Складання номенклатури та формування справ

Складання номенклатури та формування справ

Класифікація документів – це розподіл усіх документів за певни- ми ознаками на справи. Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, офо- рмлених за чіткими правилами.

Практичне діловодство користується такими ознаками групуван- ня документів у справи:

·        за назвою видів документів, наприклад: “Акти”, “Накази”, “Контракти” і т. ін.;

·        за змістом документів;

·        за об’єктами;

·        за грифом обмеженості доступу до документів, що містять ко- мерційну (або державну) таємницю.

Можуть бути й інші ознаки класифікації. Це залежить від конкре- тних умов діяльності конкретної органiзацiї чи фірми.

Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію докуме- нтів у діловодстві, є складання номенклатури справ.

Номенклатура справ – це систематизований список справ, що за- ведені в діловодстві підприємства. Вона призначена для обліку і гру- пування виконаних документів у справи, включає всі справи підпри- ємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки. Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов’язкова.

Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а за їхньої відсутності – на- прями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.

Наприклад:  1 – директор;

2 – юрисконсульт;

04 – головний бухгалтер.

На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяль- ності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інформаційно-довідкові документи. У кінці розділів – журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ повинні бути короткими і відповідати змісту до- кументів, що перебувають у даній справі.

Номенклатуру справ підписує секретар-референт і затверджує керівник підприємства. Номенклатура складається, як мінімум, у трьох примірниках: перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи із справами, третій передається до архіву підприємства.

Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки но- вих справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропу- ски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі і функціях підприємства.

При формуванні справ рекомендується дотримування таких вимог:

·        документи різних термiнiв зберігання формуються в різні справи;

·        статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;

·        контракти підприємства розподіляться на дві групи, що збері- гаються в різних справах. Перша група – комерційні контрак- ти; друга – трудові контракти з працівниками;

·        накази з виробничої діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;

·        особові справи, особові картки формуються за алфавітом прі- звищ співробітників підприємства;

·        документи обмеженого доступу з грифом “КТ” або “Конфіде- нційно” формуються окремо від решти документів.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва. У них обсяг підшитого матеріалу можна збі- льшити в кілька разів.

Зразок оформлення номенклатури справ підприємства

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

25_     грудня     2006 р. № __77_ Київ

На 2007 рік

Підсумковий запис за категорією та кількістю заведених справ

Офіс-менеджер                        С. Мельник

(підпис)

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК товариства 25.12.2006 № 3