Реферат "Коллежское делопроизводство"

Новоуренгойский филиал Профессионального образовательного обеспечения

«Уральский региональный колледж»

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

Выполнила обучающаяся гр. Б-264 _______ Сиялова София Геннадьевна

__.__.2021

 

Оценка за выполнение и защиту реферата     ______________

 

Проверила         _______________      

__.__.2021

 

 

 

 

 

 

 

г. Новый Уренгой,2021

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ	3
1 ГОСУДАРСТВЕННЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ В XVIII в.	4
1.1 Высшие и центральные государственные учреждения	4
1.2 Местные государственные учреждения	7
2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В XVIII в.	10
2.1 Устройство и состав коллегии и канцелярии по Генеральному регламенту	10
2.2 Виды документов	12
2.3 Формуляр документа в XVIII в.	14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	15
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ	17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Делопроизводство прошло длительный путь исторического развития. Зародившись с появлением государства, к XVIII веку оно приобрело все основные черты, существующие в настоящее время.

XVIII век в развитии делопроизводства связан с усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства.

В результате реформ в области управления сложилась система бюрократических государственных учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и Коллегии – в центре губернаторы, воевода, комиссары и другие органы – на местах. Основные кадры чиновников в этом аппарате занимали помещики-дворяне. Это была «чиновничье-дворянская монархия».

Основными документами, отражающими порядок ведения делопроизводства в дореволюционной России стали «Генеральный регламент» и «Табель о рангах».

Генеральный регламент определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности и поведение чиновников, а также организацию работы с документами.

В ряду важнейших мероприятий петровского правительства по укреплению абсолютизма и его государственной системы было введение Табели о рангах, которая определила систему чинов и порядок продвижения на военной и гражданской государственной службе.

 

1 ГОСУДАРСТВЕННЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ В XVIII в.

 

          1.1 Высшие и центральные государственные учреждения

 

В 1699 г. при Боярской думе была учреждена Ближняя канцелярия по финансовому контролю за приходом и расходом денежных средств всех приказов. Она стала местом заседаний членов Боярской думы. С 1704 г. здесь стали собираться начальники приказов. С 1708 г. эти постоянные заседания именуются Консилией министров, где обсуждались различные вопросы управления государством. С учреждением Сената - Консилия министров прекратила свое существование. Усиление власти царя выразилось в создании (первое упоминание в октябре 1704 г., упразднен в мае 1727 г.) Кабинета Петра I – учреждения, имевшего характер личной канцелярии по многим вопросам законодательства и управления. Сюда поступало множество различных челобитных, жалоб, доносов. Кабинет ведал вопросами, находящимися под попечительством самого царя (переписка по поводу приглашения в Россию иностранных специалистов, надзор за некоторыми постройками дворцов и казенных зданий в Петербурге и Петергофе).

Частые отъезды Петра I побудили его создать высший государственный орган с более широкими полномочиями, чем Ближняя канцелярия и Консилия министров.

22 февраля 1711 г. был утвержден указ об учреждении Правительствующего Сената.

Дополнительные указы 2 и 5 марта 1711 г. определили функции и порядок деятельности Сената. Этот надзор осуществляли первоначально созданные в марте 1711 г. фискалы, в задачу которых входило тайно подслушивать и доносить обо всех преступлениях, наносящих государству вред: о нарушениях законов, взяточничестве, казнокрадстве и т.п.

Фискалами руководил входящий в состав Сената обер-фискал, который поддерживал связь между ними через фискальный орган канцелярии Сената.

Вскоре после принятия Петром титула императора Сенату было запрещено чинить «генеральные определения», т.е. издавать от своего имени общегосударственные законы.

В течение 1722 г. при Сенате была создана контора в Москве, а также должности герольдмейстера и генерал-рекетмейстера с соответствующими конторами.

За 14 лет существования Сенат из высшего органа управления государством превратился в высший орган надзора за управлением в государстве.

По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении – рапорт об исполнении указа. Крупнейшим феодалом-землевладельцем Русского государства оставалась церковь, которая к концу XVII в. все еще сохраняла некоторую политическую самостоятельность, что было несовместимо с неограниченной властью монарха.

