Самостійна робота студента Тема 11. Інформація і комунікації в менеджменті КЛЮЧОВІ ТЕРМІНИ

Самостійна робота студента

Тема 11. Інформація і комунікації в менеджменті

КЛЮЧОВІ ТЕРМІНИ

Інформація – сукупність різних повідомлень про зміни, які відбуваються у системі та навколишньому середовищі. У загальному розумінні – це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються в суспільстві, державі та навколишньому середовищі.

Інформація існує у формі різних матеріальних носіїв (електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показів лічильників, письмових документів, перфокарт тощо).

В менеджменті найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях (паперові документи, магнітні стрічки, дискети тощо).

Первинна інформація – інформація, що збирається з певною метою вперше.

Вторинна інформація – інформація, що раніше була зібрана з певною метою і може бути повністю або частково використана для нової.

Ефективна інформація відповідає вимогам точності, періодичності надходження, своєчасності (оперативності), повноти, корисності, доступності.

Вимога точності полягає у повному відображенні процесу функціонування системи. Досягається шляхом використання однозначних за тлумаченням слів, що характеризують відповідні показники.

Вимога періодичності надходження інформації полягає у її своєчасному надходженні до споживача (у відповідний структурний відділ або до конкретного працівника), тобто до зміни ситуації, коли вона є ще корисною.

Вимога своєчасності (оперативності) обробки даних забезпечує оперативність надходження командної інформації до об’єкту управління.

Повнота інформації передбачає її подання у найменшому обсязі, який є достатнім для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні управління.

Корисність інформації досягається відсіюванням з неї даних, показників, що є непотрібними для вирішення проблем чи зайвими для певного рівня управління.

Доступність інформації полягає у її поданні в вигляді, що не потребує додаткової переробки і не ускладнює процес прийняття рішень.

Оцінювання інформації – процес переглядання її придатності для майбутнього використання.

Інформаційна система – сукупність ланок накопичення, каналів передачі, технічних засобів збирання, обробки, зберігання інформації та її носіїв.

Етапи обміну інформацією: 1) відбір інформації; 2) кодування; 3) передавання; 4) отримання одержувачем.

Формальна передача інформації – це обмін інформацією, що визначається правилами розподілу обов’язків в організації, полягає у формальному визначенні форми, змісту документів і відповідальності за їх складання, більшість із яких є стандартизованими.

Неформальна передача інформації – це обмін інформацією через неформальні канали, що створюються соціальними групами. По суті – це незаконні чутки та розмови всередині організації.

Бар’єри на шляху ефективного обміну інформацією:

1) мовний;

2) сфера компетенції;

3) упередженість;

4) ефект спеціалізації;

5) сукупна дія сфери передачі інформації на сферу компетенції;

6) дистанція між працівниками в залежності від їх статусу.

Збори – спосіб колективного обміну інформацією, на яких, як правило, присутній увесь персонал організації і де обговорюються загальні, накопичені протягом певного часу, питання.

Нарада – спосіб колективного обміну інформацією, що відрізняється обмеженим колом учасників (на них присутні лише спеціалісти, відповідальні або зацікавлені особи), що носить оперативний характер і має на меті вдосконалення поточної діяльності організації.

Комунікація – смисловий аспект соціальної взаємодії, одна із найзагальніших характеристик управлінської діяльності. Це обмін інформацією між двома чи більше людьми.

Комунікації поділяються на дві великі групи:

·         зовнішні (між організацією і її середовищем);

·         внутрішні (між рівнями управління та підрозділами).

До першої групи належать засоби масової інформації, споживачі, нагляд за якістю продукції, органи державного регулювання, політичні групи, комітети, постачальники тощо.

До внутрішніх комунікацій належать проведення зборів, обговорень, телефонних переговорів, звітів. Як правило, вони є реакцією на зміни у зовнішньому середовищі.

На шляху міжособистісних комунікацій виникають наступні перешкоди:

·         викривлення сприйняття інформації;

·         семантичні бар’єри;

·         неякісний зворотний зв’язок;

·         погане слухання.

Рис. 11. 1. Види інформації, що використовуються в управлінні, та вимоги до її ефективності

До засобів комунікацій належать:

·         усна мова;

·         письмо.

Усна мова має наступні переваги:

·         інформація передається життєво;

·         дозволяє швидко здійснити зворотний зв’язок;

·         передає почуття відправника.

Недоліки:

·         погане запам’ятовування;

·         є поганим засобом для передавання деталей;

·         після розмови не залишається документального підтвердження фактів.

Писемна комунікація має наступні переваги:

·         дозволяє передавити деталі та складну інформацію;

·         гарний засіб для зайнятих людей, оскільки одержувач може перечитати повідомлення у вільний час;

·         дозволяє копіювання;

·         залишає документальне підтвердження;

·         дає можливість спілкування із одержувачем на значній відстані.

Недоліки:

·         не дає можливості миттєвого зворотного зв’язку;

·         відправник не бачить реакції одержувача;

·         повідомлення можуть відкласти і не прочитати.

Рис 11.2. Процес обміну інформацією як система із зворотнім  зв’язком і шумом

Рис. 11. 3. Етапи обміну інформації