Складання довiдково-iнформацiйної документації

 Складання довiдково-iнформацiйної документації

Протокол – документ, який фіксує послідовний хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засі- даннях колегіальних органів. Протокол також є документом, який складений офіційною особою для засвідчення якогось факту (протокол інспектора пожежної охорони, санітарного інспектора тощо). За своїм змістом вони наближаються до актів; частка їх невелика (додаток Н).

Протоколи фіксують послідовний процес роботи та прийняття рішення. У повних та стенографічних протоколах повинен бути зміст усіх виступів з кожного питання порядку денного.

Протоколи ведуть:

·        посадові особи – секретарі, діловоди, стенографісти;

·        особи, вибрані на засіданні, – секретарі, секретаріати. Протоколи  складають  на  підставі  рукописних, стенографічних,

магнітофонних записів, проведених під час засідання.

У протоколі висвітлюються всі думки, які були висловлені в про- цесі обговорення, точки зору та заяви, а також усі прийняті рішення.

У комерційних організаціях складаються протоколи засідань пра- вління акціонерних товариств, ради директорів (засновників), прото- коли загальних зборів акціонерів тощо.

Проведенню засідання будь-якого рівня має передувати підготов- ча робота. Щоб обговорення не проходило марно, для учасників засі- дання готується та роздається інформаційний матеріал з питань, які включено до порядку денного. Протокол веде секретар засідання, збо- рів, який конспектує (стенографує або записує на диктофон виступи учасників).

До формуляра протоколу входять такі реквізити:

1)     найменування відомства, найменування підприємства;

2)     назва виду документа (протокол), його номер;

3)     заголовок, до складу якого входить найменування колегіаль- ного органу засідання, наради;

4)     дата проведення засідання;

5)     місце засідання;

6)     склад присутніх;

7)     вказівка голови, секретаря, членів президії;

8)     порядок денний, текст.

Якщо протоколи пишуть у спеціальній книзі, то повна назва під- приємства і місце складання вказують на першій сторінці обкладинки. За повнотою висвітлення протоколи можуть бути повні і скорочені. Оформлення повного протоколу має особливості. Після двокрапки, з абзацу пишуться прізвища та ініціали промовців, а через тире – коро- ткий виклад їх тексту. Якщо після виступу або в ході обговорення ставились запитання, вони повинні бути зафіксовані в протоколі разом з відповідями. Записи виконуються в короткій, лаконічній формі. Під час виборів у протоколах вказують результати голосування. Скорочені протоколи складають в тих випадках, коли тексти доповідей та висту- пів готові і будуть додані до протоколу. В усіх інших випадках прото- коли повинні бути повними.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

У вступній частині після слова “Присутні” вказуються прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або працівни- ків, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість більша 15, до прото- колу прикладається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказується тільки їх загальна кількість. Прізвища учасників засідання розміщують в алфавітному порядку (окремо – члени колегіального органу, окремо – запрошені). Після прізвища за- прошеної особи вказують назву організації, яку він представляє, місце роботи і посаду. На багатолюдних зборах та засіданнях вказують тіль- ки кількість присутніх (присутніх – 90 осіб).

Після виборів голови та секретаря (якщо це потрібно) вказують їх прізвища та ініціали.

Після цього нижче розміщують порядок денний засідання (пере- лік питань, які треба розглянути).

Питання в порядку денному розміщують за їх важливістю, склад- ністю і часом обговорення. Прості питання розглядаються останніми. Кожен пункт порядку денного нумерується, записується з нового ряд- ка і відповідає на питання “про що”?

(“Про підсумки роботи”).

Основна частина протоколу складається з розділів відповідних пу- нктів порядку денного. Текст кожного розділу розміщується за схемою:

СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ).

Особлива увага надається запису виступів осіб, які мають свою особливу думку щодо змісту основної доповіді. Не обов’язково запису- вати промову дослівно. Краще написати, про що говорив виступаючий. Питання до доповідачів і виступаючих записується в такій формі,

як вони були сформульовані.

Слово “ПОСТАНОВИЛИ” (ВИРІШИЛИ) пишеться великими лі- терами нижче з нового абзацу.

