Система документації та її класифікація

Система документації та її класифікація

У зв’язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного вдосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників у галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.

Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп’ютеризації управління. Найвищої ефективності від ви- користанням ПЕОМ можна досягнути впорядкуванням усієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи.

Впровадження автоматизованого оброблення інформації дає можливість не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.

Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це на- уково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.

Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на ниж- чих щаблях ієрархії. Виділяють функціональні та галузеві системи документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення (Мiнфiн, Держкомстат, податкова адмiнiстрацiя тощо). Функціональні системи тісно пов’язані між собою (система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.

У додатках ЄДСД наведено приблизний перелік документів, які підлягають контролю за виконанням.

Обов’язковою умовою раціональної організації діловодства є автоматизацiя процесів діловодства. В ЄДСД пропонуються варіанти типових комплектів технічних засобів для ме- ханізації операцій з документами.

За походженням офiцiйнi документи (службовi) створюються установою або посадовою особою та оформлюються в регламентованому порядку, а особистi стосуються конкретної особи i створюються за межами сфери службової дiяльностi, тобто є iменними.

За призначенням, тобто за видами дiяльностi документи подiляються на чотири групи:

1)  органiзацiйно-розпорядчi — визначають такi важливi пи- тання, як функцiї та права пiдприємства в цiлому (статути, ус- тановчi договори), його структурних пiдроздiлiв, встановлен- ня та змiну оргструктури управлiння, органiзацiю процесу уп- равлiння (положення, накази, листи, заяви, розпорядження тощо);

2)  фiнансово-розрахункова документацiя забезпечує точне та своєчасне виконання фiнансових забов’язань, банкiвських та iнших операцiй, пов’язаних з рухом коштiв;

3)  документацiя з постачання та збуту супроводжує рух товарно-матерiальних цiнностей, тобто є логiстичним забезпе- ченням пiдприємницької дiяльностi;

4)  документацiя з особового складу вiдбиває всi кадровi пи- тання органiзацiї вiд забезпечення кадрами до їх перемiщення, професiйного вдосконалення, якiсного складу тощо.

За кiлькiстю питань, якi в них вiдображенi, видiляють документи простi, що мiстять одне питання, та складнi, що мiстять декiлька питань.

За мiсцем складання (виникнення) документи подiляють на внутрiшнi та зовнiшнi. До внутрiшнiх належать документи, якi готуються, оформлюються i виконуються в межах тiєї установи, де вони були складенi. До зовнiшнiх вiдносять тi документи, якi отриманi органiзацiєю ззовнi (вхiднi) або направлені нею за свої межi (вихiднi).

За формою документи бувають iндивiдуальними, типовими, трафаретними. Iндивiдуальнi створюються в довiльнiй формi у кожному окремому випадку для вирiшення конкрет- ної управлiнської ситуацi. Типовi — являють собою текст-зразок, на підставі якого складаються тексти документiв аналогiчного змiсту зi збереженням основних граматичних конст- рукцiй та формулювань. У трафаретних документах частина тексту вiддруковується завчасно — це постiйна iнформацiя, а частина вписується вiд руки під час його складання. Трафаретнi тексти, як правило, фiксуються бланками.

За стадiєю виготовлення розрiзняють чернетки, оригiнали та копiї документiв. Рукописний або машинописний документ, який вiдображає роботу автора над текстом, тобто опрацювання документа, є чернеткою.

Оригiнал — це документ, створений перший раз iндивiдуальним або колективним автором.

Копiя — це повторне, абсолютно точне вiдтворення оригiналу, завiрене у встановленому порядку.

Зі службовими документами, що не підлягають розголо- шенню, можуть ознайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відо- мостей службового змісту допускається тільки з дозволу керівництва організації.

равлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та вихідних до- кументів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу уп- равління, документаційне забезпечення, роботу з готовими до- кументами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила до- кументування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з мо- менту їх створення або надходження до відправлення або пе- редачі до архіву.

Цi правила визначають порядок ведення діловодства. Йо- го положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп’ютерні (автоматизовані) технології оброблення доку- ментальної інформації повинні відповідати вимогам держав- них стандартів. Визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства у разі розгляду заяв, скарг та пропозицій.

Правила й рекомендації щодо порядку здійснення діло- водних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального за- безпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов¢язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті підприємства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методич- не керівництво діловодством у структурних підрозділах по- кладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з пи- тань організації та ведення діловодства і роботи з документа- ми є обов’язковими для всіх працівників апарату організації.

Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а та- кож за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних струк- турних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офiс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватись такими принципами :

·      оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полег- шують роботу з документами, нумератори, степлери);

·      доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид робо- ти з документами повинен бути необхідним у діяль- ності підприємства);

·      вміле поєднання документального забезпечення уп- равління з бездокументальним.

Документування — це процес створення документів.

Документування інформації є обов’язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Докумен- тування інформації здійснюється в порядку, який визна- чається органами державної влади, відповідальними за ор- ганізацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування включає такі операції:

·      підготовка документів;

·      складання документів;

·      узгодження документів;

·      оформлення документів;

·      виготовлення документів.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний по- рядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діло- водства (документального забезпечення управління підпри-

ємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціаль- них інструктажів, практичних занять і відповідати критеріями оцінки якості документування систем управління

Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їхньому оперативному виконанню з наступним використанням у довідкових та наукових цілях, створити передумови для авто-

матизованого оброблення інформації, що в них міститься, опе- ративного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на до- кументування та оброблення документів.

Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше ви- користовуються в практичній діяльності підприємства, які потім будуть використовувати працівники підприємства.

Робота з документами підприємства складається з таких етапів:

·      приймання;

·      розподіл;

·      контроль виконання;

·      довідкова робота;

·      формування справ;

·      передархівне оброблення;

·      використання;

·      зберігання документів.

Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з доку- ментами визначається оперативністю пересування та вико- нання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.

Скачано с www.znanio.ru