Системи автоматизації діловодного процесу

Системи автоматизації діловодного процесу

При встановленнi на свій комп’ютер пакету Microsoft Office 2000, користувач застосовує новiтнi технології для електронної підготовки документів і може робити це швидко й ефективно. Але якщо доводиться оформляти десятки документів на тиж- день, особливо в комп’ютернiй мережi, при великiй кількостi співробітників, що швидко й ефективно створюють документи, зберігають їх на локальних дисках і дисках мережного файл- серверу, і при цьому витрачається величезна кількість часу на пошук старих документів, то виникає необхідність у застосу- ванні програм, покликаних полегшити життя користувачам, що мають справу з великим iнформацiйним навантаженням, — це системи управлiння документами (СУД).

Призначення СУД

При застосуванні більшості систем управлiння докумен- тами для підготовки документів використовують звичні офісні пакети або окремі додатки (хоча деякі системи підтри- мують і свої власні формати документів, а також надають засо- би їх редагування).

На СУД покладено виконання додаткових до основних функцiй, а саме.

·      Організація збереження документів. Деякі системи

зберiгають посилання на документи, розподілені в різних місцях мережі ПЕОМ підприємства, інші дозволяють ор- ганізовувати централізовану базу даних документів. Основ- ною метою функціонування таких систем є надання користу- вачам доступу до будь-яких документів, незалежно від того, де документи знаходяться або на якій станції в мережі ПЕОМ був створений документ.

·      Пошук документів, що може здійснюватися на основі

повного тексту та/або за конкретними атрибутами доку- ментів.

·      Контроль за використанням документів, блокування використовуваних документів, щоб унеможливити одночасну модифікацію одного документа декількома користувачами.

·      Розмежування повноважень користувачів по доступу до документів.

·      Зв’язування документів, підтримка складних складо- вих документів.

·      Створення документів засобами самої системи або за допомогою зовнішніх додатків.

·      Редагування документів.

Не всі системи управлiння документами підтримують по- вний набір перерахованих функцій. Більшість СУД підтри- мують тільки декілька з перерахованих можливостей, тому при придбанні такої системи звичайно виходять із вимог кон- кретного застосування з урахуванням можливостей подаль- шого розширення.

Рівні СУД

Можна провести розмежування систем управлiння доку- ментами за рівнями систем керування: підприємство, робоча група і система початкового рівня для індивідуальних корис- тувачів. Системи рівня підприємства найповніші за своїми функціональними можливостями і за складністю. Основна їхня ознака — можливість керувати документами, розподіле

ними по всій інформаційній системі підприємства, незалежно від її складності, територіального розміщення тощо. Інфор- маційна система сучасного великого підприємства може скла- датися з десятків локальних мереж із безліччю серверів та з різними операційними системами. Локальні мережі можуть бути об’єднані в територіальну або глобальну комп’ютерну ме- режу з застосуванням різноманітних засобів зв’язку. Основою інформаційних систем можуть бути великі комп’ютери універсального призначення (або сервери). Система уп- равлiння документами рівня підприємства повинна забезпечу- вати контроль за використанням документів, зручність їхньо- го пошуку і доступнiсть для всіх користувачів, незалежно від фізичного розміщення користувачів і документів, типів опе- раційних систем і устаткування. Для забезпечення цих можли- востей СУД звичайно пропонують віддалений доступ до сер- верів або сховищ документів, переміщення документів між сховищами, управлiння потоками документів.

Системи рівня робочих груп призначені звичайно для керу- вання документами в межах локальної мережі з використанням одного сховища документів. Системи, призначені для індивіду- альних користувачів, мають мінімальний набір функцій і вико- ристовуються для автоматизації базових завдань типу пошуку документів на локальному диску комп’ютера.

Деякі системи побудовані у вигляді компонентів, з яких може бути побудована система практично будь-якого рівня складності, що може застосовуватися як на ізольованих робо- чих місцях, так і в глобальних мережах.

Основні функції СУД

Основні функції систем управлiння документами — це збереження й пошук документів різного типу, створених декількома користувачами.

Збереження документів звичайно організують одним із двох методів:

·      створення централiзованого сховища документiв;

·      створення бази даних з посиланнями на документи, що зберiгаються у файлах iнформацiйної системи.