Рішення, якщо воно містить різні питання, треба групувати на пункти номерами арабськими цифрами. Кожен пункт починають з но- вого абзацу.

Якщо рішенням затверджується який-небудь документ, то він до- дається до протоколу.

Датою протоколу є дата проведення засідання колегіального ор- гану (зборів, наради), а якщо воно проходить декілька днів, то вказу- ються дати початку і закінчення через риску.

Протоколи спільних засідань мають дробовий номер з відповід- ними номерами протоколів різних органів, які брали в ньому участь. Протокол підписують голови і секретар зборів або засідання.

До протоколу додаються необхідні матеріали: доповіді,  довідки та ін.

Рішення, які прийняті на засіданні, доводяться до відома праців- ників організації (виконавців) у вигляді копії самого протоколу або витягу постановчої частини з нього, або у вигляді інших розпорядчих документів: наказів, рішень, складених на підставі протоколу.

Протоколи зберігаються не менше ніж 10 років, а потім переда- ються до архіву.

Під час засідання колегіального органу протокол складається в чорновому варіанті. При цьому використовуються матеріали підгото- вки наради: кількість та прізвища учасників встановлюються за реєст- раційним листком, зміни в порядку денному. Безпосередньо записи веде секретар колегіального органу, який потім і оформлює повний чи скорочений текст протоколу. Кожен виступаючий після засідання по- винен виправити і підписати текст свого виступу.

Після засідання (зборів) у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези допо- відей та співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників та ін.

Протокол підписує голова та секретар. Протоколи зберігаються не менше ніж 10 років, а потім можуть передаватись до архіву. У разі необхідності робляться витяги з протоколів (додаток П).

Акт – документ правової чинності, складений однією або кілько- ма особами, що юридично підтверджує будь-які встановлені факти  або події (дiї).

Наприклад:

·        акт приймання робіт, виконаних за договором;

·        акт приймання-передачі документів;

·        акт приймання-передачі товарно-матеріальних цінностей;

·        акт списання матеріалів;

·        комерційний акт і т. ін.

Акти складають після ухвал, після прийняття завершених буді- вельних об’єктів, під час проведення випробувань нової техніки, у разі нещасних випадків, зміни керівництва та у зв’язку з іншими подіями. За необхідності акт затверджує вища організація або керівник підпри- ємства. Акт оформляється комісією, створеною керівником підприєм- ства та затвердженою відповідним наказом. Акти складаються з найрі- зноманітніших ситуацій і тому мають багато різновидів: акт приймання робіт за контрактом, акт приймання-передачі документів, комерційний акт. Наприклад, акти інвентаризації, експертизи чи пере- оцінки, приймання матеріальних цінностей є бухгалтерськими доку- ментами. Інші акти складаються у зв’язку з певними подіями (зміна керівництва, нещасний випадок на виробництві та ін.). Реквізити:

1.  Автор документа (назва відомства, організації).

2.  Дата, номер, місце складання.

3.  Гриф затвердження.

4.  Заголовок.

5.  Підстава (наказ керівника організації).

6.  Склад комісії.

7.  Присутні.

8.  Текст.

9.  Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження.

10.  Перелік додатків до акта.

11.  Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності). Структура тексту:

1.    Вступ (підстави для складання акта, перераховані члени комі- сії, їх завдання).

2.   Констатаційна (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки). Акт складають  у трьох  примірниках: 1-й направляють до вищої організації; 2-й – керівникові організації; 3-й – до справи.

У вступній частині акта вказується посилання на основу його складання (письмове або усне розпорядження керівництва, якісь фак- ти, події, дії).

Потім вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови і чле- нів комісії, за необхідності – їхні посади, а також присутніх.

Кожен акт має свій заголовок (Акт приймання-передачі справ та ін.). В основній частині акта викладаються мета, завдання, сутність проведеної   роботи,     її                         результати  у                  вигляді        висновків,   резюме, пропозицій. У кінці тексту вказуються дані про кількість складених

екземплярів і для кого вони призначені.

Акти підписують голова і члени комісії.

Акти можуть бути внутрішніми і зовнішніми документами орга- нізації.

