Система документації та її класифікація

Система документації та її класифікація

У зв’язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка викорис- товується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується.  Це потребує його систематичного вдосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників у галузі документу- вання та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.

Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення докумен- таційних процесів неможливо вирішити питання комп’ютеризації управління. Найвищої ефективності від використанням ПЕОМ  можна

досягнути впорядкуванням усієї вихідної інформації, масовими носія- ми якої є документи.

Впровадження автоматизованого оброблення інформації дає мо- жливість не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.

Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оп- тимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодс- тва, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.

Документальне забезпечення – комплекс операцій з готовими до- кументами.

Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, во- сьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено прин- цип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно- розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на нижчих щаблях ієрархії. Виділяють функціональні та га- лузеві системи документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного поста- чання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних ор- ганів функціонального призначення (Мiнфiн, Держкомстат, податкова адміністрація тощо). Функціональні системи тісно пов’язані між со- бою (система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відом- ства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специ- фіку тієї чи іншої сфери діяльності.

У додатках ЄДСД наведено приблизний перелік документів, які підлягають контролю за виконанням.

Обов’язковою умовою раціональної організації діловодства є ав- томатизація процесів діловодства. В ЄДСД пропонуються варіанти типових комплектів технічних засобів для механізації операцій з до- кументами (табл. 1.1).

За походженням офіційні документи (службові) створюються установою або посадовою особою та оформлюються в регламентова- ному порядку, а особисті стосуються конкретної особи і створюються за межами сфери службової діяльності, тобто є іменними.

Таблиця 1.1 – Класифікація документів

За призначенням, тобто за видами діяльності, документи поділя- ються на чотири групи:

1)     організаційно-розпорядчі – визначають такі важливі питання, як функції та права підприємства в цілому (статути, установчі договори), його структурних підрозділів, встановлення та змі- ну оргструктури управління, організацію процесу управління (положення, накази, листи, заяви, розпорядження тощо);

2)     фінансово-розрахункова документація забезпечує точне та своєчасне виконання фінансових зобов’язань, банківських та інших операцій, пов’язаних з рухом коштів;

3)     документація з постачання та збуту супроводжує рух товарно- матеріальних цінностей, тобто є логістичним забезпеченням підприємницької діяльності;

4)     документація з особового складу відбиває всі кадрові питання організації – від забезпечення кадрами до їх переміщення, професійного вдосконалення, якісного складу тощо.

За кількістю питань, які в них відображені, виділяють документи прості, що містять одне питання, та складні, що містять декілька питань. За місцем складання (виникнення) документи поділяють на внут- рішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформлюються і виконуються в межах тієї установи, де вони були складені. До зовнішніх відносять ті документи, які отримані  організа-

цією ззовні (вхідні) або направлені нею за свої межі (вихідні).

За формою документи бувають індивідуальними, типовими, тра- фаретними. Індивідуальні створюються в довільній формі у кожному окремому випадку для вирішення конкретної управлінської ситуації. Типові являють собою текст-зразок, на підставі якого складаються те- ксти документів аналогічного змісту зі збереженням основних грама- тичних конструкцій та формулювань. У трафаретних документах час- тина тексту віддруковується завчасно – це постійна інформація, а частина вписується від руки під час його складання. Трафаретні текс- ти, як правило, фіксуються бланками.

За стадією виготовлення розрізняють чернетки, оригінали та копії документів. Рукописний або машинописний документ, який відобра- жає роботу автора над текстом, тобто опрацювання документа, є чер- неткою.

Оригінал – це документ, створений перший раз індивідуальним або колективним автором.

Копія – це повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, за- вірене у встановленому порядку.

Зі службовими документами, що не підлягають розголошенню, можуть ознайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм доку- ментів чи їх копій, довідок або відомостей службового змісту допус- кається тільки з дозволу керівництва організації.