25 января 1721 г. Петр I утвердил «Духовный регламент», по которому учреждалась Духовная коллегия, преобразованная вскоре (14 февраля) для придания большего авторитета в Святейший правительствующий Синод. В его ведении находились чисто церковные дела: истолкование церковных догм, распоряжения о молитвах, церковных службах, утверждения жития святых, мощей «чудотворных» икон, цензура духовных книг, борьба с ересями и расколами, заведование учебными заведениями и т.п.

Синод имел также функции духовного суда, судил представителей духовенства, а также мирян по некоторым категориям гражданских дел (бракоразводные дела, сомнительные духовные завещания, а из уголовных – дела по вероотступничеству).

Сенат состоял из 12 членов, назначаемых царем из представителей высшего дворянства (архиепископов, игуменов, протоиреев). При вступлении в должность члены Синода приносили присягу на верность императору.

11 мая 1722 г. для надзора за деятельностью Синода Петр I назначил обер-прокурора, ему подчинялись синодальная канцелярия и церковные фискалы – «инквизиторы».

11 декабря 1917 г. Петр I издал указ, определивший штаты коллегий (были назначены президенты, вице-президенты, советники и асессоры), и распоряжение «начать всем президентам с нового года сочинять свои коллегии». Открытие коллегий состоялось в 1719-1720 г., а Камер-коллегии – в 1721 г. Всего за эти годы было создано 12 коллегий.

Коллегия иностранных дел поддерживала дипломатические отношения с иностранными государствами, вела дипломатическую переписку с представителями иностранных государств и русскими послами за границей, руководила приемом, содержанием и отправлением иностранных послов, дипломатическими и придворными церемониями.

Военная коллегия управляла регулярной армией, которая сложилась в ходе Северной войны.

Петр I и его современники считали, что коллегии имели несравненное преимущество перед приказами.

«Коллегиальное разрешение дел обеспечивало быстроту и непрерывность по сравнению с приказами, где с болезнью или смертью судьи происходило замедление или даже остановка в делах. Большие надежды Петр I возлагал на коллегию как средство борьбы с произволом и продажностью чиновников, т.к. её «президент не может без соизволения товарищей своих ничего учинить». Коллегия лучше могла обеспечить и правосудие, потому что не боялась гнева сильных людей».

          1.2 Местные государственные учреждения

 

В 1699 г. из-под власти воевод было выделено посадское население. Купечество, ремесленники и мелкие торговцы получили право выбирать из своей среды бурмистров, объединявшихся в бурмистерские (земские) избы.

Указом 18 декабря 1708 г. были созданы 8 губерний: Московская, Ингерманландская (с 1710 г. Петербургская), Смоленская, Киевская, Азов-ская, Казанская, Архангелогородская и Сибирская, которыми стали управлять губернаторы, назначаемые их наиболее видных государственных деятелей.

Губернаторы получили чрезвычайные полномочия: каждый из них не только имел административные, полицейские, финансовые и судебные функции, но и являлся командующим всех войск, расположенных в подведомственной ему губернии. Они управляли губернией с помощью губернской канцелярии. Каждая губерния включала сложившиеся в XVII в. уезды, во главе которых вместо воевод с 1710 г. стояли коменданты.

Реформа местного управления 1708 г. уничтожила старый порядок назначения на должности. Губернаторы, коменданты и другие чиновники занимали свою должность без срока, между ними существовало более четкое разделение дел и бюрократическая соподчиненность.

Желая поставить деятельность губернаторов под контроль местного дворянства, правительство указом 1713 г. учредило при каждом губернаторе 8-12 ландратов (советников), избираемых дворянами. Губернатор должен был все дела решать совместно с этой дворянской коллегией. Ландратская канцелярия заменила воеводскую (комендантскую).

Вызванная введением подушной подати реформа 1719-1720 гг. стала продолжением первой административной реформы. В мае 1719 г. территория каждой губернии была разделена на несколько провинций, во главе которых стояли генерал-губернаторы, губернаторы и вице-губернаторы, во главе остальных – воеводы. Провинции подразделились на округа – дистрикты, во главе которых стояли земские комиссары, выбираемые местным дворянством. В каждой провинции возникли новые должности и учреждения.