Якщо акти складені з матеріальних, фінансових та інших важли- вих питань, то їх повинно затвердити керівництво організації і завіри- ти підпис печаткою. Після цього вони набувають юридичної сили.

Складання актів доручається комісіям, постійно діючим або при- значеним керівником. До складання однотипних актів розробляють трафаретні їх бланки.

У вступній частині перераховуються ті особи, які його складали і були присутні, вказуються підстави для складання акта.

Після слова “підстава” вказується розпорядчий документ або ус- не розпорядження службової особи. Після слова “складений” перера- ховуються посади, ініціали та прізвища осіб, які склали акт. Після слів “були присутні” (“в присутності”) перераховуються посади, прізвища осіб, які були свідками складання акта.

У констатуючій частині викладаються встановлені факти та ви- сновки. Акт підписують особи, які брали участь у його складанні, по- сади при цьому не вказуються. Акти з матеріальних, фінансових пи- тань повинен затверджувати керівник підприємства та засвідчити печаткою, після чого вони набувають юридичної сили (додаток Р).

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора (додатки С, Т).

Групи доповідних записок:

1)   звітні;

2)   інформаційні;

3)   ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп’ютері. Реквізити:

·        назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхній правий кут);

·        назва автора документа (зліва);

·        заголовок, який розкриває її зміст;

·        текст: у 1-й частині викладаються факти та події, що стали причиною до написання доповідної записки; у 2-й частині – ви- сновки та пропозиції з конкретними діями, які, на думку допо- відача, необхідно здійснити у зв’язку з викладеними фактами;

·        перелік додатків;

·        підпис автора;

·        дата складання.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зов- нішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керів- ника.

Службова записка – документ, адресований фахівцеві чи керівни- ку одного iєрархiчного рівня з автором записки даної установи з інфо- рмацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, які ста- новлять спільний інтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.

Довідки – документи, які містять опис тих чи інших фактів та по- дій. Поділяються на дві групи: інформаційного характеру, які містять відомості службового змісту, та юридичні, які засвідчують юридич- ний факт та видаються зацікавленим громадянам та організаціям (до- даток У).

Реквізити:

·        назва відомства, установи (адресат);

·        назва виду документа (довідка);

·        дата;

·        місце укладання;

·        заголовок до тексту;

·        текст;

·        підпис, печатка.

Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомос- тей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Довідки, які направляються за межі підприємства, складають на бланках і містять такі реквізити: вид документа (довідка), дату, індекс, місце складання, адресат, заголовок, текст, підпис. В заголовок до те- ксту може включатися дата чи період часу, до якого відносяться відо- мості про довідку, наприклад, довідка про стан збереження товарно- матеріальних цінностей в універмазі за 2004 рік.

Підписують довідку особи, які проводили перевірку або аналіз діяльності.

Найбільш розповсюджені особисті довідки, які видаються грома- дянам для підтвердження місця роботи, проживання, посади, заробітку.

Починати текст довідки особистого характеру доцільно з подання в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу “дійс- но вчиться”, “дійсно проживає”, “цим повідомляємо” і т. ін. В кінці тексту необхідно вказати організацію, куди надається довідка.

Така довідка – це документ, який засвідчує біографічні та юриди- чні факти, діяльність окремих службових осіб. У діловодстві підпри- ємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що засвідчують роботу і оплату праці співробітників. Керівництво підприємства зо- бов’язане видавати довідку на прохання працівника про роботу в да- ній організації. При цьому може вказуватися спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір заробітної плати.

Для зручності оформлення можна підготувати довідки-стандарти на бланках формату А5 з адресними даними підприємства і трафарет- ним текстом.

Довідки, як правило, починаються з прізвища, ім’я та по батькові в називному відмінку особи, про яку даються відомості. Далі викла- даються дані про посаду, зарплату.

У правому верхньому куті вказується місце, куди представляєть- ся довідка. Наприклад: дитяча лікарня № 2, ЖЕК № 604.

На довідці обов’язково повинна бути дата її підписання. У тих випадках, коли здійснюється облік видачі довідок в окремому журна- лі, ставиться порядковий номер довідки поруч з датою. Такі довідки готуються в одному примірнику.