По-різному окремi СУД реалізують пошук документів. Це може бути пошук за повним текстом, за атрибутами або комбінований. При повнотекстовому пошуку iснує більша імовірність знайти документи, про які збереглися тільки фраг- ментарнi (або неясні) спогади. Проте атрибутивний пошук дає можливість шукати документи за ознаками, що не є частиною тексту документа, наприклад, за автором, датою, видом доку- мента тощо. Для організації повнотекстового пошуку при вне- сенні документів у систему їхній текст індексується — бу- дується таблиця, що містить усі слова документів, і з кожним словом зіставляється список документів, у якому воно зустрічається. Об’єм індексу може складати 20–40% від влас- ного обсягу документів. Для зменшення обсягiв індексу зви- чайно використовують перелiк слів, що не вносяться до спис- ку, наприклад деякi частини мови тощо. Адміністратор систе- ми може змінювати цей список. Контроль за використанням документiв та блокування документiв, що модифiкуються (тобто змiнюються), є обов’язковими функцiями СУД.

При цьому переслiдуються двi мети:

1)  адмiнiстратор СУД зможе контролювати використання документiв користувачами;

2)    система не дозволить одночасно модифiкувати доку- мент рiзними користувачами.

Звичайно перший користувач, що створив або внiс доку- мент до СУД, зможе коригувати його, при цьому iншi користу- вачi можуть тiльки переглянути або роздрукувати документ.

Ще в 1995 р. фiрма “Iнформатик” розробила СУД почат- кового рiвня КЛЕРК для робочих груп та iндивiдуальних ко- ристувачiв, що має такі можливості:

·      iнтерфейс, що нагадує конторську папку з закладинка- ми;

·      спільний доступ до документів у локальних мережах;

·      розмежування доступу користувачів;

·      збереження документів довільного типу;

створення засобами системи документів на основі шаб- лонів;

·      орфографічний коректор ОРФО;

·      iмпорт існуючих документів довільних типів;

·      вставка документів довільних типів ;

·      збереження документів у базі даних;

·      редагування документів у вікні системи або в окремому вікні додатка, що обслуговує формат документа, який редагується;

·      класифікація документів, що задається користувачем, пошук документів за довільними параметрами, що обу- мовленi користувачем;

·      заповнення параметрів документів із довідників;

·      підтримка зв’язків між документами за допомогою по- силань;

·      перехід між документами за посиланнями.

Система КЛЕРК пропонує метод класифікації документів, подібний до “паперової” технології. Зовнішній вигляд головно- го вікна системи аналогічний конторській папці з паперами. До- кументи класифікуються за допомогою закладинок.

Кожний тип документів, оброблюваних КЛЕРК, може ма- ти довільну кількість параметрів, що використовуються для полегшення оброблення і пошуку. Для пошуку необхідних до- кументів можна ввести таблицю зі значеннями параметрів, і система сама знайде документи, що задовольняють введеним обмеженням (багатокритерiальнi запити). У системі КЛЕРК прийнята класифікація документів за двома рівнями: роздiли документів і класи (типи) документів. Роздiли — це найбільш загальні групи документів, наприклад: договори, контракти, акти, листи, довідки, факси, прайс-листи, накази.

Класи документів належить до роздiлiв і вмiщують кон- кретні типи документів (наприклад договір оренди). При цьо- му для кожного документа визначеного класу користувач мо- же задати довільну сукупність параметрів, що будуть викори- стовуватися для пошуку і додаткової класифікації документів. Наприклад, для документів класу договору оренди можна за- дати такі параметри: дату договору, орендну плату, тривалість, сторони-учасники договору і т.д.

Методи роботи із системою КЛЕРК максимально набли- жені до стилю роботи зі звичайними паперовими документа- ми, що підшиваються в папки. Через головне вікно системи КЛЕРК за допомогою закладень вибирають потрібний роздiл (закладинки над правою сторінкою папки) і клас (закладинки під правою сторінкою) документів.

Користувач може додавати, видаляти і модифікувати такi закладення. На правій сторінці папки звичайно відобра- жається один з документів поточного класу, що відноситься до поточного роздiлу.

У результаті натискання на кнопку “Список” у верхній ча- стині вікна на праву сторінку папки виводиться список доку- ментів поточного класу. За допомогою “відігнутих” кутків сторінок можна послідовно перегортати документи цього кла- су. Ліва сторінка папки багатофункціональна.

Для переключення режиму роботи використовуються за- кладинки під цією сторінкою: на ній може відображатися табли- ця з параметрами документа (закладення “Параметри”), таблиця для формування багатокритерiальних запитів на пошук доку- ментів (закладення “Запит”), системна інформація з документів (закладення “Інформація”), зведення про рівень таємності (сек- ретностi) документів (закладка “Таємність”). Для входу в систе- му необхiдно ввести iдентифiкатор та пароль користувача.

Крiм цього, для кожного користувача визначено рiвень до- ступу до документiв: загальнодоступнi, секретнi та цiлком сек- ретнi документи.