 В Камер-коллегию назначался камерир, или надзиратель земских сборов; в Штатс-контр-коллегию назначался рентмейстер (казначей), возглавлявший рентерею, которая принимала налоговые взносы плательщиков, хранила деньги и выдавала их по распоряжению воеводы или камерира.

В 1723-1724 гг. была завершена реформа городского сословного управления. Существовавшие в первые годы XVIII в. бурмистерские избы превратились в подчиненные губернаторам финансовые канцелярии. Магистраты представляли собой коллегиальные учреждения, состоявшие из президента, 2-4 бурмистров и 2-8 ратманов. В ведении магистратов находилось все управление городом: уголовный и гражданский суд, полицейские, финансовые и хозяйственные дела. Важнейшие судебные решения магистратов передавались на утверждение надворных судов.

В 1726-1727 гг. были ликвидированы земские и полковые комиссары, конторы камерирских дел и рекетмейстерские; канцелярии вальдмейстерские и рекрутских дел; надворные суды; упразднены фискалы; ликвидирован Главный магистрат.

Новая система местного управления была закреплена инструкцией 12 сентября 1728 г. Единственными органами управления и суда стали губернаторы, а в провинциях и уездах – воеводы. Они осуществляли свои функции через соответствующие канцелярии и были обязаны использовать законы и распоряжения, исходившие от верховной власти, Сената и коллегий, охранять тишину и спокойствие на вверенной им территории, осуществлять сбор подушной подати, прочих прямых и косвенных налогов.

В 1775 г. была проведена большая реформа местного управления на основе законодательного акта – «Учреждения для управления губернией Всероссийской империи». Она разукрупнила губернии. Каждая из них подразделялась на уезды, провинции были ликвидированы. Состоялась децентрализация местного управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В XVIII в.

 

2.1 Устройство и состав коллегии и канцелярии по Генеральному регламенту

 

Работа разросшейся государственной машины Российской империи требовала упорядочивания делопроизводства, разработки законченной системы норм, регулирующих постановку документирования в государственных учреждениях.

В 1700 г. издаются указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной).

Реформа государственного аппарата во многом проводилась с учётом опыта управления за рубежом, с которым Пётр I ознакомился во время своего пребывания за границей.

Генеральный регламент стал обобщающим и первым законодательным документом, в котором был прописан не только весь порядок работы коллегий, ведения в них делопроизводства, но и обязанности каждого работника канцелярии.

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия, как органа принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией.

Состав коллегии:

-       присутствие (общее собрание членов)

-       канцелярия

-       контора

Процесс обсуждения и принятия решения по вопросам управления осуществлялся в присутствии. Присутствие имело 10-11 членов и состояло из президента, вице-президента, 4-5 советчиков и 4 асессоров. Президент назначался царем и осуществлял «генеральную и верховную дирекцию» (управление коллегией). Президент и вице-президент были обязаны смотреть, чтобы прочие члены коллежские «в поверенных делах и в приказанном смотрении с надлежащим старанием и прилежанием попечение имели».

Дела докладывались секретарем в порядке их поступления в коллегию: вначале государственные, затем частные. Члены коллегии высказывали свои мнения по очереди. Все «рассуждения» членов нотариус заносил в протокол. Дела разрешались «по множайшему числу голосов» (т.е. по большинству); при равенстве голосов перевес давало мнение, за которое высказывался президент.

Генеральный регламент установил срок исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на 2 недели.

Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкой на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

Генеральный регламент ввел понятие «архив». Архивы создавались при каждой коллегии.

Состав канцелярии: (глава XXVIII «Генерального регламента»)

-       секретарь

-       нотариус

-       актуариус

-       регистратор

-       прокурор

-       канцеляристы

-       копиисты

-       переводчики

-       толмачи

-       вахмистры

 

Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после – в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге.

Учитывая необученность персонала, возможную нерадивость работников, Генеральный регламент предусматривает все, на первый взгляд, даже незначительные детали работы с документами. Именно в небрежности, неполном выполнении операций с документами, которые являются единственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность злоупотреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправильный доклад по делу и т.д. Расписывая делопроизводственные операции, Генеральный регламент, по сути, раскрывает технологию управления, механизм работы учреждения, образно говоря, «кухню управления».