Одним з варіантів довідки є документ, що складається на вимогу керівництва і повідомляє інформацію господарської тематики. Напри- клад, довідка про хід реалізації продукції за останній місяць. Такі до- відки можуть бути внутрішніми і зовнішніми документами. Довідки, що призначені для керівника підприємства і не виходять за межі фір- ми, складає і підписує виконавець.

У процесі підготовки розгляду важливих питань на засіданнях колективних органів практикується підготовка розгорнутих довідок з аналізом діяльності підвідомчих організацій чи окремих підрозділів, діяльність яких розглядається на засіданні. Найчастіше аргументація і фактичний матеріал з подібних довідок стають основою для підготов- ки проекту рішення колективного органу.

Довідки, що готуються на запит зовнішніх організацій, підписує керівник підприємства. При цьому довідка повинна мати заголовок,    у якому розкривається короткий зміст тексту і вказується дата чи пе- ріод часу, до якого відносяться викладені у довідці відомості.

Якщо є необхідність включити в довідку відомості з кількох пи- тань, текст поділяється на розділи, кількість яких визначається кількі- стю питань. Розділи повинні мати заголовок і нумерацію арабськими цифрами. Якщо текст довідки має цифрові показники, то його можна оформляти у вигляді таблиці.

Довідки з виробничої тематики складаються в двох примірниках. Один з них відправляється адресату, другий підшивається до справи. За наявності в довідці відомостей фінансового характеру її підписує керівник організації, головний бухгалтер і завіряють печаткою.

Пояснювальна записка. Під цією назвою існують два види доку- ментів. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповнен- ням до якогось основного документа (звіту, проекту та ін.). В ній по- дається опис роботи, без розрахункових даних. Пояснювальною запискою зветься також документ особистого характеру, в якому по- яснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше пору- шення дисципліни, невиконання роботи та ін.). Таку пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації.

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Реквізити такі самі, що й у доповідній записці.

Факс – це документ, одержаний на спеціальному апараті (телефа- ксі) за допомогою телефонних каналів зв’язку.

Факс – це копія переданого документа. Телефаксом можуть бути передані будь-які види документів, а також таблиці, креслення, схеми, малюнки, фотокартки.

Факси є різновидом листування між діловими партнерами, органі- заціями. Оформлення факсу здійснюється аналогічно службовим лис- там, але з додатковими даними, які проставляє сам апарат (телефакс):

·        код відправника;

·        дата та час передавання;

·        протяжність передавання;

·        номер телефаксу, з якого передана інформація;

·        кількість сторінок.

Відправник повинен одержати підтвердження про те, що інфор- мація дійшла до одержувача, зафіксувавши дату, час, протяжність пе- редачі, кількість одержаних сторінок і результат. Головною є графа “Results”, у якій проставляється “ОК” (о’кеу), якщо повідомлення дійшло без помилок, або NG (негатив), якщо були збої під час одер- жання факсу.

За необхідності факси копіюють, тому що факсовий папір збері- гає текст невеликий строк, а якщо використовується звичайний папір, то копіювання не обов’язкове.

Конфіденційно екз. № 1

Директору ЗАТ “Омега” Скибицькому О. М.

01106, Київ, Саксаганського, 15

ВАТ “Альфа” 02156, Київ

вул. Кіото, 19 р/р 00525IS у Деснянському

Промінвестбанку тел. 518-68-05

факс (044)258-18-41

05.08.2001 № 1-5/21

На №4-16-18 від 02.08.01

Про поновлення постачання продукції X Шановний Олександре Миколайовичу!

Повідомляємо Вам, що оплата партії продукції X була збільшена на- шою фірмою у день прибуття вантажу.

Для підтвердження оплати направляємо Вам копію платіжного дору- чення від 28.07.01 №141.

Ми розраховуємо на продовження нашого співробітництва з закупівлі продукції X на постійній основі.

Додаток: на 1 арк. З повагою

Директор (підпис) С.І. Бай

Складено у двох примірниках: пр. 1 – у адресата, пр. 2 – у справі 1-5 вик. І. В. Іванова.

