Реєстрація документів

Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або на- дходження документа шляхом проставлення на ньому умовного поз- начення – реєстраційного індексу – з подальшим записом у реєстра- ційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх облі- ку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації (табл. 1).

Таблиця 1

Реєстрації підлягає вхідна, вихідна кореспонденція, а також внут- рішні документи: машинописні, рукописні та створені засобами обчи- слювальної техніки.

Реєстрація документів здійснюється централізовано канцелярією, крім господарських договорів, реєстрація яких здійснюється бухгал- терією в книзі реєстрації договорів. Книга зберігається у головного бухгалтера.

Документи реєструють один раз. При передачі зареєстрованих документів від одного підрозділу до іншого вони повторно не реєст- руються.

Реєстрація документів здійснюється за кожною реєстраційною групою кореспондентів, за видом документів тощо. Порядкові   реєст-

раційні номери надаються документам у межах кожної реєстраційної групи з початку року. Перелік книг реєстрації погоджується на кож- ний рік разом із номенклатурою справ організації.

За необхідності реєстрація документів може здійснюватись спі- льно для групи кореспондентів з розподілом за видами документів у кожній групі тощо. Така необхідність визначається доцільністю їх спільної реєстрації з урахуванням обсягів надходження кореспонден- ції від цих конкретних кореспондентів. Із вхідних документів обов’язковій реєстрації у канцелярії підлягають:

·        документи, одержані від вищих органів;

·        запити та звернення народних депутатів України;

·        звернення громадян;

·        документи від міністерств, відомств, підприємств, організацій, установ або надіслані на їх адресу, якщо вони потребують від- повіді або реагування.

Вхідні документи, що підлягають реєстрації, реєструються в день їх одержання. Із внутрішніх документів обов’язковій централізованій реєстрації у канцелярії підлягають:

·        накази та розпорядження з питань основної діяльності;

·        протоколи засідання правління та ін.;

·        протоколи нарад;

·        доручення керівництва;

·        інформаційні листи.

Реєстрація наказів, що стосуються особового складу (про прийн- яття на роботу, переведення, надання щорічних відпусток тощо) здій- снюється відділом кадрів.

Окремо реєструються у відділі кадрів протоколи засідань конкур- сної комісії щодо відбору працівників за конкурсом.

Реєстрація протоколів засідань колегій ведеться окремо і здійс- нюється відповідними секретарями цих колегій централізовано в кан- целярії у справах.

Реєстрація доручень керівництва підпорядкованим структурним підрозділам здійснюється у відповідних групах спеціалістів.

Реєстрація доповідних і службових записок, а також вихідної ко- респонденції за підписом керівника структурного підрозділу здійсню- ється діловодами відповідних підрозділів.

Реєстраційний штамп на документах ставиться на нижньому полі першої сторінки документа праворуч.

На постановах Верховної Ради України, указах та розпоряджен- нях Президента України, постановах та розпорядженнях Кабінету Мі-

ністрів України реєстраційний штамп ставиться на зворотному боці останньої сторінки документа внизу ліворуч.

При реєстрації документам надаються умовні позначення – ре- єстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів в межах ко- жної групи документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурами справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Документи, що виконуються кількома підрозділами спільно, ре- єструються за індексом того підрозділу, який є відповідальним за ор- ганізацію виконання документа.

Для реєстрації документів може використовуватися обчислюва- льна техніка.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізо- вано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислю- вальної техніки.

Запис здійснюється шляхом прямого вводу з документа встанов- леного обов’язкового складу реквізитів реєстрації або з реєстраційно- контрольної картки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів ре- єстрації, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів.

Склад обов’язкових реквізитів при необхідності може бути допо- внений: розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання, додатки тощо.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних, а при наявності мережі – Центральний банк реєстраційних да- них.

Автоматизовані банки даних, за потреби, забезпечують інформа- цією про документи і місце їх знаходження працівників апарату орга- нізації за допомогою виводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації пошукових операцій по- винна дотримуватись сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації і пошуків.

Заповнення автоматизованого банку реєстраційних даних про до- кументи здійснює канцелярія, підтримку і обслуговування обладнання та програмного забезпечення – відділ інформатики.