С Генерального регламента фактически начинает складываться профессия будущего документоведа.

 

2.2 Виды документов

 

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло множество новых видов документов. Виды документов, служивших для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

В XVIII в. появляется новый вид документа – протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье «Генерального регламента»

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение.

В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и других документах.

Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.

Судебная документация включала допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов.

Бухгалтерский учет отражался в балансе – особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают принимать термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки.

В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: были введены формулярные (послужные) списки чиновников – документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

 

2.3 Формуляр документа в XVIII в.

 

Отмена столбцов и введение листовой формы документа изменили его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Генеральный регламент ввел обязательную регистрацию документов в соответствующих журналах, поэтому на документах появились регистрационные номера: входящий и исходящий.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата подписания. Во многих документах она проставлялась под текстом с левой стороны листа («Генваря 21 дня 1753 года»).

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении документа в левом углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения («Получено июля 15 дня 1745 года»)

Документы в ряде случаев скреплялись печатью. Для каждой коллегии предусматривалась печать с изображением государственного герба и названием коллегии. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей.

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с большим количеством дел, что приводило к волоките и медлительности делопроизводства.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, XVIII в. внес значительные изменения в организацию работы с документами: появляются новые учреждения, занимающиеся делопроизводством, меняются виды и формуляр документов, большое значение приобретают формулы титулования.

Можно выделить отличительную черту развития документации петровской эпохи – упорядочивающее воздействие законодательства, истоками уходящее в приказной период. Впервые система государственного устройства была регламентирована. Основополагающим законом стал Генеральный регламент, определявший систему делопроизводства вплоть до революции 1917 г. Кроме того, на протяжении XVIII в. было издано множество законодательных актов, устанавливавших формуляры отдельных видов документов. Законодательно определялся и порядок прохождения документов, например, в «Учреждениях для управления губерний» 1775 г.

По мнению Лукашевича, «работа над документом заметно эволюционировала. В делопроизводственной документации появилась тенденция отхода от последовательности, стремление к однопредметности содержания, что стимулировало ее формализацию и стандартизацию, формирование массовых источников»1. Генеральный регламент определил структуру, принципы деятельности коллегий, упорядочивал документный поток. Но все-таки работа над документом не была здесь предметом специального рассмотрения. Вероятно, ей предполагалось посвятить особый регламент, который так и не был подготовлен. По этим причинам в течение XVIII в. было издано немало частных правовых актов по составлению и оформлению различных видов документов.

В настоящем реферате  были рассмотрены устройство государственных учреждений XVIII в., обязанности должностных лиц, обобщена работа коллегий и канцелярий, выделены виды документов, их формуляр и формулы титулования, а также изучены два основных документа – Генеральный регламент и Табель о рангах, регламентировавшие систему управления петровской эпохи.

На основании вышеизложенного можно констатировать, что в XVIII в. были значительно упорядочены система государственного управления, функции государственных органов и это отразилось на законодательных актах, формуляре управленческих документов, выделении архивов, четком определении принципов работы коллегии и канцелярии. Многочисленные реформы этого времени сформировали четкую структуру государственного аппарата, в результате чего образовалась законченная система коллежского делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1)                «Генеральный регламент…» от 28 февраля 1720 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. – М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937. -79 c.

2)                «Табель о рангах…» от 24 января 1722 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. – М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937. -87 c.

3)                Басовская, Е.Н. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2016. – 23 с.

4)                Ерошкин, Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России: учебник для вузов. / Н.П. Ерошкин. – 3-е изд., первое и доп. – М.: Высш. ак., 2016. -89 с.

5)                Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – М.: РГГУ, 2018. – 67 с.

6)                Картавов, П.А. Исторические сведения о гербовой бумаге в России, вып.1, 1966-1801 / П.А. Картавов. – СПб., 1900. – 98 с.

7)                Кузнецова, Т.В. Введение в специальность « Документоведение и документационное обеспечение управления»: учебное пособие / Т.В. Кузнецова. – М.: РГГУ, 2017. – 97 с.