Зразок оформлення довіреності подано у додатку Ф.

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, що є засобом спілкування з установами та приватними особами (додатки Х, Ц, Ш, Щ, Ю, Я, АА, АБ).

За допомогою службових листів розв’язують численні оперативні питання, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідом- лення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідом- лення, з’ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропо- зиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін. Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції  на зразок “напевне”, “як і раніше”, “як відомо”, “якщо можливо” і т.  ін. Тон листа повинен бути нейтральний.

Групи:

1.   Лист-запит (ініціативний).

2.   Лист-відповідь.

Якщо лист є відповіддю, то той, хто її складає, вказує дату і но- мер ініціативного листа на бланку при остаточному оформленні листа.

Супровідний лист – документ, який інформує адресата про на- правлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: “Надсилаємо”, “Направляємо”, “Повертаємо”, “Додаємо” і т. ін., а далі – заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа,  що направляється.

Зразок:

Направляємо Вам на рецензування рукопис Програми І курсу “Органі- зація діловодства”. Програма пропонується як типова для всіх коледжів ді- ловодства. Відгук просимо надіслати до 12 листопада 2004 р.

Додаток: на 24 арк. в 1 пр.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст – харак- тер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Зразок:

Навчально-методичне об’єднання (НМО) 22–23 червня 2004 року про- водить широке обговорення моделі спеціаліста “Діловод-організатор доку- ментаційного забезпечення управління”. Оскільки спеціалісти такого про- філю працюють на підприємствах та в установах галузі, просимо Вас взяти участь у роботі НМО, висловити свої пропозиції щодо коригування навча- льного плану.

Засідання відбудеться у приміщенні Будинку вчителя  за  адресою:  вул. Володимирська, буд. 47, актовий зал. Початок роботи о 10 год. ранку. Приїжджі учасники забезпечуються гуртожитком.

Голова Ради НМО професор, доктор іст. наук Ю. І. Ткаченко

Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Зразок:

Видавництво “Фоліо” пропонує Вашій увазі книги, що будуть видані в 2004 році. Книги можна придбати у видавництві “Фоліо” (вул. Донець- Захаржевського, 6/8) або замовити за адресою: 61057, м. Харків, вул. До- нець-Захаржевського, 6/8, відділ реалізації.

Замовлені книги надсилаються післяплатою після їх виходу в світ. Те- лефон для довідок: 715-61-19. Відділ реалізації.

Чекаємо на ваші замовлення.

Рекламний лист – різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих по- слуг чи товарів. Мета такого листа – спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформа- ційних листів. Складається як відповідь на запит. Починається слова- ми: “Повідомляємо”, “Ставимо Вас до відома” і т. ін. Далі – факти.

Формуляр-зразок:

Заступнику керівника підприємства пану   

Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення ро- боти за угодою від “      ” 20       р. №       на          квартал 20         р.

Заступник керівника підприємства                                                              

(підпис)        (розшифрування підпису)

Повідомляємо, що гр.                                                                            звільне- ний(а)

з підприємства      й      виконавчий       лист      відправлено      до      суду

                                      району м._                                   Утримання аліментів виконано до 20                                р.

Заступник директора Інституту                                                                           

(підпис)                (розшифрування підпису)

Головний бухгалтер (підпис) (розшифрування підпису)

Лист-підтвердження – містить повідомлення про отримання яко- го-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше  складений  документ  чинний  (наприклад,  договір, інструкція

і т. ін.). Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.

Зразок:

Підтверджуємо  отримання  Ваших  пропозицій,  викладених  у    листі

№524/141 від 24.05.2004. Рішення ради з цих питань буде прийняте 25.06.2004 р. та повідомлене Вам.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Такі листи є обов’язковою частиною ділових стосунків. Лист- нагадування – містить вказівку про наближення або закінчення термі- ну певного зобов’язання або проведення заходу. Такі листи, як прави- ло, починаються словами “нагадуємо”.

Зразок:

Нагадуємо Вам, що згідно з договором 3/34 від 05.07.2004 Ви повинні закінчити розробку проекту до 15.10.2004. Просимо Вас повідомити про стан роботи.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Гарантійний лист – документ, що забезпечує виконання викла- дених у ньому зобов’язань. У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень і т. ін.). Ви- клад тексту повинен бути чіткий та виразний. Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма 3-ї особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства.

