Складання організаційної документації

 Складання організаційної документації

За функціональною ознакою всю організаційно-розпорядчу до- кументацію (ОРД ) поділяють на такі групи:

·        організаційну (статут, установчий договір, структура і штат- ний розклад, положення, посадова інструкція, правила). Ці до- кументи визначають правове положення та основні завдання установ, підприємств та їх структурних підрозділів і окремих працівників;

·        розпорядчу (наказ, рішення, вказівка, розпорядження). Ці до- кументи слугують як засіб передачі рішень іншим організаці- ям та конкретним особам;

·        довідково-інформаційну (акт, протокол, огляд, лист, доповідна і пояснювальна записки, довідка, звіт, характеристика тощо).

Статут – це документ, яким оформлюється утворення підпри- ємства.

У статуті визначається структура, функції і правове становище утвореної організації чи підприємства.

Текст статуту складається з таких розділів:

1.   Загальні положення: на підставі чого створено підприємство,  на підставі чого діє підприємство, чим керується підприємство у своїй діяльності.

2.   Мета і завдання підприємства.

3.   Основні функції.

4.   Управління підприємством.

5.   Права.

6.   Порядок утворення і організація роботи.

7.   Відповідальність.

8.   Зовнішньоекономічна діяльність.

9.   Реорганізація і припинення діяльності підприємства.

Типовий формуляр статуту містить у собі: герб, найменування ві- домства, підприємства, гриф затвердження, назву виду документа, да- ту і місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, відмітку про погодження (додаток А).

Положення – це документ – правовий акт, що визначає (регламе- нтує) основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підпри-

ємств (філій), що їм підпорядковуються, або окремих підприємств та організацій, а також комісій та окремих службових осіб (положення про експертну комісію); підписується керівником організації і затвер- джується вищим органом.

Зміст, формуляр положення, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі як і в статуті.

Реквізити:

·        герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу;

·        гриф затвердження;

·        назва виду документа, положення;

·        місце видання;

·        дата;

·        індекс;

·        заголовок до тексту;

·        текст;

·        підпис;

·        відмітка про погодження.

Інструкція – правовий акт, який створюється органами держав- ного управління або керівництвом організації для встановлення пра- вил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фі- нансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб:

·        посадова;

·        з техніки безпеки;

·        з експлуатації різного обладнання та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками ор- ганізацій (чи їх наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути відмітка про те, що вона є додатком до розпоря- дчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим докумен- том у ньому встановлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці.

Реквізити інструкції:

·        назва виду документа (інструкція);

·        гриф затвердження;

·        заголовок (сюди іноді входить назва документа);

·        найменування відомства;

·        найменування підприємства;

·        найменування структурного підрозділу;

·        дата і місце видання;

·        індекс;

·        текст;

·        підпис;

·        види погодження.

Текст викладається у вказівному наказовому стилі із формулю- ваннями типу “повинен”, “слід”, “необхідно”, “не дозволено”. Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він приз- начений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше – у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції – це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в струк- турному підрозділі, який забезпечує умови для його ефективної праці.

Текст посадової інструкції містить розділи: загальна частина, фу- нкції, обов’язки, права, взаємовідносини, відповідальність працівника, оцінка працівника.

Інструкцію затверджує керівник установи або структурного під- розділу.

Інструктивний характер мають також правові акти – “правила”, “рекомендації”, “методичні вказівки” та інші документи, які мають однакову правову природу (додаток Б).

Правила – службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний поря- док будь-яких дій, поведінки (додаток В).

Групи:

1.  Правила внутрішнього трудового розпорядку.

2.  Правила підготовки документації для здавання до архіву.

3.  Правила експлуатації і т. ін.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій іноді є їх складовою частиною. Реквізити правил:

·        гриф затвердження;

·        назва виду документа (правила);

·        заголовок (стислий виклад призначення правил);

·        дата і номер;

·        текст;

·        підпис особи, що відповідає за складання правил.