной   культуры   нашего   времени,   связанных   с попытками   осмыслить   прошлое,   создать   объективную   картину   исторического развития и  использовать опыт прошлого  в практической деятельности,  является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Бурный  20 век значительно пополнил  архивы страны.  Развитие архивного дела стало задачей государственного масштаба.

В   настоящее   время   архивоведение   в России   рассматривается   как самостоятельная   научная   дисциплина,   объектом   изучения   которой   являются «архивный   фонд»   как   органически   целостная   система,   и; история   архивов   как динамичная   структура   сложного   историко-культурного   процесса.  Помимо   этого большое внимание уделяется  экспертизе ценности документов. Во  всех архивах страны ведется – помимо реставрационной – большая научно-исследовательская работа:   публикуются   описи,   справочники   и; путеводители   по; архивным   фондам, а; также систематически издаются комплексы исторических источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ЭКСЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

         1.1 Понятие экспертизы ценности документов

 

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании   принципов   и   критериев   их   ценности   в   целях   определения   сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Либо, экспертиза ценности   документа  –   отбор   документов   на   государственное   хранение   или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы   с   документами,   заключающийся   в   их   источниковедческой   оценке,         в результате       которой         осуществляются         комплектование   государственных архивов полноценными документами и формирование.  

  Необходимость   проведения   экспертизы   объясняется   неравноценностью документов   как   источников   информации.   Одни   документы   несут   ценную информацию о  политической,   научной   и   культурной  жизни  общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических  целей.   Отражая   организационные,  административные   и хозяйственные   вопросы,   они   служат   лишь   средством   обеспечения   оперативной деятельности   учреждений.   Роль   их   как   источников   научных   исследований невелика.   Встречаются   документы,   информация   которых   теряет   свое   значение почти тотчас же после их возникновения.      

Таким   образом,   если   отпала   необходимость   в   информации,   то   теряют значение и первичные источники информации — документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность   использования   документов   и   обусловливает   в   связи   с   этим продолжительность их жизни.

 Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей   полнотой   удовлетворяют   целям   обеспечения   государства,   науки, общества,   а   также   и   отдельных   граждан   необходимой   информацией. Соответствующие сроки  их хранения устанавливаются экспертизой.  Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования   в   оперативной   деятельности   учреждений   поступают   на   вечное хранение   в   государственные   архивы.   Материалы   же   справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.

 Экспертиза ценности документов проводится:

·                   в делопроизводстве организации;

·                   в архиве (архивной службе) организации;

·                   в архиве.

 

          1.2 Задачи экспертизы

 

В   учреждении   документы,   содержащие   ценную   научную   информацию, составляют сравнительно  небольшую часть. Отношение же их удельного веса к общему объему документации колеблется. В крупных центральных учреждениях с большим объемом документооборота возникает больше документов оперативного значения,   поэтому   процент   документов   постоянного   хранения   снижается,   а   в небольших учреждениях, повышается. При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения.

Первой   и   основной   задачей   экспертизы   является   установка   документов, которые несут ценную информацию, и отбор их для передачи в государственные архивы. С целью её разрешения изучению подвергаются как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств.

Изучение   документальных   фондов   позволяет   выявить   примерно   две основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение.   Документы   научной   ценности   во   всех   учреждениях   ведомств подвергаются   сравнительному   анализу,   они   сопоставляются   друг   с   другом,   в результате   чего   осуществляется   окончательный   отбор   их   в   государственные архивы.       Задача отбора документов в государственные архивы требует все стороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Задачи и   функции   учреждений,   масштаб  деятельности,   компетенция  и   другие   факторы помогают определить ту роль, которую выполняют учреждения в ведомственной или отраслевой системе, и, учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости. Такой подход к экспертизе ценности документов вызван неравно ценностью   их   как   источников   информации.   Он   облегчает   проведение экспертизы и позволяет установить очередность в проведении экспертизы каждой группы   фондов   и   в   целом   способствует   большей   ее   целенаправленности   и планомерности.     

 С   отбором   документов   в   государственные   архивы   связано   решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в   составе   каких   фондов   и   в   какие   государственные   архивы   должны   поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой    определяется состав    документов      архивного    фонда, соответствующих профилю каждого государственного   архива.   Определение   места   хранения   той   или   другой документации   (плановой,   отчетной)   вызвано   наличием   в   фондах   учреждений, взаимосвязанных   в   управлении,   большого   количества   вполне   идентичных документов и документов с повторяющейся информацией. При централизованной системе   управления   одни   и   те   же   документы   могут   быть   не   только   в   фонде учреждения,   их   создавшего,   но   и   в   фондах   подчиненных,   соподчиненных   и вышестоящих   учреждений   одной,   а   иногда   и   разных   систем.   Экспертизой устанавливается, в составе каких фондов с учетом поступления их в определенный государственный архив (союзного,       республиканского,       местного         значения) документы    с повторяющейся информацией должны быть сохранены и в составе каких – выделены к уничтожению.      