Формуляр-зразок:

Фірмовий бланк або штамп

Директорові (керівникові, начальникові)

(назва підприємства)

(прізвище, ім’я, по батькові керівника)

Просимо Вас надати послуги у вигляді (предмет звернення) Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 0000000000 у                                                                     відділенні банку

Директор                                                                                               

(підпис)                     (розшифрування підпису)

Головний бухгалтер                                                                            

(підпис)                     (розшифрування підпису)

Печатка

Ініціативний лист – це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв’язанні певних питань. Тематика таких листів не обмежена.

Зразок:

При розгортанні робіт з реставрації історично цінних будівель інсти- туту виявилося неможливим поетапне проведення реставрації з продовжен- ням навчального процесу в деяких приміщеннях.

Просимо Вас надати допомогу (посприяти) у виділенні орендних при- міщень площею кв. м для перенесення всіх навчальних занять на час реставрації будівель.

(посада)                             (підпис)                  (розшифрування підпису)

Лист-відповідь за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задо- волені, якою мірою, в які терміни.

Відмова повинна бути вагомо аргументована. Зразок:

На № 014-25 від 26.02.2004

Про застосування... (Текст)

(посада)                             (підпис)                  (розшифрування підпису)

Або:

252024, Київ,

вул. Інститутська, 13-а Довженко П. Г.

Повідомляємо Вам, що документи Петрової Г. М. 1934 р. н. на збере- ження до архіву не надійшли.

Директор Держархіву                             Н. К. Крилова

(підпис)

Реквізити листа та їх оформлювання. Службові листи пишуть  чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1.    Державний герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.

2.   Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного герба України).

3.   Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.сч

4.   Код організації, установи чи підприємства. Зазначається за ЄД- РПОУ після реквізиту “Довідкові відомості про організацію” (09).

5.   Повна назва установи, організації чи підприємства – автора ли- ста. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарсь- ким способом.

6.   Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати маши- нописним способом у верхньому лівому кутку.

7.     Індекс підприємства зв’язку, поштову й телеграфну адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійс- нення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунку у відділенні банку.

Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059

у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678

8.      Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно- цифровим способом (24 серпня 2002 р.). На бланках дату листа став- лять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9.   Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємст- ву, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного під- розділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прі- звище – у давальному.

Наприклад:

Видавництво “Освіта” Коваленку С. М.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому.

Наприклад:

Директорові TOB “Медіа Про” Токарчуку К. П.

В адресі можна вказувати лише назву посади без прізвища та іні- ціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві.

Наприклад:

Генеральному директору

Спільного українсько-російського підприємства “Каскад”

Директорові Науково-методичного центру професійно-технічної освіти

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науко- вий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі.

Наприклад:

Начальникові Департаменту розвитку дошкільної загальної середньої та позашкільної освіти

проф. Романенку В. П.

До реквізиту “адресат” може входити поштова адреса. Слід пам’ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи.

Наприклад:

Київський міжрегіональний інститут удосконалення вчителів імені Б. Грінченка Відділ кадрів

Васильченку Ф. К.

вул. П. Тичини, 17, м. Київ, 04132

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прі- звище та ініціали особи, поштову адресу – подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, по- чинаючи з “Кому”, а потім указують “Куди”.

10.   Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить короткий виклад його основного змісту. Він має бути сти- слим, точно передавати зміст листа і відповідати на питання “про що?”, наприклад: Про постачання автомобілів.

Якщо в листі порушено кілька взаємопов’язаних питань, то заго- ловок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.

Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження – від реєстрації в установі – адресанті – до направлення його до справи після виконання в установі – адресаті.

Запам’ятайте!

Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лі- вого берега без відступу; максимальна довжина рядка – 28 друкованих знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

11.    Текст листа складається з двох частин: опису фактів або по- дій, що послужили підставою для написання листа; висновків та про- позицій.

12.    Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текс- том з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1)     якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформлюють так: Додаток: на 2 арк. у 1 пр.

2)     якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1.   Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 пр.

2.   Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк. у 1 пр. Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а  в листі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

13.    Підписує службовий лист переважно керівник установи (ор- ганізації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

Наприклад:

Директор школи (підпис) П. Г. Остапенко Голова оргкомітету (підпис) Г. Р. Рижук

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву уста- нови, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист.

Наприклад:

Голова Акціонерного банку “Мрія” (підпис) С. Фесенко

Переважна більшість листів пишуться на бланках.

Крім того, на готовому бланку дописують: адресата, заголовок, текст, підпис, прізвище виконавця.

Логічні елементи змісту службового листа: вступ, докази, висно- вки. Проте зовсім не обов’язково, щоб кожен лист будувався за такою схемою.

Текст листа складається зі вступної і основної частин.

·        у вступній частині вказуються причини, які викликали скла- дання листа, з підтвердженням фактів, дати і документів;

·        у другій частині листа формується його основна мета (пропо- зиція, прохання, відмова, гарантія, попередження, запрошення та ін.).

Уміння написати службового листа полягає в тому, щоб правиль- но визначити, які з перелічених логічних елементів у даній ситуації необхідні, а від яких треба відмовитись. Подібність ситуацій, які є приводом для листів, дає можливість застосовувати готові, стандартні вислови і в побудові першої фрази листа, і навіть розробляти типові тексти (або використовувати шаблони).

Залежно від призначення листа і від того, на що автор бажає зве- рнути увагу одержувача, може використовуватись розташування логі- чних частин тексту: Вступ. Доказ. Закінчення.

Початок листа (факсу) може мати такі варіанти звернення:

1.   Шановний Миколо Степановичу!

2.  Пане Порядков!

3.  Миколо Степановичу!

4.  Шановний пане Порядков!

5.   Шановний панове! (вживати, коли невідомі прізвище одержу- вачів листа).

Потім можна було б сказати слова подяки:

1.  Ми були раді одержати від Вас листа.

2.  Дуже дякуємо за лист (факс) від 03.09.2001.

3.  Підтверджуємо з подякою одержання Вашого листа.

У тексті листа залежно від його теми використовуються такі зво- роти:

1.  Відправка вантажу, документа:

·   Відправляємо Вам...

·   Направляємо Вам...

·   Висилаємо Вам...

2.  Нагадування:

·   Нагадуємо Вам, що...

·   З пропущенням строку наша пропозиція втрачає свою силу.

3.  Підтвердження:

·   Корпорація “Альфа” підтверджує отримання...

·   Підтверджуємо, що перша партія вантажу отримана...

4.  Повідомлення:

·   Повідомляємо Вам, що...

·   Доповідаємо Вам, що...

·   Доводимо до Вашого відома, що...

5.  Прохання:

·   Будь-ласка, повідомте...

·   Просимо оплатити наш рахунок...

·   Ми будемо вдячні, коли Ви

6.   Гарантія:

·   Оплату гарантуємо.

·   Якість товару наша фірма гарантує.

7.   Пропозиції:

·   Ми раді пропонувати Вам...

·   Пропонуємо Вам...

·   Ми можемо рекомендувати....

·   Ми впевнені, що Ви зацікавитесь...

8.   Відмова:

·   На жаль, Ваша пропозиція не може бути прийнята через...

·   На жаль, задовольнити Ваше прохання у найближчий час ми не можемо у зв’язку з...

·   На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію у  зв’язку з...

9.   Попередження:

·   Корпорація залишає за собою право звернутись..., якщо Ви...

·   Затримка поставок товару може призвести до...

·   Дані Вами обіцянки, на жаль, не виконуються, тому ми ви- мушені...

10.   Запрошення:

·   Просимо взяти участь...

·   Запрошуємо Вас...

·   Ми раді запросити Вас...

·   Маємо надію, що наше прохання не буде для Вас важким.

·   Ми розраховуємо на успішне продовження співробітництва.

·   Ми  сподіваємось  на  Вашу  зацікавленість  у  розширенні зв’язків.

З повагою...

Листи з фінансових питань підписує керівник і головний бухгал- тер організації.