Вторая   задача   экспертизы   –   определение     сроков   хранения   документов. Задача эта менее   сложная.   Разрешается  она изучением  документов   справочного значения   и   распределением   их   на   группы   долговременного,   временного   и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы   устанавливаются   с   учетом   интересов   ведомств   и   на   основе соответствующих   правовых   норм   –   государственной   и   общественной   жизни,   а также   многолетнего   опыта   работы   учреждений   и   архивов   по   использованию документов.

Третья задача экспертизы – установление степени сохранности документов ив   случае   частичной   их   утраты   обеспечение   полноты   состава   архивных   фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза  позволяет определить, какие   категории   документов   отсутствуют   в   составе   архивного   фонда   и   какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.    

 Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их   значения   возникает   при   публикации   документов,   создании   различного   рода справочников   (описей,   обзоров,   каталогов,   путеводителей),   отборе   для микрофильмирования   и   т.   п.   Экспертизе   документы   подвергаются   также   при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза   и   при   покупке   документов.   Приобретая   документы,   архивы,   музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.    

При   проведении   экспертизы   нельзя   забывать,   что   утраченное   восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи сростом  числа   учреждений,   организаций  и предприятий  и   расширением сфер их деятельности.   Ежегодно   в   учреждениях,   предприятиях   и   организациях   страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел.

Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе - изыскание   путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны. Сохранение оптимального   объема   ГАФ   —   проблема   большого   научного   значения,   которая должна решаться совместными усилиями архивистов, источниковедов и историков, а также специалистов других отраслей знаний.

 

          1.3 Экспертиза ценности документов в архиве

 

Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном   состоянии;   по   фондам,   содержащим   значительное   количество дублетных   и   малоценных   документов;   в   процессе   переработки   описей;   поза явлениям негосударственных юридических и физических лиц — собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда.          Экспертиза   ценности   документов   начинается   с   изучения   истории организации   (биографии   физического   лица)   и   архивного   фонда,   состава   и содержания   его   документов.   Для   работы   с   документами   объёмных,   сложных   и нескольких   однородных   фондов   могут   составляться   рабочие   инструкции   и примерные   перечни   документов,   подлежащих   и   не   подлежащих   постоянному хранению.     

 Каждая   единица   хранения   просматривается   визуально   и   полистно; фоно документы   прослушиваются.   Выделение   к   уничтожению   документов   с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на  хранение.   Кроме  подлинников могут оставляться на  хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документовпри наличии виз, резолюций, помет и правок текста.    

 Расшивка   и   переформирование   дела   осуществляется,   как   правило,   при наличии в нем более половины документов временного хранения.    

  Документы,   содержащие   ординарную   (повседневную),   повторяющуюся информацию,   однородного   происхождения   и   формы,   создающиеся   в   больших количествах   (например,   обращения   граждан),   могут   быть   приняты   в   архив выборочно.   Результаты   работы   по   предварительному   изучению   всего   массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.

 

 

 

 

 

2 ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ

 

Перечни   документов   –   систематизированные   списки   видов   и   категорий документов, содержание нормативные указания о сроках их хранения.  Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.   

  Перечни   ограничивают   архивиста   от   односторонней,   субъективной   и   в отдельных случаях даже предвзятой оценки значения документов, регламентируют сложный процесс экспертизы и облегчают ее проведение, 

     Если   исходить   из   целевого   назначения,   то   можно   выделить   2   группы перечней:   первая   группа   -   перечни,   устанавливающие   сроки   хранения   для определенных видов документов, ко второй группе - перечни, устанавливающие виды   и   разновидности   документов,   подлежащих   обязательной   сдаче   в Государственные архивы.  

    По характеру  документации перечни обеих  групп можно подразделить  на перечни   типовых  документов,  которые   образуются  при  выполнении   общих  для всех учреждений  функций, и  на  перечни документов конкретных учреждений  и ведомств: статистика, БТИ, налоговая, таможня и т. д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Теория   и   практика   архивного   дела   –   разрабатывает   принципы   отбора организации   материалов,   подлежащих   архивному   хранению,   способы   хранения, обеспечивающие   полную   сохранность   материалов,   систему   научно-справочного аппарата (НСА), формы и методы всестороннего использования документов.

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

Определение ценностных приоритетных документов осуществляется через систему принципов, критериев, методов.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1) ГОСТ   Р   51141-98 «Делопроизводство   и   архивное   дело.   Термины   и определения». – М.: ИПК Издательство стандартов, 2019.

2) Галахов В.В., Коренев И.К. Секретарское дело. – М.: Проспект, 2017. 

3) Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2018.

4) Ларьков Н.С. Документоведение. – М.: Восток-Запад, 2016.

5) Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2018.