Листи, які надають гарантії, засвідчуються печаткою організації.

Телеграма – документ, який передається каналами телеграфного зв’язку. Від своєчасності передачі і отримання інформації багато в чому залежать своєчасність і правильність прийняття рішення. Саме тому, щоб забезпечити термінове отримання інформації, вона переда- ється по телеграфу. Для передачі факсимільної копії документа, а та- кож схем, креслень і малюнків використовуються фототелеграми.

Залежно від того, наскільки швидко необхідно передати інфор- мацію, упорядник телеграми вказує ступінь її терміновості:  “позачер-

гова”, “урядова”, “термінова” і т.д. Категорія телеграми вказується перед адресатом.

У телеграмі дається точна адреса без індексу: місто, номер по- штового відділення, вулиця, будинок, найменування установи, прі- звище одержувача. Для здешевлення телеграм та спрощення їх оброб- ки урядові установи і багато організацій мають зареєстровану на телеграфі умовну або скорочену адресу:

Наприклад:

КІРОВОГРАД КОЛОС ПЕТРОВУ ПОЛТАВА КОБРА РОМАНЕНКУ ТЕРНОПІЛЬ ГРАНІТ КІРІЧЕНКУ

У телеграмі, що спрямовується на кілька адрес, кожна з адрес вказується індивідуально. Друкується адресат великими літерами. Текст телеграми друкується на чистому аркуші паперу на одній сто- роні через два інтервали великими літерами. Між словами в телеграмі робиться пропуск в два пробіли. Початок тексту друкується з абзацу, далі абзаци не допускаються. Адреса та текст друкуються без перено- су слів. Викладається текст максимально стисло. Він повинен склада- тися з одного логічного елемента – висновку. Лише у виняткових ви- падках допускають короткий доказ.

Велике значення при складанні телеграми слід надавати вибору слів, які більш точно передають зміст. Пишеться телеграма особливою телеграфною мовою, по можливості без прийменників, сполучників, розділових знаків. Смислові відтінки слів і їх зв’язок передаються по- рядком розташування слів у реченні та їх закінченнями.

Знаки, в тому числі розділові, в телеграмах можна подавати як ві- дповідними позначками, так і словами повністю або скорочено (за ба- жанням відправника): крапка – крп; кома – ком; двокрапка або знак ділення – двкрп;

[ ʻ ]– апостроф; [“”] – лапки; () – джк; – тире або мінус; [-] – де- фіс; [+] – плюс; [?] – знак питання; [=] – знак рівності; / – дріб або по- хила риска.

У групах цифр розділові та математичні знаки (крапка, кома, двокрапка, тире, плюс, дріб) подаються відповідними позначками. Апостроф (’) у словах пишеться знаком. Зазначені нижче знаки в теле- грамах пишуться словами: № – номер або нр; ! – знак оклику; % – від- соток.

Дати позначаються арабськими цифрами: число, місяць, рік. Між цифрами розділові знаки не ставляться.

ТЕЛЕГРАМА ТЕРМІНОВА

УЖГОРОД МАЛЬВІ ПЕТРЕНКОВІЙ

ТЕРМІНОВО ВІДПРАВТЕ ВІСІМСОТ ТОНН ДИЗЕЛЬНОГО ПАЛИВА

РАХУНОК ДОГОВОРУ 296 НР 27 СОЛЯРИС АРХИПЧУК

252871. Київ-871. вул. Волинська. 241. Фірма “Солярис ЛЛ-д”

Генеральний директор (підпис) В. Б. Архипчук

22.08.2008

ТЕЛЕГРАМА

Львів Л-18

Львівський державний університет ПРОРЕКТОРОВІ

ПРОСИМО ВЗЯТИ УЧАСТЬ КОНФЕРЕНЦІЇ 9-12

БЕРЕЗНЯ 2005 р. ПРОФЕСОРА ВОЗНОГО ЗАПРОШЕННЯ ВИСЛАНЕ ПОШТОЮ

ОРГКОМІТЕТ ПРОРЕКТОР Д. КУЛИК

Київ 48 Володимирська вул. 55 Київський національний університет ім. Т. Г. Шевченка

і Оргкомітет конференції.